Moo.Team – это таск-трекер, хранилище доступов, база знаний, учет рабочего времени, инструменты управления командой и взаимодействия с клиентами в одном месте!
23 
5 минут 
20.01.25 Дедлайны, встречи, изменения планов — все это создает информационный шум, который мешает руководителю грамотно структурировать задачи. Рассказываем, как решать такие проблемы с помощью методики Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра — это техника расстановки приоритетов. Автором считают американского генерала и президента Дуайт Эйзенхауэр, описание системы впервые встречается в книге «7 навыков высокоэффективных людей».
Методика Эйзенхауэра — базовый элемент тайм-менеджмента. Согласно методу, все дела делят на категории по двум критериям: срочность и важность. Чтобы структурировать задачи, предпринимателю, руководителю или рядовому сотруднику достаточно ответить на два вопроса: «Это важно?» и «Это срочно?».
Например, ответ на досудебную претензию клиента — важное и срочное дело, и выполнить его нужно в первую очередь. А задача «сделать перестановку в офисе» — несрочная и неважная.
Важность и срочность — два вектора в матрице приоритетов.
На основе этих векторов создают 4 группы задач.
Эта модель подходит к использованию в любой системе управления проектами. Например, в Moo.Team можно создать группы задач, добавлять в них коллег или делегировать.
Создайте четыре блока для каждой категории задач: в ежедневнике, Google Таблицах или CRM-системе.
Соберите все текущие дела в общий перечень. Ответьте на вопросы по каждой из задач.
Затем распределите их по соответствующим группам. Допустим, нужно восстановить работу сервера — его поломка парализовала работу в компании. Важная ли это задача? Да, безусловно. Срочная? Очень! Поэтому она попадет в блок с задачами первого приоритета.
Обратный пример — поиск руководителем референсов для нового дизайна каталога продукции. Срочная ли это задача? Нет, ведь готовый дизайн уже есть. Важная ли это задача? Для руководителя — нет, потому что это зона ответственности дизайнера. Так что это дело отправится в блок с задачами последнего — четвертого — приоритета.
Еще для порядка в делах можно использовать канбан-доски. Мы уже писали о них в статье «Почему kanban-доски стали стандартом управления проектами».
Заполненная матрица Эйзенхауэра — это готовый список задач первого, второго, третьего и четвертого приоритетов. Если в одном блоке дел слишком много, проанализируйте их повторно — возможно, они попадут в другую группу.
Распределяйте дела в каждой группе в порядке важности, особенно в квадратах с пометкой «срочно». Пропишите дедлайны, присвойте каждой из задач порядковый номер и выполняйте их, придерживаясь указанной последовательности. Перед тем, как добавлять задачу, завершите одну из тех, что уже есть в списке.
Еще дела могут резко изменить квадрат: например, подготовка документов и отчетов резко станет задачей первого приоритета, если в компанию внезапно придет проверка из налоговой. И наоборот: если партнер перенес встречу на месяц, то важность всех связанных с ней подготовительных мероприятий снижается.
Делегируйте: чаще всего дела из четвертого квадрата можно отдать подчиненным, на фриланс или аутсорс.
О других инструментах для координации бизнес-задач читайте в нашей статье «ТОП-10 инструментов для командной работы, которые ускорят выполнение проектов».
