Moo.Team – это таск-трекер, хранилище доступов, база знаний, учет рабочего времени, инструменты управления командой и взаимодействия с клиентами в одном месте!
Управление проектами — это искусство превращения идей в реальность. Но для успеха мало просто что-то придумать. Важно выстроить работу так, чтобы довести дело до конца. В этой статье мы разберем главные фазы проектов, инструменты и подходы, которые помогут вам избежать хаоса и завершить любой проект на все 100%.
Прежде чем говорить о жизненном цикле проекта, важно понять, чем проект отличается от продукта. Эти понятия часто путают, но они решают разные задачи.
Продукт — это то, что компания предлагает клиентам: товар, услуги, технология. Именно продукт решает проблемы клиентов и удовлетворяет их потребности. Например, для сервиса доставки еды продуктом будет само приложение, через которое заказывают еду. Его постоянно улучшают, добавляют рестораны, исправляют ошибки.
Проект — это временная задача с четкими целями и сроками, которая помогает улучшить продукт или достичь конкретной цели бизнеса. Например, запуск новой функции в приложении доставки — это проект. Он ограничен по времени, имеют начало и конец.
Проекты бывают разные:
Жизненный цикл проекта — это путь, который он проходит от старта до завершения. Он состоит из несколько этапов. У каждого есть конкретная цель и результат.
Например, на старте определяют задачи и выделяют ресурсы, в процессе — выполняют работы, а в конце — проверяют сделанное. Каждый этап завершается промежуточным результатом (например, утвержденный план, рабочий прототип, отчет). Это помогает оценить качество работы, найти ошибки и вовремя внести изменения.
Каждый проект состоит из несколько стадий (фаз).
Стадии жизненного цикла проекта начинаются с «нулевого» этапа. Команда формулирует цели, изучает возможности и риски, оценивает, сколько времени и денег нужно для реализации задуманного.
Например, если речь о запуске онлайн-курсов, нужно понять: какие темы интересны ученикам, как конкурировать с другими платформами, где найти экспертов. Важно сразу определиться с партнерами (если они нужны) и обсудить их ожидания.
Итог инициации — устав проекта. В нем прописывают задачи, бюджет и в каком случае проект будет считаться успешно выполненным.
На этапе планирования задачи разбивают на мелкие шаги, расставляют приоритеты, распределяют роли. Например, кто займется дизайном, а кто — продвижением.
Менеджер проверяет, хватает ли ресурсов (времени, денег, людей), продумывает риски. После этого команда собирается для обсуждения плана: знакомятся с шагами, обсуждают инструменты для работы и задают вопросы.
Итог планирования — «дорожная» карта проекта с пошаговыми действиями, дедлайнами, бюджетом и списком инструментов.
Самая насыщенная фаза: команда выполняет задачи. Разработчики пишут код, маркетологи запускают рекламу, менеджер общается с партнерами и так далее. На этом этапе важно не только двигаться вперед, но и управлять рисками. Например, если подрядчик задерживает поставку, нужно быстро решить этот вопрос, чтобы не сорвать сроки всего проекта.
Хотя контроль выделен как отдельный этап, проверять результаты начинают с первых дней проекта. Это важно, так как при обнаружении ошибки, ее легче исправить сразу, а не когда работы уже завершены.
Например, на моменте выполнения стало понятно, что для завершения работ не хватает сотрудников. В этой ситуации менеджер должен принять решение — сократить объемы работ или привлечь новых специалистов.
Когда цели достигнуты, проект закрывают. Команда подводит итоги: что получилось, какие ошибки допустили, как улучшить результат. Документ заносят в архив. К нему возвращаются, если команда столкнется с похожей задачей.
Все документы по проектам лучше всего хранить в базе знаний компании. Так важные документы не потеряются, а полученный опыт поможет улучшить следующие проекты.
Пример базы знаний в сервисе MooTeam
Есть две модели, по которым организуют работу: классический каскадный (Waterfall) и гибкий (Agile).
В Waterfall этапы идут последовательно как каскад. Каждый шаг начинается после завершения предыдущего. Во время планирования создают детальный план всего пути проекта и он строго соблюдается.
