Кросс‑функциональная команда — что это такое и как ей управлять

Анна Жлудова

3

5 минут

04.05.25

В маркетинговом агентстве X — кризис. Клиентов стало мало, сотрудников не хватает, а те проекты, которые есть, выполняются плохо. Эту проблему руководству не решить самостоятельно, нужна консультация экспертов — HR, менеджера, маркетолога. Это кросс-функциональное взаимодействие — когда специалисты из разных сфер работают вместе, чтобы решить одну общую задачу.

Что такое кросс-функциональная команда

Это люди разных профессий, которые работают вместе над одним бизнес-проектом. Например, создают сайт, делают исследование или ищут новые рынки для бизнеса.

В кросс-функциональной команде нет строгих требований к составу — можете подключить к работе 5 или 20 человек, новичков или знаменитых экспертов. Главное, чтобы у этих людей были необходимые знания.

В чем отличия от обычной команды

В отделе маркетинга работают контент-менеджеры, дизайнеры и копирайтеры, в отделе разработки — тестировщики, бэкенд- и фронтенд-разработчики. Но это пример не кросс-функциональной команды, а функциональной — ведь люди объединяются вокруг одного направления работы компании, а не вокруг проекта.

Для каких проектов нужна кросс-функциональная команда

Кросс-собрания ежедневно проводить не нужно: люди быстро выгорят, а мозговые штурмы перестанут приносить результаты. Но есть три группы задач, где без коллективной оценки не обойтись.

Сложные проекты. Это задачи, где нужно объединить много разных взглядов. Например, создание нового продукта, изменение бизнес-процессов или выход на новые рынки.

Задачи с короткими сроками. Если время ограничено, кросс-функциональная команда поможет быстро справиться с задачей. Например, собрать документы для участия в тендере, найти новые способы продвижения продукта.

Кризисные ситуации. Когда возникает чрезвычайное положение, эксперты из разных областей помогут быстрее найти решение. Например, при технических сбоях, репутационных кризисах, форс-мажорных обстоятельствах, сбоях в цепочках поставок.

Задачи кросс-команд

Доверяйте кросс-функциональным командам решение тех проблем, которые требуют разностороннего подхода или объединения компетенций. Вот примеры.

Создание нового продукта. Например, компания предлагает услуги цифровой печати и хочет запустить новый сервис — персонализированные фотокниги, которые можно заказать онлайн и получить через 24 часа. Для реализации проекта нужны дизайнеры — они разработают удобный интерфейс для онлайн-редактора, где клиенты смогут создавать свои фотокниги, программисты, которые напишут код для платформы, и технологи производства, которые настроят оборудование для цифровой печати.

Выход на новый рынок. Допустим, компания хочет начать продавать товары компании в другой стране. Маркетологи будут изучать целевую аудиторию, специалисты по продажам разрабатывать стратегию продаж, юристы изучать вопросы законодательства, а логисты искать способы недорого доставить продукт.

Организация крупного мероприятия. Например, компания хочет провести ежегодную конференцию для клиентов. Маркетологи будут привлекать участников, event-менеджеры организуют программу, дизайнеры оформят материалы, а специалисты по связям с общественностью пропиарят мероприятие через СМИ.

Как собрать кросс-функциональную команду

Формирование кросс функциональной команды проходит в 3 этапа. Разберем процесс на примере редизайна сайта.

Шаг 1. Опишите цель.

Люди должны понимать, зачем их собрали. Вместо «переделать сайт» скажите «сократить количество “отказов” на сайте», а вместо «увеличить продажи» укажите «увеличить конверсию на 20% за счет улучшения процесса оформления заказа».

Читайте также: Бизнес-цели: как их сформулировать

Шаг 2. Подумайте, какие знания нужны для реализации проекта.

Отталкивайтесь от задачи, а не от компетенций ваших специалистов. Это могут быть как hard, так и soft-скиллы.

Составьте таблицу: сверху напишите нужные для проекта навыки, а слева — имена сотрудников, которые могут в этом помочь.

Попросите сотрудников самим оценить свои умения по шкале:

• 0 — совсем не знаю;
• 1 — знаю теорию, могу работать;
• 2 — эксперт, могу учить других.

Таблица покажет, каких специалистов не хватает. Например, из таблицы ниже видно, что стоит подключить к работе сильного фронтенд-разработчика и тестировщика — временно или на аутсорс.

