Работа в условиях многозадачности — 3 основных принципа

Анна Жлудова

42

4 минут

10.04.25

Десятки открытых вкладок на компьютере, рабочий и мобильный телефоны на столе, стопка бумаг, которые давно пора разнести по отделам — все это следствие многозадачности. Психологи говорят, что она снижает эффективность работы, но отказаться от нее полностью нельзя. Рассказываем, как научиться выполнять работу в многозадачном режиме, но при этом ничего не забывать и не стрессовать.

Что такое многозадачность

Это умение быстро менять фокус и заниматься несколькими делами сразу. У кого-то многозадачность развита больше, у кого-то — меньше. Но этот навык надо развивать — он нужен в повседневной жизни и в профессиональной среде.

Читайте также: Кто такой Project Manager и зачем он команде

Способность работать в авральном режиме нужна не только продакт-менеджеру. Вот, как многозадачность может проявляться в других профессиях.

В чем плюсы навыка многозадачности

Способность выполнять несколько дел одновременно это must have для руководителей, организаторов, личных помощников. Они вынуждены удерживать в голове одновременно миллион деталей и дел. Навык помогает им в следующем.

Экономить время. Люди делают больше дел за меньшее время. Например, на совещании с командой разработчиков Петя параллельно проверял аналитику текущей версии приложения на своем ноутбуке. Он сразу же задал точные вопросы команде и сэкономил время на дополнительном анализе после встречи.

Быстро адаптироваться. Навык помогает быстро перестраиваться и находить решения. Например, однажды во время демонстрации приложения клиентам у Пети пропал интернете. Он продолжил объяснять ключевые моменты продукта и одновременно отправил коллеге сообщение с просьбой проверить серверы. Когда коллега ответил, что на восстановление уйдет много времени, Петя перешел на живую демонстрацию и показывал принцип работы приложения на своем телефоне.

Оценивать приоритеты. Мультизадачность учит быстро определять, какие задачи важнее, а какие можно отложить или делегировать. К примеру, в пятницу у Пети три задачи: добавить новые фичи, устранить баг в приложении, подготовить еженедельный отчет для руководства. Петя быстро оценивает: баг — самое важное, так как он напрямую влияет на пользователей. Он исправляет ошибку в приложении с командой, коротко отвечает клиенту, что рассмотрит запрос позже, и сосредотачивается на отчете, так как до дедлайна осталось всего два часа.

Сохранять стрессоустойчивость. Во время авралов многозадачность помогает сохранять спокойствие и решать проблемы одновременно и эффективно. К примеру, в один день на Петю свалилось несколько срочных дел: система в его приложении не давала пользователям авторизоваться ,а клиенты были недовольны срывом сроков. Петя не паниковал, а параллельно общался с технической поддержкой в чате и успокаивал клиентов через мессенджеры.

Побочные эффекты

Повышенная усталость. Работа в постоянном режиме многозадачности забирает у организма много ресурсов. Это легко объяснить: когда мозг постоянно меняет фокус, он тратит больше энергии. Если Петя выполнял за день 10 задач одновременно, он чувствовал себя более уставшим, чем при последовательном выполнении 2-3 дел.

Сложности с концентрацией. Работники хуже справляются даже с простыми задачами, если им нужно делать их параллельно — у них снижается продуктивность, внимание становится рассеянным и увеличивается количество ошибок. К примеру, во время подготовки еженедельного отчета для руководства Петя параллельно отвечал на сообщения коллег и проверял уведомления из мессенджера. Он упустил важную деталь в данных и отправил отчет с ошибкой. Пришлось тратить время на исправление.

Стресс. Мультизадачность создает ощущение «гонки» — кажется, что нужно успеть все и сразу. Из-за этого мы часто нервничаем, а работа начинает нравится все меньше. Вот еще один пример из жизни Пети: в среду он запланировал сразу несколько срочных дел. Продакт-менеджер проводил встречу с клиентами, решал конфликты с подчиненными, согласовывал финансирование с руководством. Уже к концу дня Петя понял, что не может сконцентрироваться на задачах без успокоительного.

Еще психологи отмечают, что режим многозадачности создает иллюзию производительности — когда человек делает несколько дел сразу, ему только кажется, что он много успевает. На самом деле наш мозг не способен сосредоточиться на двух или более задачах одновременно. Вместо этого он быстро перескакивает с одного занятия на другое. На это уходит много сил — больше, чем если бы мы выполняли дела последовательно.

Как работать в режиме многозадачности

Мультизадачность вредна, но это must have в современном мире — она нужна на работе и дома. Дома мы совмещаем подготовку ужина и просмотр сериала, на работе — заполнение отчетов и обсуждение выходных.

Некоторые работодатели ставят многозадачность в одном уровне с основными требованиями к соискателю.

Есть много методик и лайфхаков, как справиться с несколькими делами одновременно. Но все они основаны на трех ключевых принципах: распределение, планирование и делегирование.

Сортируйте задачи. Разделите дела на простые (например, проверка почты) и сложные (анализ данных или написание отчета). Совмещайте только простые дела, ошибки в которых допустить некритично. Например, анализ отчетов лучше не совмещать даже с ответами на сообщения в мессенджерах.

Читайте также: Как матрица Эйзенхауэра помогает управлять задачами.

Планируйте. Без плана многозадачность превращается в хаос. Используйте тайм-блоки: составьте список дел и распределите их по временным блокам. В один блок включите несколько простых задач, а для сложных оставьте отдельное время.

Читайте также: Продуктовый подход в управлении проектами

Делегируйте. Не пытайтесь взять на себя все. Передавайте дела, которые могут выполнить другие, и используйте инструменты для автоматизации рутинных процессов — например, таск-трекеры, планеры и CRM-системы.

Главное о многозадачности

Многозадачность — это полезный навык, но у него есть свои плюсы и минусы. С одной стороны, навык многозадачности помогает экономить время, быстро адаптироваться, оценивать приоритеты и сохранять стрессоустойчивость. С другой — приводит к повышенной усталости, проблемам с концентрацией и стрессу.

Чтобы лучше работать в авральном режиме, соблюдайте три принципа: сортируйте задачи, планируйте, делегируйте задачи коллегам.

Есть инструменты, которые помогают справиться с большим объемом дел, распределить их между командой и снизить нагрузку. Это таск-трекеры, планеры и CRM-системы.