Что такое бутылочное горлышко в бизнесе

Валерия Доротенко

22

5 минут

18.04.25

Каждый предприниматель мечтает, чтобы его компания непрерывно росла и приносила все больше прибыли. Но чем активнее бизнес развивается, тем чаще появляются преграды — «бутылочные горлышки». Они как пробки на дороге, мешают движению вперед.

В статье рассказали, что такое «бутылочные горлышки», как их обнаружить и что с ними делать. Материал особенно полезен предпринимателям, менеджерам проектов, руководителям.

Что такое бутылочное горлышко

Бутылочное горлышко в бизнесе, или Bottleneck, — это проблемный участок в бизнес-процессах, который препятствует росту.

Сначала этот термин применяли на производстве, чтобы обозначить «узкое место» — участок, который ограничивает количество производимых товаров. Потом его стали использовать в других областях, ведь такие ограничения есть в разных сферах.

«Узкие места» возникают практически в любой области: будь то маркетинг, продажи, подбор персонала.

Каким бывает узкое горлышко

Существует два типа горлышек:

Временные (краткосрочные) — это разовые проблемы в бизнес процессах, которые можно быстро решить. Например, уволился бухгалтер, f его обязанности временно взял на себя руководитель. Из-за этого финансовые документы стали заполнять с опозданием. Как только новый бухгалтер выйдет на работу, все придет в норму.

Постоянные (долгосрочные) — это систематические проблемы, на решение которых нужно много времени, сил, значительные финансы. Например, компания использует старое программное обеспечение, которое часто зависает. Это замедляет работу, но у компании нет средств на обновление ПО. Поэтому приходится мириться со сложностями.

Почему появляется бутылочное горлышко в бизнесе

Вот основные причины образования бутылочных горлышек в бизнесе.

Недостаток ресурсов. Когда у компании не хватает денег, работников или сырья, это автоматически замедляет все процессы. Например, если сырье на склад поступает с задержками, производство периодически останавливается.

Ошибки в планировании и бизнес процессах. Среди них неправильный расчет времени или ресурсов для реализации проектов. Например, если не хватает упаковочных материалов, задержится отгрузка товаров.

Отсутствие автоматизации. Многие рабочие процессы можно оптимизировать, поручив часть задач специально разработанным системам. Например, менеджеры по продажам могут вручную заносить информацию о клиентах в таблицы Excel, но гораздо эффективнее использовать CRM-систему. Если бизнес отказывается от автоматизации, то теряет много времени на рутину.

Ограниченная мощность оборудования. Например, если серверы компании не справляются с растущим потоком данных, это может привести к сбоям в работе и потере важной информации. Такие сложности возникают, когда компания откладывает обновление техники или пытается сэкономить на ее модернизации.

Проблемы в маркетинге. Когда рекламные кампании работают плохо — клиентов становится меньше. Вслед за этим простаивают другие подразделения: производство, сервис, логистика. Компания продолжает платить зарплаты, но остается без результата.

Масштабирование без подготовки. Рост — это не только больше заказов, но и увеличение нагрузки на все отделы. Если проигнорировать риски, то появится много проблем. Например, сервис для рассылок запустил рекламу и привлек много пользователей. Инфраструктура была не готова к нагрузке, а потому серверы не выдерживают, техподдержка завалена запросами, баги множатся. Из-за этого репутация компании снижается, а пользователи уходят, компания теряет деньги.

Как найти и устранить узкое горлышко

Иногда узкое горлышко в бизнесе видно невооруженным глазом. Но бывает и наоборот: тормозящий работу процесс прячется глубже, и без анализа его не обнаружить. Разберем, как его найти и устранить.

Посмотрите на отчет о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках показывает, сколько бизнес зарабатывает, сколько тратит и сколько в итоге остается. Это отличный инструмент для руководителей, собственников и финансистов — особенно если нужно понять, где теряются деньги, почему компания зарабатывает меньше, чем могла бы.

Например, если вы видите, что расходы на маркетинг растут, а новых клиентов не прибавляется, значит, рекламные кампании неэффективны. Если ничего не менять, затраты будут расти, а прибыль — нет.