Эту модель используют если процесс работы над проектом строго регламентирован, а возможность изменений минимальна.
Agile делает ставку на скорость, гибкость и обратную связь. Проект разбивается на короткие циклы (спринты или итерации), в конце которых команда обсуждает результат. В гибкой модели команда может легко адаптироваться к изменениям и отходить от заранее намеченного плана. Такой метод подходит, если условия могут резко измениться.
Agile объединяет сразу несколько методик. Самые популярные — Scrum и Kanban.
В Scrum работа делится на спринты. Каждый спринт — это 2 или 4 недели. Команда планирует задачи на один спринт, выполняет их, а после анализирует результаты. После обсуждения планируют новый спринт. Так работа продолжается пока проект не закончат.
В Kanban нет жестких спринтов — задачи добавляются в работу постепенно. Особенность метода в визуализации всех задач на доске. Сверху прописывают этапы работ (например, «Запланировано», «В работе», «Готово»), а ниже в колонках располагают карточки с заданиями. Когда задане завершает этап, ее карточку перемещают в следующую колонку.
Kanban подходит для любых проектов — от разработки ПО до организации мероприятий. Чтобы начать, достаточно создать визуальную доску с колонками и добавить задачи в виде карточек. Это помогает отслеживать прогресс в реальном времени.
И Scrum и Kanban помогают адаптироваться к изменениям, но подходят для разных сценариев. Например, стартапы часто выбирают Scrum для быстрого запуска MVP, а IT-отделы компаний — Kanban, чтобы легко управлять рисками.
Для работы используют инструменты, которые упрощают процесс планирования, выполнения работы и анализа результатов. Рассмотрим самые популярные, которые используют как в классических, так и в гибких методиках.
Собирает данные о проекте в одном месте: сроки, бюджет, прогресс задач. Например, в дашборде можно увидеть, сколько задач завершено, а сколько — «зависло», или отследить расходы в реальном времени.
Пример дашборда
Метод SMART — это подход к постановке целей, который делает их понятными, измеримыми и достижимыми. Аббревиатура SMART отражает пять характеристик поставленной цели: конкретная, измеримая, достижимая, актуальная и ограниченная по времени.
Пример постановки целей по методике SMART:
Цикл Деминга-Шухарта (PDCA) — это методология непрерывного улучшения процессов. Название происходит от имен Уильяма Деминга и Уолтера Шухарта, разработавших концепцию. Цикл состоит из четырех этапов. Они повторяются как бесконечная петля:
Инструмент хорошо подходит гибким системам управления проектами, так как предполагает регулярное внесение изменений в процессы.
Диаграмма Ганта — это графический инструмент, который показывает этапы проекта и их сроки в виде горизонтальных полос. Представьте, что вы рисуете ленту времени: каждая задача отображается как отдельная полоска, длина которой соответствует времени ее выполнения.
Команда видит, какие задачи идут друг за другом, а какие можно выполнять параллельно. Например, пока одни менеджеры ищут поставщиков, а другие исполнителей. Такие пересечения помогают сэкономить время.
Диаграмму Ганта часто используют в методе «Waterfall», так как в нем заранее определены этапы, их последовательность и сроки.
Треугольник проектных ограничений — это модель, которая показывает, как связаны три ключевых параметра любого проекта: сроки, бюджет (ресурсы) и объем работ (результат). Представьте их как стороны треугольника: изменение одной стороны влияет на остальные.
Например, вы запускаете онлайн-сервис для доставки еды. Изначально планировали выйти на рынок за 6 месяцев с бюджетом 2 млн рублей. Но инвестор настаивает: «Нужно стартовать через 3 месяца!». Чтобы уложиться в срок, нужно либо увеличить бюджет, либо сократить функционал.
Матрица RACI — это таблица, которая помогает определить, кто и за что отвечает в проекте. Она решает главную проблему командной работы: «Кто должен сделать задачу, а кто просто наблюдает?».
RACI расшифровывается как:
Матрица помогает избежать дублирования исполнителей, снижает уровень стресса в команде и ускоряет процессы.
Компания «ГринБухгалтерия» решила провести большую конференцию для сотрудников и партнеров, чтобы сплотить команду, рассказать о планах и отметить успехи. Для этого они наняли event-агентство «Лидеры».
