Простая и понятная система управления проектами

Moo.Team – это таск-трекер, хранилище доступов, база знаний, учет рабочего времени, инструменты управления командой и взаимодействия с клиентами в одном месте!

Как матрица Эйзенхауэра помогает управлять задачами

Дедлайны, встречи, изменения планов — все это создает информационный шум, который мешает руководителю грамотно структурировать задачи. Рассказываем, как решать такие проблемы с помощью методики Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это техника расстановки приоритетов. Автором считают американского генерала и президента Дуайт Эйзенхауэр, описание системы впервые встречается в книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Методика Эйзенхауэра — базовый элемент тайм-менеджмента. Согласно методу, все дела делят на категории по двум критериям: срочность и важность. Чтобы структурировать задачи, предпринимателю, руководителю или рядовому сотруднику достаточно ответить на два вопроса: «Это важно?» и «Это срочно?».

Например, ответ на досудебную претензию клиента — важное и срочное дело, и выполнить его нужно в первую очередь. А задача «сделать перестановку в офисе» — несрочная и неважная.

Как устроена матрица Эйзенхауэра

Важность и срочность — два вектора в матрице приоритетов.

анализ бюджета проекта

На основе этих векторов создают 4 группы задач.

  • Срочные и важные. В эту категорию попадают задачи, которые требуют немедленного решения — игнорирование их может вылиться в проблемы для бизнеса. Это срочный проект, сбой в работе серверов, встреча с важным клиентом.
  • Несрочные, но значимые. Это задачи второго приоритета, они важны для достижения долгосрочных целей, но не имеют жестких дедлайнов. Например, обучение новых сотрудников, разработка стратегии развития бизнеса, укрепление отношений с ключевыми партнерами.
  • Срочные, но неважные. Здесь находятся дела третьего приоритета: их нужно выполнить в короткие сроки, но ощутимого результата бизнесу они не дают. Например, срочные, но неважные совещания, еженедельные отчеты.
  • Несрочные и неважные. Эти дела можно отложить без последствий, поэтому им присваивают самый низкий приоритет. К ним относят подготовку отчетов по рутинным операциям, чтение статей, не связанных с бизнесом напрямую, или самостоятельную организацию командировок, если это можно поручить секретарю.

анализ бюджета проекта

Эта модель подходит к использованию в любой системе управления проектами. Например, в Moo.Team можно создать группы задач, добавлять в них коллег или делегировать.

Как создать и заполнить таблицу приоритетов

Создайте четыре блока для каждой категории задач: в ежедневнике, Google Таблицах или CRM-системе.

анализ бюджета проекта

Соберите все текущие дела в общий перечень. Ответьте на вопросы по каждой из задач.

  • Это важно? Да/Нет
  • Это срочно? Да/Нет

Затем распределите их по соответствующим группам. Допустим, нужно восстановить работу сервера — его поломка парализовала работу в компании. Важная ли это задача? Да, безусловно. Срочная? Очень! Поэтому она попадет в блок с задачами первого приоритета.

Обратный пример — поиск руководителем референсов для нового дизайна каталога продукции. Срочная ли это задача? Нет, ведь готовый дизайн уже есть. Важная ли это задача? Для руководителя — нет, потому что это зона ответственности дизайнера. Так что это дело отправится в блок с задачами последнего — четвертого — приоритета.

анализ бюджета проекта

Еще для порядка в делах можно использовать канбан-доски. Мы уже писали о них в статье «Почему kanban-доски стали стандартом управления проектами».

Как пользоваться матрицей: главные принципы

Заполненная матрица Эйзенхауэра — это готовый список задач первого, второго, третьего и четвертого приоритетов. Если в одном блоке дел слишком много, проанализируйте их повторно — возможно, они попадут в другую группу.

анализ бюджета проекта

Распределяйте дела в каждой группе в порядке важности, особенно в квадратах с пометкой «срочно»‬. Пропишите дедлайны, присвойте каждой из задач порядковый номер и выполняйте их, придерживаясь указанной последовательности. Перед тем, как добавлять задачу, завершите одну из тех, что уже есть в списке.

анализ бюджета проекта

Еще дела могут резко изменить квадрат: например, подготовка документов и отчетов резко станет задачей первого приоритета, если в компанию внезапно придет проверка из налоговой. И наоборот: если партнер перенес встречу на месяц, то важность всех связанных с ней подготовительных мероприятий снижается.

Делегируйте: чаще всего дела из четвертого квадрата можно отдать подчиненным, на фриланс или аутсорс.

О других инструментах для координации бизнес-задач читайте в нашей статье «ТОП-10 инструментов для командной работы, которые ускорят выполнение проектов».

Примеры распределения задач

У руководителей и подчиненных список задач будет отличаться. Например, так будет выглядеть список дел штатного дизайнера в типографии:

  • исправить ошибки в макете перед срочной печатью;
  • разработать новые альтернативные шаблоны и стили для типографии;
  • подготовить презентации для внутренних совещаний;
  • обучить нового сотрудника нюансам работы в типографии.