Проведите SWOT-анализ

SWOT-анализ помогает разобраться в сильных и слабых сторонах бизнеса, а также понять, как на компанию влияют внешние факторы. Инструмент полезен, если проблема неочевидна или компания планирует масштабироваться, хочет предотвратить трудности.
Для поиска бутылочного горлышка через SWOT-анализ составляют матрицу. Она делится на четыре части: сильные и слабые стороны, возможности и угрозы.

На картинке матрица для приложения для доставки продуктов и товаров первой необходимости на дом «FoodieRun».

По ней видно, что бутылочное горлышко — ограниченная зона доставки. Это значит, что компания может обслуживать только определенные районы, из-за этого теряет потенциальных клиентов.

Чтобы увеличить прибыль, нужно расширить зону доставки: постепенно охватывать новые районы и улучшать логистику. Инвестиции в расширение доставки помогут привлечь больше клиентов и увеличить прибыль.

Проанализируйте задачи в CRM

Визуализация рабочих процессов помогает быстро находить узкие места в бизнесе. Если вы используете CRM или сервис для ведения проектов, то сразу увидите, где происходят задержки, накапливаются задачи.

Например, если команда работает по методу Канбан, то на доске сразу видно колонку со скоплением карточек.

В канбан-доске студии дизайна «Астра» видно, что больше всего карточек в колонке «Правки», а в «Ожидание утверждения» их наоборот нет. В этом случае бутылочное горлышко на этапе правок: либо дизайнеры слишком медленно делают свою работу, либо задач очень много и сотрудники не успевают.

Составьте план устранения узких горлышек

После анализа составьте план, который поможет устранить узкие горлышки. Вернемся к примеру с отделом дизайна. Чтобы сократить задержки на этапе «правки», анализируем текущую ситуацию:

• какие задачи чаще всего возвращаются на доработку, по какой причине;
• сколько времени уходит на выполнение правок, их согласование;
• какая нагрузка на каждого дизайнера в студии.

Такой анализ поможет понять, можно ли решить проблему за счет оптимизации процессов или придется увеличивать штат команды.

Дальше выберите способ устранения бутылочных горлышек. Например:

• ввести учет времени на каждую правку, чтобы дизайнеры не откладывали работу над изменениями;
• внедрить дополнительную проверку перед отправкой дизайна заказчику, чтобы снизить количество правок;
• расширить штат.

Когда выбираете решение, думайте не только о результате, но и о последствиях для компании. Например, при найме новых дизайнеров нужно заложить время на их поиск, адаптацию. А если вводите учет времени, следите, чтобы это не демотивировало команду.

Необязательно выбирать только одно решение. Если позволяют ресурсы, можно совместить несколько вариантов.

Когда решение принято, осталось лишь составить план работ по устранению бутылочных горлышек и назначить ответственных за реализацию каждого этапа.

Можно ли предотвратить появление узкого горлышка

Полностью избежать проблем в бизнесе невозможно, но можно создать систему, которая позволит быстро находить и устранять их. Для этого важно придерживаться нескольких принципов.

Управляйте рисками. Ищите слабые места бизнеса и заранее думайте как с ними бороться. Это поможет избежать кризисных ситуаций или хотя бы смягчить их негативное влияние.

Используйте аналитику. Если в вашей компании еще нет системы аналитики, подумайте о ее внедрении. Когда все задачи, бизнес процессы и финансовые показатели наглядны, проще заметить слабые места. Аналитика помогает заметить проблемы на ранних этапах.

Следите за перемещением бутылочных горлышек в бизнесе. При решении одной проблемы она может переместиться в другое место. Например, если раньше дизайнеры не успевали из-за большой нагрузки, то после найма новых сотрудников может возникнуть путаница с распределением задач. Теперь узкое горлышко — это организация работы внутри команды.

Подведем итоги

Бутылочное горлышко, или Bottleneck, — это проблемный участок в бизнесе.

Узкие горлышки появляются из-за недостатка ресурсов, ошибок в планировании, отсутствии автоматизации, износа оборудования и проблем с масштабированием.

Горлышки бывают двух типов: краткосрочные (быстро решаются) и долгосрочные (требуют длительной работы).

Для устранения узкого горлышка, сначала проанализируйте текущую ситуацию, а после составьте план действий.

Планируя теорию решения учитывайте не только результат, но и последствия для бизнеса.

Работа с бутылочными горлышками — ключ к улучшению бизнес процессов и росту компании.