Например, для работы над сайтом обычно требуются:

• Фронтенд-разработчик — создает дизайн, кнопки или другие графические элементы.
• Бэкенд-разработчик — обеспечивает работу всех функций.
• Тестировщик — проверяет, чтобы сайт работал без ошибок.
• UX-дизайнер — предлагает улучшения к макету.
• Верстальщик — создает дизайн сайта через код, понятный браузерам.
• Маркетолог — изучает, кто будет пользоваться сайтом, дает задания копирайтерам и дизайнерам.

На этом же этапе выберите руководителя. Он будет работать с коллективом на протяжении всего проекта.

Шаг 3. Распределите обязанности.
Соберите экспертов и объясните, что нужно будет сделать. Расскажите, кто за что отвечает, как будет проходить работа, когда ее нужно закончить. Также объясните, как вы будете проверять качество работы. Например, для дизайнера это может быть утвержденный макет, для программиста — реализованные функции, а для тестировщика — исправленные ошибки.

Как управлять кросс-функциональной командой

Управлять такой командой, как обычной, не получится — нужен другой подход.

Расскажите о задаче. Убедитесь, что люди понимают общую цель проекта. Цель должна быть конкретной и измеримой. Например, вместо «создать лучший продукт» скажите «разработать приложение, которое за первый месяц слушают 100 000 пользователей».

Назначьте лидера. Он будет принимать финальные решения, настраивать коммуникации между сотрудниками, координировать работу. Ещё он должен уметь находить компромиссы и мотивировать участников.

Читайте также: Фасилитация для бизнеса — как ее применять

Упростите коммуникацию и взаимодействие между сотрудниками. Откажитесь от формальностей — люди и так будут чувствовать себя скованно на первых этапах. Проводите совместные брейнштормы и создайте среду, где участники смогут делиться идеями, задавать вопросы, давать фидбек.

Будьте гибкими. Понимаете, что нужны изменения в коллективе? Меняйте состав прямо в процессе работы. Еще в кросс-функциональных командах разные взгляды могут вызывать недопонимания, поэтому стремитесь решать конфликты вовремя.

Используйте инструменты для управления проектами, чтобы участники могли видеть статус каждого шага в проекте. Это облегчит коммуникацию.

Преимущества кросс-функциональных команд

Даже если управляющие не знакомы с термином, они интуитивно выбирают людей из разных отделов для решения стратегических вопросов. Руководители понимают, что такой способ:

→ помогает найти неожиданные решения. Например, при разработке мобильного приложения для управления финансами дизайнер предложит интегрировать функцию голосового управления, чтобы упростить взаимодействие с приложением, а маркетолог попросит добавить геймификацию, чтобы повысить вовлеченность пользователей.

→ помогает быстрее достигать результатов благодаря фокусу на одной цели. Коллектив работает над одной задачей и не отвлекается на другие проекты.

→ вовлекает сотрудников, заставляет их мыслить критически. Участники чувствуют себя важной частью проекта, потому что понимают, что их знания и опыт напрямую влияют на успех. Это мотивирует их предлагать идеи.

→ усиливает чувство ответственности за общий результат. Каждый участник понимает, что его работа влияет на успех всего проекта.

Недостатки кросс-функциональных команд

Работа в таком формате не всегда приносит результат. Вот, в чём причины:

→ между участниками появляются разногласия. Например, представитель отдела маркетинга может считать, что им выделяют недостаточно денег на развитие, а производственный отдел напротив, может считать что траты на маркетинг не обоснованы.

→ сложно организовать работу. Когда нет одного лидера, непонятно, кто за что отвечает. Например, бэкенд-разработчик думает, что фронтенд-разработчик уже подготовил интерфейс для интеграции с базой данных, а тот, в свою очередь, ждёт готового API от бэкенда. Никто не берёт на себя ответственность за координацию процесса, и работа останавливается.

→ нужно время, чтобы настроить коммуникации. Если участники кросс-функциональной команды не общаются в повседневной жизни, они не сразу наладят общение и начнут генерировать идеи. Например, тестировщик-новичок может бояться критиковать работу людей, которые работают в компании дольше него.

Памятка

Кросс команды — это форма взаимодействия экспертов разных профилей для решения общей задачи.

Чтобы люди в таком режиме работали эффективно, нужно четко определить цель, собрать специалистов и назначить лидера. Управление экспертами разного профиля требует гибкости и готовности решать конфликты.

Кросс-функциональные команды помогают быстрее достигать целей, находить креативные идеи и выходы из кризисных ситуаций. Еще такой формат вовлекает сотрудников и повышает их ответственность за общий результат.

Несмотря на преимущества инструмента, у него есть недостатки: недопонимания между участниками, сложности с организацией работы и время, необходимое для «притирки» сотрудников.