Цикл Деминга или PDCA: как с его помощью улучшить работу над продуктом

Любой успешный бизнес — это постоянная работа над ошибками. Компании, которые тестируют, анализируют и улучшают процессы, быстрее достигают целей. Цикл Деминга — это универсальный инструмент, который поможет превратить хаотичные эксперименты в системный подход к развитию.

В статье рассказали, что такое цикл Деминга, из каких этапов он состоит, а главное — как использовать концепцию для улучшения бизнес-процессов.

Что означает цикл PDCA

Цикл Деминга (PDCA) — это методика улучшения и оптимизации бизнес-процессов. Еще ее называют «Круг Деминга» или «Цикл непрерывных улучшений».

Впервые методику представил Уолтер Шухарт. Он считал, что для улучшения любого процесса нужно использовать три шага: запланировать, реализовать и проверить результат. Однако популярным метод сделал экономист Эдвардс Деминг. Он добавил в него еще один шаг — исправление ошибок.

Метод обозначается аббревиатурами PDCA или PDSA. Расшифровываются они так:

Кому будет полезен цикл Деминга

PDCA цикл — универсальный метод, его часто используют руководители, менеджеры проектов, маркетологи, программисты и бизнес-аналитики.

Методология подходит любому бизнесу: от маленького стартапа до крупной корпорации. Но больше всего она полезна компаниям, которые:

• Запускают новый продукт или хотят улучшить существующий. Метод помогает тестировать гипотезы, корректировать стратегию и довести продукт до совершенства.
• Внедряют в работу новые инструменты или технологии. Цикл минимизирует риски и снижает количество ошибок. С ним бизнес быстрее адаптируется к изменениям.
• Оптимизируют внутренние процессы. Например, хотят повысить эффективность работы, снизить издержки, улучшить взаимодействие отделов или сотрудников.
• Работают в сфере IT и разработки ПО. Цикл помогает командам быстро реагировать на изменения и выпустить продукт высокого качества.

Этапы цикла PDCA

Модель PDCA состоит из 4 этапов: планирование, выполнение, проверка и действие. Рассмотрим что нужно делать на каждом этапе, чтобы улучшить продукт.

Планируй

Составление плана — один из самых важных этапов. Если не уделить ему достаточно времени, то вся последующая работа может быть проведена зря.

На первом этапе:

• Проведите анализ. Проанализируйте текущую ситуацию и что хотелось бы улучшить.
• Выявите проблемы. Определите, что мешает достичь желаемых показателей. Если в компании используют дерево метрик продукта — изучите его. Оно наглядно покажет у каких метрик есть потенциал роста.
• Сформируйте гипотезу. Ответьте на вопрос: «Что нужно сделать, чтобы улучшить результаты или решить проблему?».
• Поставьте цель. Для этого используйте принципы метода SMART. Его смысл в том, что каждая цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, значимой для компании и ограниченной во времени.
• Пропишите план действий. Чем детальнее он будет, тем выше шансы достичь успеха. Выпишите все шаги, которые нужно сделать. Закрепите за каждой задачей ответственного, проставьте сроки и результаты, которых нужно достичь.

План разрабатывается для проверки конкретной гипотезы. Он должен быть рассчитан на небольшой промежуток времени, например — месяц.

Выполняй (делай)

Второй этап методологии — это реализация ранее намеченного плана. Во время работы нужно фиксировать все успехи и неудачи. Предупредите сотрудников, что в конце выполнения плана будет обсуждение результатов.

Желательно реализовать весь план до конца, а после переходить к следующему этапу методики. Но если найдены ошибки, способные нанести сильный ущерб, то стоит завершить этап незамедлительно. Например, если компания тестирует новые форматы рекламы и понимает, что стоимость привлечения клиентов очень высокая.

Проверяй или изучай

На третьем этапе проанализируйте работу. Оцените метрики и насколько удалось приблизиться к запланированному результату. Обязательно обсудите с сотрудниками все сложности, с которыми пришлось столкнуться.

Действуй

На последнем этапе выберите одно из действий:

• Внедрить. Если удалось достичь намеченных на этапе планирования показателей, то гипотезу считают удачной. Ее нужно закрепить в стандартах и инструкциях компании.
• Доработать. Когда результаты далеки от желаемых, но потенциал у нововведений есть — создайте новый план с учетом ранее обнаруженных слабых мест.
• Отказаться. Если гипотеза полностью провалилась и вы не знаете, как ее улучшить — откажитесь от доработки. Так вы сэкономите время, деньги и сможете уделить время поиску других сильных сторон продукта или бизнеса.