Исправление ошибок в макете перед печатью критично для проекта, поэтому дело получает первый приоритет. Подготовка презентаций имеет большое значение, но не влияет на деятельность компании, отнесем задачу к делам второго приоритета. Обучение новых сотрудников — вклад в будущее компании. Это важно, но дело не срочное. А разработка новых шаблонов вовсе может подождать

Срочные и важные

Исправить ошибки в макете перед срочной печатью.

Срочные, но неважные

Подготовить презентации для внутренних совещаний

Несрочные, но важные

Обучить новых сотрудников нюансам работы в типографии;

Несрочные и неважные

Разработать новые шаблоны и стили для типографии

А так будет выглядеть список дел в той же типографии коммерческого директора:

  • изучить важные новости отрасли;
  • провести переговоры с новыми крупными клиентами;
  • сходить на общее совещание;
  • разработать новые продукты и услуги.

Переговоры с крупными клиентами важны для роста бизнеса. Этот вопрос коммерческий директор должен решить в первую очередь. Совещания — тоже важная часть работы, но не всегда приносят результат. Разработка новых продуктов — основа стратегического планирования. Это важно, но может подождать — присвоим задаче третий приоритет. Наконец, изучение отраслевых новостей — полезное дело, но не требует срочности и кардинально не повлияет на работу компании.

Срочные и важные

Провести переговоры с новыми крупными клиентами

Срочные, но неважные

Поход на общее совещание

Несрочные, но важные

Разработать новые продукты и услуги

Несрочные и неважные

Изучить важные новости отрасли

Достоинства и недостатки метода

Матрица Эйзенхауэра — универсальный инструмент, который используется в менеджменте и подойдет руководителям и подчиненным. Но, кроме достоинств, у него есть и ограничения — учитывайте их в работе.

Плюсы Минусы
Простота — система интуитивно понятна

Наглядность задач — визуализация их в виде упорядоченного списка помогает наглядно оценить их важность и срочность.

Сосредоточенность на главном — матрица помогает видеть главные дела и не отвлекаться на второстепенные.

Структурное планирование — вы создаете план действий и достигать долгосрочных целей становится легче.

Субъективность — определение важности и срочности задачи может быть субъективным

Часть важных задач может не выполняться — например, если дела из квадрата «важно, но не срочно» постоянно откладываются, они могут потерять актуальность.

Матрица не учитывает непредвиденные обстоятельства — например, резкое изменение приоритетов компании.

Ограниченность — система не решает все проблемы планирования и подходит не для всех типов задач.

Есть несколько лайфхаков, которые помогут нивелировать недостатки системы:

  • Регулярно обновляйте список дел. Он меняется, и приоритеты могут измениться.
  • Доверяйте задачи другим людям. Дела четвертого приоритета можно доверить другим людям и результат не станет хуже.
  • Не бойтесь отказываться от задач. Если задача не приносит пользу вам или компании, нет смысла держать ее в общем списке.

Памятка — самое важное о матрице Эйзенхауэра

→ В основе метода Эйзенхауэра — таблица с четырьмя категориями дел: важными и требующими немедленного решения, важными, но не требующими немедленного решения; неважными и срочными, неважными. Закон нашел себя не только в управлении временем — сегодня он используется для распределения обязанностей в бизнесе и поиска тех дел, которые следует делегировать подчиненным.

→ Чтобы организовать категории, используйте удобные инструменты: ежедневники, таблицы, таск-трекеры, CRM-системы, системы управления проектами. Элементы таблицы можно адаптировать под другие форматы: например, под канбан-доски.

→ Есть несколько принципов, без которых использовать матрицу бессмысленно: распределяйте дела в каждой группе в порядке важности, вовремя меняйте приоритеты задач, распределяйте их по группам равномерно и старайтесь завершать одно из дел, которые уже есть в списке.

Похожие

Зачем нужна CJM и как её правильно построить

Customer journey map (CJM) помогает понять, почему повторные продажи не растут, маркетинговые кампании не приносят результатов, а клиенты уходят без покупок. В статье расскажем, как, зачем и с помощью каких инструментов составить CJM. Что такое Customer Journey Map CJM — инструмент исследования аудитории. Для этого маркетологи проводят опросы и кастдевы, а затем описывают каждый этап […]

Читать
6 февраля 2025 г.
Рентабельность проекта — как и зачем ее считать

Каждый предприниматель стремится к высокой выручке, но не все понимают, что рентабельность — более важный индикатор успеха бизнеса. Чем выше этот показатель, тем эффективнее используются финансовые и материальные ресурсы компании. Рассказываем, что такое рентабельность, почему ее важно знать и как считать. Что такое рентабельность проекта Рентабельность — это отношение прибыли ко всем ресурсам, которые были […]

Читать
1 февраля 2025 г.
дерево метрик продукта
Дерево метрик продукта — как и зачем его строить

В бизнесе важно не только собирать данные, но и уметь правильно их использовать. Дерево метрик продукта помогает понять, как разные показатели взаимосвязаны, и как они влияют на успех компании. Что такое дерево метрик, как его составить и применять для развития бизнеса — расскажем в статье. Что такое дерево метрик Дерево метрик продукта — это схема […]

Читать
30 января 2025 г.