Учет рабочего времени сотрудников: виды, методы и требования по ТК РФ

Анна Жлудова

1

7 минут

06.06.25

Контроль рабочего времени сотрудников — не прихоть руководителей, а законная обязанность. В статье рассказываем, как подсчитать отработанные часы работника, не потратить на это много времени и не попасть на штрафы.

Что такое учет рабочего времени

Рабочее время — это часы, когда сотрудник работает на вашу компанию. От их количества зависит зарплата сотрудника: если он отработает больше положенного, нужно будет заплатить сверхурочные, если меньше — применить санкции.

Даже небольшой бизнес обязан считать, сколько часов трудился работник. Для этого придумали понятие — учет рабочего времени.

Еще учитывать время полезно для продуктивности команды. Вот, что говорит об этом бизнес-тренер Сергей Бехтерев: «Результаты исследований компаний Basex и McKinsey показали, что прерывания в работе офисных сотрудников стоят экономике США $588 млрд в год, так как крадут 40–60% самого продуктивного рабочего времени. Примерно 3–5 часов каждый день!»

Нормативная база: рабочее время по ТК РФ

Законодательство РФ установило, что норма работы для человека — 40 трудовых часов в неделю. Получается, если люди в вашей компании работают пять дней в неделю, в один день они должны трудиться не более восьми часов. Об этом говорит статья 91 ТК РФ.

Некоторые сотрудники имеют право работать неполное рабочее время. Это беременные женщины, родители подростков до 14 лет, ухаживающие за инвалидами. Труд в таких случаях необходимо оплачивать пропорционально рабочему времени.

Еще есть категории, которым работодатель обязан сократить рабочий день. Инвалиды I или II группы должны работать до 35 часов в неделю, а работники опасных профессий — не больше 36. Об этом тоже говорит Трудовой Кодекс.

Виды учета рабочего времени

Время работы сотрудника можно считать по дням, неделям или суммировать часы за выбранный промежуток.

Вид	Описание	Особенности
Поденный учет	Подсчет ведут ежедневно, фиксируют отработанные часы за каждый день.	Подходит для сотрудников с фиксированным графиком работы, где начало и окончание рабочего дня всегда одинаковы
Понедельный учет	Суммируют часы, отработанные в течение календарной недели.	Применяют, когда в отдельные дни недели количество отработанных часов варьируется. Общая продолжительность рабочей недели должна соответствовать норме.
Суммированный учет	Суммируют часы за месяц, квартал, полугодие, год. Используют, если невозможно соблюдать ежедневный или еженедельный подсчет.	Используется при неравномерной загрузке в течение учетного периода, сезонных работах, сменных графиках. При использовании суммированного учета ориентируйтесь не на календарь, а на фактически отработанные часы в рамках учетного периода

В локальных нормативных документах пропишите, как будете считать время работы сотрудника — таким документом может стать приказ или внутренний распорядок работы. Делайте записи в учетных документах, если сотрудник ушел в отпуск, заболел или взял отгул.

Формы организации рабочего времени

Форма организации трудового дня — это виды графиков, по которым работает команда. Ваши сотрудники могут работать полный или неполный день, посменно, удаленно или использовать гибкий график. Его организация — забота компании.

Полный день. Человек выполняет всю установленную законом или своим трудовым соглашением норму. Обычно это 40 часов еженедельно.

Бухгалтер в офисе трудится с 8:00 до 11:00 с понедельника по пятницу. Преподаватель университета ведет пары и занимается методической работой с 9:00 до 18:00 пять дней в неделю.

Неполный день. По соглашению с работодателем человек работает меньше обычного — например, четыре часа вместо восьми или три дня вместо пяти. Такое бывает, если человеку нужно совмещать работу с учебой, основной занятостью, или он не может много трудиться по состоянию здоровья.

Студент подрабатывает кассиром по 4 часа в день после учебы. Пенсионерка работает библиотекарем три дня в неделю по шесть часов в день.

Посменный график. Люди трудятся в несколько смен — например, в утреннюю, дневную, ночную. Они чередуются согласно утвержденному графику. Это нужно, чтобы не нарушать производственный процесс или оказывать услуги круглосуточно.

Медсестра работает в больнице, смена — «день-ночь». Рабочие трудятся на заводе с круглосуточным производством в утренние, дневные или ночные смены, чтобы предприятие не останавливалось. Колл-центр обслуживает клиентов круглосуточно, поэтому одни работники трудятся с 8:00 до 16:00, а другие — с 16:00 до 00:00, и так далее.

Удаленный режим. Сотрудник работает не на территории компании, а из дома или коворкинга. Его расписание нужно прописать в трудовом договоре.

Программист работает из дома над проектом компании. Маркетолог из другой страны разрабатывает рекламные кампании для российского бизнеса, работая из дома.

Гибкий график. Сотрудник сам устанавливает начало и окончание рабочего дня. При этом ему необходимо отработать требуемое количество часов за определенный период — это может быть день, неделя или месяц.

IT-специалист начинает работу с 10:00 до 13:00 и заканчивает через 8 часов. Дизайнер начинает свой рабочий день между 9:00 и 12:00, делает двухчасовой перерыв в середине дня, а затем отрабатывает оставшиеся часы во второй половине дня

Особые и нестандартные случаи

Работа не всегда укладывается в стандартный график. Закон предусматривает особые правила учета для таких ситуаций.

Рабочий день короче 8 часов могут использовать определенные категории работников — например, люди с инвалидностью, несовершеннолетние или те, кто трудится во вредных условиях.