Как действовать решает руководитель или отдельный специалист, в зависимости от того, кто инициировал изменения.

Преимущества и недостатки методологии

Преимущества:

• Универсальная. Модель подходит всем сферам бизнеса. Ее можно использовать даже в повседневной жизни. Например, чтобы протестировать разные варианты изучения английского языка и выбрать самый подходящий.
• Простая. Чтобы использовать методику, не нужно изменять бизнес-процессы или обучать команду.
• Гибкая. Цикл можно применять для глобальных изменений или улучшения отдельных бизнес-процессов.
• Повышает мотивацию сотрудников. Каждый, кто принимает участие в реализации плана, видит результаты своей работы. Это повышает уровень ответственности и мотивацию.

Недостатки:

• Не подходит одноразовым проектам. Например, если компания решила провести масштабный праздник в честь 10-летнего юбилея, то нет смысла применять метод PDCA. Мероприятие будет уникальным и никогда не повторится.
• Не подходит проектам, в которых невозможно исправить последствия решений. Например, после строительства дома невозможно заменить кирпичи. При этом компания может анализировать проблемные места и избегать их в будущем.

Пример применения управленческого PDCA цикла

У маркетингового агентства «Эврика» увеличился объем работы. Это повысило прибыль, но выросла нагрузка на команду. Руководитель Андрей нанял новых сотрудников, но проблема осталась. Он предположил, что соблюдать сроки поможет система управления проектами, которую раньше в компании не использовали.

Внедрять систему сразу опасно — это может сильнее усугубить ситуацию и запутать команду. Для тестирования гипотезы Андрей решил воспользоваться моделью цикла Деминга.

Этап №1 — Планирование.

Руководитель Андрей рассказывает команде о своей идее и они анализируют текущие проблемы:

• 40% задач сдаются позже назначенного срока;
• сотрудники путаются в зонах ответственности, из-за этого возникают конфликты;
• нет быстрой коммуникации, что затягивает выполнение сроков;
• на некоторые проекты тратится слишком много времени (например, вместо 30 часов работы, уходит 50, из-за чего компания теряет деньги).

Андрей изучает доступные инструменты (Trello, Asana и MooTeam). Он выбирает Moo.Team, так как в этой системе есть все нужные для команды инструменты, в том числе таймер и подсчет затрат на каждый проект.

Для тестирования выбирается небольшая группа сотрудников. Они будут использовать систему месяц и должны достичь следующих показателей:

• снизить количество просроченных задач до нуля;
• прикреплять ответственного и наблюдателя к каждой задаче;
• перенести всю коммуникацию по проектам в MooTeam;
• время работы над проектами не должно превышать 10% от запланированного.

Этап №2 — Выполнение.

Руководитель обучает выбранную группу сотрудников работе с MooTeam. Команда начинает использовать систему для управления проектами: распределяет задачи, назначает сроки и ответственных. В процессе сотрудники фиксируют все трудности, пожелания сотрудников и наблюдения.

Этап №3 — Проверка.

После тестирования анализируют результаты. Для этого сравнивают показатели до и после внедрения. Также Андрей общается с командой, чтобы узнать их мнение о системе.

Команде удалось выполнить все поставленные цели, кроме последней — на некоторые проекты уходит больше времени, чем планировалось изначально.

Из разговора с сотрудниками руководитель понял, что система помогает отслеживать сроки выполнения работ, не забывать про задачи, а члены команды стали меньше ссориться из-за точного распределения ответственности.

Этап №4 — Действие.

Система MooTeam доказала свою эффективность, а потому руководитель решил полноценно внедрить ее в работу компании. Для этого настроил систему, создал корпоративную базу знаний и обучил всех сотрудников.

Что касается одной недостигнутой цели, то Андрей создаст план как снизить этот показатель и снова протестирует его с помощью цикла Деминга.

Что нужно запомнить про цикл Деминга

→ Цикл Деминга — это метод улучшения процессов, который состоит из 4 этапов: планирование, выполнение, проверка и действие.

→ Метод подходит для руководителей, менеджеров, маркетологов, программистов и бизнес-аналитиков, а также для разных типов компаний — от стартапов до крупных корпораций.

→ PDCA не подходит для одноразовых проектов, таких как мероприятия, и ситуаций, где последствия ошибок невозможно исправить.

→ Цикл помогает бизнесу системно улучшать процессы, тестировать гипотезы и быстро адаптироваться к изменениям.