Как матрица Эйзенхауэра помогает управлять задачами
Дедлайны, встречи, изменения планов — все это создает информационный шум, который мешает руководителю грамотно структурировать задачи. Рассказываем, как решать такие проблемы с помощью методики Эйзенхауэра.
Что такое матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это техника расстановки приоритетов. Автором считают американского генерала и президента Дуайт Эйзенхауэр, описание системы впервые встречается в книге «7 навыков высокоэффективных людей».
Методика Эйзенхауэра — базовый элемент тайм-менеджмента. Согласно методу, все дела делят на категории по двум критериям: срочность и важность. Чтобы структурировать задачи, предпринимателю, руководителю или рядовому сотруднику достаточно ответить на два вопроса: «Это важно?» и «Это срочно?».
Например, ответ на досудебную претензию клиента — важное и срочное дело, и выполнить его нужно в первую очередь. А задача «сделать перестановку в офисе» — несрочная и неважная.
Как устроена матрица Эйзенхауэра
Важность и срочность — два вектора в матрице приоритетов.

На основе этих векторов создают 4 группы задач.
- Срочные и важные. В эту категорию попадают задачи, которые требуют немедленного решения — игнорирование их может вылиться в проблемы для бизнеса. Это срочный проект, сбой в работе серверов, встреча с важным клиентом.
- Несрочные, но значимые. Это задачи второго приоритета, они важны для достижения долгосрочных целей, но не имеют жестких дедлайнов. Например, обучение новых сотрудников, разработка стратегии развития бизнеса, укрепление отношений с ключевыми партнерами.
- Срочные, но неважные. Здесь находятся дела третьего приоритета: их нужно выполнить в короткие сроки, но ощутимого результата бизнесу они не дают. Например, срочные, но неважные совещания, еженедельные отчеты.
- Несрочные и неважные. Эти дела можно отложить без последствий, поэтому им присваивают самый низкий приоритет. К ним относят подготовку отчетов по рутинным операциям, чтение статей, не связанных с бизнесом напрямую, или самостоятельную организацию командировок, если это можно поручить секретарю.

Эта модель подходит к использованию в любой системе управления проектами. Например, в Moo.Team можно создать группы задач, добавлять в них коллег или делегировать.
Как создать и заполнить таблицу приоритетов
Создайте четыре блока для каждой категории задач: в ежедневнике, Google Таблицах или CRM-системе.

Соберите все текущие дела в общий перечень. Ответьте на вопросы по каждой из задач.
- Это важно? Да/Нет
- Это срочно? Да/Нет
Затем распределите их по соответствующим группам. Допустим, нужно восстановить работу сервера — его поломка парализовала работу в компании. Важная ли это задача? Да, безусловно. Срочная? Очень! Поэтому она попадет в блок с задачами первого приоритета.
Обратный пример — поиск руководителем референсов для нового дизайна каталога продукции. Срочная ли это задача? Нет, ведь готовый дизайн уже есть. Важная ли это задача? Для руководителя — нет, потому что это зона ответственности дизайнера. Так что это дело отправится в блок с задачами последнего — четвертого — приоритета.

Еще для порядка в делах можно использовать канбан-доски. Мы уже писали о них в статье «Почему kanban-доски стали стандартом управления проектами».
Как пользоваться матрицей: главные принципы
Заполненная матрица Эйзенхауэра — это готовый список задач первого, второго, третьего и четвертого приоритетов. Если в одном блоке дел слишком много, проанализируйте их повторно — возможно, они попадут в другую группу.

Распределяйте дела в каждой группе в порядке важности, особенно в квадратах с пометкой «срочно». Пропишите дедлайны, присвойте каждой из задач порядковый номер и выполняйте их, придерживаясь указанной последовательности. Перед тем, как добавлять задачу, завершите одну из тех, что уже есть в списке.