У руководителей и подчиненных список задач будет отличаться. Например, так будет выглядеть список дел штатного дизайнера в типографии:
Исправление ошибок в макете перед печатью критично для проекта, поэтому дело получает первый приоритет. Подготовка презентаций имеет большое значение, но не влияет на деятельность компании, отнесем задачу к делам второго приоритета. Обучение новых сотрудников — вклад в будущее компании. Это важно, но дело не срочное. А разработка новых шаблонов вовсе может подождать
| Срочные и важные
Исправить ошибки в макете перед срочной печатью. |
Срочные, но неважные
Подготовить презентации для внутренних совещаний |
|---|---|
| Несрочные, но важные
Обучить новых сотрудников нюансам работы в типографии; |
Несрочные и неважные
Разработать новые шаблоны и стили для типографии |
А так будет выглядеть список дел в той же типографии коммерческого директора:
Переговоры с крупными клиентами важны для роста бизнеса. Этот вопрос коммерческий директор должен решить в первую очередь. Совещания — тоже важная часть работы, но не всегда приносят результат. Разработка новых продуктов — основа стратегического планирования. Это важно, но может подождать — присвоим задаче третий приоритет. Наконец, изучение отраслевых новостей — полезное дело, но не требует срочности и кардинально не повлияет на работу компании.
| Срочные и важные
Провести переговоры с новыми крупными клиентами |
Срочные, но неважные
Поход на общее совещание |
|---|---|
| Несрочные, но важные
Разработать новые продукты и услуги |
Несрочные и неважные
Изучить важные новости отрасли |
Матрица Эйзенхауэра — универсальный инструмент, который используется в менеджменте и подойдет руководителям и подчиненным. Но, кроме достоинств, у него есть и ограничения — учитывайте их в работе.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Простота — система интуитивно понятна
Наглядность задач — визуализация их в виде упорядоченного списка помогает наглядно оценить их важность и срочность. Сосредоточенность на главном — матрица помогает видеть главные дела и не отвлекаться на второстепенные. Структурное планирование — вы создаете план действий и достигать долгосрочных целей становится легче. |
Субъективность — определение важности и срочности задачи может быть субъективным
Часть важных задач может не выполняться — например, если дела из квадрата «важно, но не срочно» постоянно откладываются, они могут потерять актуальность. Матрица не учитывает непредвиденные обстоятельства — например, резкое изменение приоритетов компании. Ограниченность — система не решает все проблемы планирования и подходит не для всех типов задач. |
Есть несколько лайфхаков, которые помогут нивелировать недостатки системы:
→ В основе метода Эйзенхауэра — таблица с четырьмя категориями дел: важными и требующими немедленного решения, важными, но не требующими немедленного решения; неважными и срочными, неважными. Закон нашел себя не только в управлении временем — сегодня он используется для распределения обязанностей в бизнесе и поиска тех дел, которые следует делегировать подчиненным.
→ Чтобы организовать категории, используйте удобные инструменты: ежедневники, таблицы, таск-трекеры, CRM-системы, системы управления проектами. Элементы таблицы можно адаптировать под другие форматы: например, под канбан-доски.
→ Есть несколько принципов, без которых использовать матрицу бессмысленно: распределяйте дела в каждой группе в порядке важности, вовремя меняйте приоритеты задач, распределяйте их по группам равномерно и старайтесь завершать одно из дел, которые уже есть в списке.
В бизнесе есть такой парадокс: одни теряют деньги, несмотря на огромные обороты, а другие зарабатывают даже со скромными доходами. Разобраться, почему так происходит, поможет PnL-отчет. В статье рассказали, как сформировать и проанализировать PnL-отчет, а главное — как найти точки для роста бизнеса, вооружившись всего одним документом. Что такое PnL-отчет простыми словами Отчет PnL — это […]
Контроль рабочего времени сотрудников — не прихоть руководителей, а законная обязанность. В статье рассказываем, как подсчитать отработанные часы работника, не потратить на это много времени и не попасть на штрафы. Что такое учет рабочего времени Рабочее время — это часы, когда сотрудник работает на вашу компанию. От их количества зависит зарплата сотрудника: если он отработает […]
5 
У каждого приложения или сервиса — свой пароль. Использовать одну комбинацию букв и цифр на все аккаунты небезопасно, а запомнить все пароли — нереально. Чтобы удобно и безопасно хранить доступы в защищенном месте, используют специальные менеджеры паролей. Расскажем, какие они бывают и как выбрать подходящий. Что такое менеджер паролей Password manager — это программа для […]
6