Сначала агентство «Лидеры» встретились с «ГринБухгалтерия», чтобы понять:
Оказалось, что изначальная идея (трехдневная поездка в другой город) слишком дорогая. Тогда агентство предложило провести однодневную конференцию с элементами онлайн-трансляции, чтобы сэкономить, но достичь главных целей.
Команда составила SMART-цель: «Организовать корпоративную конференцию для 200 участников за 6 месяцев. Привлечь минимум 80% сотрудников компании.».
Собрали команду. В нее вошли: менеджеры по организации мероприятий, технические специалисты, дизайнеры, копирайтеры, координаторы площадки и представители компании «ГринБухгалтерия».
Составили детальный план работ:
Когда план составлен, использовали матрицу RACI и распределили роли:
Все данные проверяют и переходят к следующему этапу.
Для ведения проектов выбрали методологию Agile, а именно — Kanban, так как в процессе подготовки возникают изменения. Например, один из запланированных спикеров отказывается от участия, и команда быстро ищет замену.
Руководитель проекта контролирует выполнение задач в сервисе MooTeam. Каждое задание проходит по этапам: «В очереди», «В работе», «На проверке», «Завершено». Для быстрого решения вопросов раз в три дня проводят встречу в Zoom.
Накануне мероприятия проверяют всю технику: звук, свет, онлайн-трансляцию — чтобы все работало без сбоев.
Завершающая фаза проекта — это успешное проведение конференции. Все прошло по плану: гости зарегистрировались, спикеры выступили, а онлайн-трансляция работала без сбоев. Участники активно задавали вопросы через чат и участвовали в интерактивных активностях.
После мероприятия команда разослала анкеты и лично пообщалась с гостями. Результаты порадовали:
Хотя конференция закончилась, проект еще не завершен. Команда агентства «Лидеры»:
Этот проект показывает, что соблюдая структуру жизненного цикла проекта, можно решить сложности и успешно завершить даже непростой проект.
→ Проект — это временная задача с началом и концом, а продукт существует постоянно и его все время улучшают.
→ Любой проект проходит через пять шагов: придумывание идеи, планирование, выполнение работы, проверка и завершение.
→ Существует два основных способа работы над проектами: пошаговый Waterfall (делаем одно за другим) и гибкий Agile (можем менять планы по ходу дела).
→ Для успешного управления проектами используют разные инструменты: дашборды, метод SMART, цикл Деминга, диаграмму Ганта, треугольник проектных ограничений и матрицу RACI.
→ Цели проекта должны быть четкими, измеримыми, достижимыми, важными и иметь ограниченные сроки выполнения.
→ В любом проекте важно следить за тремя вещами: временем, деньгами и объемом работы — если меняется одно, то это влияет на остальные.
→ После завершения проекта нужно записать все важные моменты и сохранить документы, чтобы использовать этот опыт в будущем.
Теорию 4Р маркетолог Эдмунд Джером Маккарти ввел еще в середине прошлого века. Сначала комплекс состоял из десятка элементов, но Маккарти сгруппировал их в четыре раздела — теперь на их основе строится любая маркетинговая стратегия. Рассказываем, зачем маркетинг микс нужен бизнесу, как создать и использовать концепцию. Что такое модель 4Р в маркетинге Маркетинг помогает бизнесу находить […]
Проблемы бывают в любом бизнесе. Но чтобы они не нанесли серьезного ущерба, их нужно быстро устранять. С этим поможет диаграмма Исикавы (или «рыбья кость»). В статье мы расскажем, как она работает — объясним процесс построения и поделимся инструментами, которые упростят визуализацию. В конце вы увидите реальный пример, который легко адаптировать под свои задачи. Что такое […]
Управление бизнес-процессами (business process management) часто воспринимают как что-то сложное и недоступное для малого бизнеса. Но это не так — в статье рассказали, что такое бизнес-процессы, как их описать и улучшить. Статья будет полезна предпринимателям, руководителям и аналитикам. Что такое бизнес-процессы Бизнес-процессы — это любые последовательные действия в бизнесе, которые повторяются. Например: Бухгалтер каждый месяц […]