Еще дела могут резко изменить квадрат: например, подготовка документов и отчетов резко станет задачей первого приоритета, если в компанию внезапно придет проверка из налоговой. И наоборот: если партнер перенес встречу на месяц, то важность всех связанных с ней подготовительных мероприятий снижается.
Делегируйте: чаще всего дела из четвертого квадрата можно отдать подчиненным, на фриланс или аутсорс.
О других инструментах для координации бизнес-задач читайте в нашей статье «ТОП-10 инструментов для командной работы, которые ускорят выполнение проектов».
Примеры распределения задач
У руководителей и подчиненных список задач будет отличаться. Например, так будет выглядеть список дел штатного дизайнера в типографии:
- исправить ошибки в макете перед срочной печатью;
- разработать новые альтернативные шаблоны и стили для типографии;
- подготовить презентации для внутренних совещаний;
- обучить нового сотрудника нюансам работы в типографии.
Исправление ошибок в макете перед печатью критично для проекта, поэтому дело получает первый приоритет. Подготовка презентаций имеет большое значение, но не влияет на деятельность компании, отнесем задачу к делам второго приоритета. Обучение новых сотрудников — вклад в будущее компании. Это важно, но дело не срочное. А разработка новых шаблонов вовсе может подождать
Срочные и важные
Исправить ошибки в макете перед срочной печатью. |
Срочные, но неважные
Подготовить презентации для внутренних совещаний |
Несрочные, но важные
Обучить новых сотрудников нюансам работы в типографии;
|
Несрочные и неважные
Разработать новые шаблоны и стили для типографии
|
А так будет выглядеть список дел в той же типографии коммерческого директора:
- изучить важные новости отрасли;
- провести переговоры с новыми крупными клиентами;
- сходить на общее совещание;
- разработать новые продукты и услуги.
Переговоры с крупными клиентами важны для роста бизнеса. Этот вопрос коммерческий директор должен решить в первую очередь. Совещания — тоже важная часть работы, но не всегда приносят результат. Разработка новых продуктов — основа стратегического планирования. Это важно, но может подождать — присвоим задаче третий приоритет. Наконец, изучение отраслевых новостей — полезное дело, но не требует срочности и кардинально не повлияет на работу компании.
Срочные и важные
Провести переговоры с новыми крупными клиентами |
Срочные, но неважные
Поход на общее совещание |
Несрочные, но важные
Разработать новые продукты и услуги
|
Несрочные и неважные
Изучить важные новости отрасли
|
Достоинства и недостатки метода
Матрица Эйзенхауэра — универсальный инструмент, который используется в менеджменте и подойдет руководителям и подчиненным. Но, кроме достоинств, у него есть и ограничения — учитывайте их в работе.
Плюсы |
Минусы |
Простота — система интуитивно понятна
Наглядность задач — визуализация их в виде упорядоченного списка помогает наглядно оценить их важность и срочность.
Сосредоточенность на главном — матрица помогает видеть главные дела и не отвлекаться на второстепенные.
Структурное планирование — вы создаете план действий и достигать долгосрочных целей становится легче.
|
Субъективность — определение важности и срочности задачи может быть субъективным
Часть важных задач может не выполняться — например, если дела из квадрата «важно, но не срочно» постоянно откладываются, они могут потерять актуальность.
Матрица не учитывает непредвиденные обстоятельства — например, резкое изменение приоритетов компании.
Ограниченность — система не решает все проблемы планирования и подходит не для всех типов задач.
|
Есть несколько лайфхаков, которые помогут нивелировать недостатки системы:
- Регулярно обновляйте список дел. Он меняется, и приоритеты могут измениться.
- Доверяйте задачи другим людям. Дела четвертого приоритета можно доверить другим людям и результат не станет хуже.
- Не бойтесь отказываться от задач. Если задача не приносит пользу вам или компании, нет смысла держать ее в общем списке.
Памятка — самое важное о матрице Эйзенхауэра
→ В основе метода Эйзенхауэра — таблица с четырьмя категориями дел: важными и требующими немедленного решения, важными, но не требующими немедленного решения; неважными и срочными, неважными. Закон нашел себя не только в управлении временем — сегодня он используется для распределения обязанностей в бизнесе и поиска тех дел, которые следует делегировать подчиненным.
→ Чтобы организовать категории, используйте удобные инструменты: ежедневники, таблицы, таск-трекеры, CRM-системы, системы управления проектами. Элементы таблицы можно адаптировать под другие форматы: например, под канбан-доски.
→ Есть несколько принципов, без которых использовать матрицу бессмысленно: распределяйте дела в каждой группе в порядке важности, вовремя меняйте приоритеты задач, распределяйте их по группам равномерно и старайтесь завершать одно из дел, которые уже есть в списке.