Также вы сами можете попросить сократить вам рабочий день. Если беременная женщина обратится к работодателю с такой просьбой, он обязан согласиться.

Сверхурочные и ненормированный рабочий день. Сверхурочный труд чаще встречается на производстве, а ненормированный день — у офисных сотрудников.

На сверхурочную работу нужно письменное согласие сотрудника. Такое время нужно оплачивать выше или дать дополнительное время отдыха.

Ненормированный рабочий день — это условие, которое вносят в трудовой договор. Тогда переработка не требует отдельного согласия, а компенсируют такой режим дополнительными днями к отпуску, не менее трех дней.

Труд в ночное время. Это время с 22:00 до 6:00. За каждый час ночной смены доплачивайте сотрудникам не меньше 20% от их средней тарифной ставки.

Труд в выходные и праздничные дни. Он тоже оплачивается выше:

Тем, у кого почасовая оплата, платите по двойной ставке.
Если зарплата сдельная, начисляйте двойную расценку за выполненный объем.
Если человек работает на окладе, заплатите за день работы. Но если выход на работу в выходной день будет сверхурочным (например, человек уже отработал свои 40 часов в неделю) оплачивайте труд в двойном размере. Вместо повышенной оплаты можно предложить дополнительный день для отдыха.

Методы учета рабочего времени

Посчитать, сколько часов отработал человек, можно разными способами.

Табель учета Т-12. Это таблица, где отмечают время работы и отдыха. Метод предполагает, что ответственный специалист будет составлять бумажный табель вручную— часто это бухгалтер или кадровик. Но специалисты не смогут следить за всеми сотрудниками сразу, поэтому предприятия используют журнал прихода и ухода, а затем переносят информацию в документ.

Электронный табель учета Т-13. Ведение учета бывает и электронным. В этом случае учет автоматический, табель заполняет программа. Она берет данные:

с пропускных устройств — магнитных карт, биометрических замков, электронных ключей;
с тайм-трекеров, crm-систем и средств мониторинга работы.

Обзор популярных сервисов для учета рабочего времени

KickIdler

Это программа для контроля активности сотрудников. Она помогает понять, кто чем занят за компьютером и сколько времени провел за рабочим местом. Заполненный табель приходит на почту. Программа показывает, кто работает, а кто отвлекается. Но подобный контроль может вызвать недоверие и негатив.

Платная версия. Система отслеживает, какие программы запускает персонал, какие сайты посещает, делает скриншоты экрана. Еще она показывает, сколько времени человек проводит за работой, а сколько — смотрит ролики на YouTube. Есть возможность блокировки нежелательных сайтов.

Бесплатная версия. Запись времени включения и выключения компьютера, без детализации активности. Есть пробные периоды для полной версии.

Интерфейс KickIdler. Источник фото: https://www.kickidler.com/

Офис МЕТРИКА

Еще один сервис для контроля за сотрудниками. Он фокусируется на анализе активности и продуктивности.

Платная версия. Отслеживает использование программ и сайтов, показывает время начала и конца рабочего дня, фиксирует перерывы. Изучает отдел, строит отчеты по продуктивности каждого сотрудника и команды в целом. Делает снимки экрана.

Бесплатная версия. Пробный доступ на 30 дней включает в себя все возможности полной версии.

Табель учета рабочего времени. Источник фото: https://office-metrika.ru

CrocoTime

Этот вариант анализирует продуктивность сотрудников без постоянной слежки за ними. Но иногда может неправильно классифицировать действия, отмечая их как непродуктивные.

Платная версия. Автоматически фиксирует время работы в программах и на сайтах, классифицирует их как продуктивные или непродуктивные. Создает подробный отчет по проектам, задачам и сотрудникам. Показывает опоздания, ранние уходы, перерывы.

Бесплатная версия. Доступна только демо-версия для ознакомления с полным функционалом. Бесплатной версии для постоянного использования нет.

Интерфейс CrocoTime. Источник фото: https://startpack.ru/compare/crocotime

MooTeam

Это специальный сервис для отслеживания времени и управления задачами. Легко подключается к другим сервисам. Так компания может контролировать время работы, но команда при этом не нервничает из-за тотальной слежки.

Платная версия. Создавайте задачи, назначайте ответственных и устанавливать сроки — сотрудники запустят и остановят таймер для каждого дела или проекта. Так вы увидите, как выполняется каждая задача, сколько дел сделал сотрудники и сколько времени на них потратил. Руководитель видит общую картину, но не следит за каждым кликом.

Бесплатная версия. Функционал повторяет полную версию. Ограниченное количество пользователей и проектов — до 3 сотрудников, до 2 проектов.

Интерфейс MooTeam. Источник фото: https://moo.team/opportunity/

Moo.Team – это таск-трекер, хранилище доступов, база знаний, учет рабочего времени, инструменты управления командой и взаимодействия с клиентами в одном месте!

Начните использовать таск-трекер MooTeam бесплатно после регистрации на сайте.

Ответственность за нарушение учета рабочего времени

Если бизнес не следит за рабочим временем сотрудников, по правилам Трудового кодекса, его оштрафуют. Например, если бухгалтер неправильно заполняет табели, нет бумаг, подтверждающих отработанное время, или если нарушают правила работы сверхурочно и труд в выходные и праздники не оплачивается.

Если нарушение правил учета рабочего времени будет регулярным, бизнес могут закрыть на три месяца.

Советы по организации учета рабочего времени

Чтобы не нарваться на штрафы, нужна система. Вот, как ее лучше построить.

Выберите подходящий способ фиксации. Это может быть простой бумажный табель или современные электронные системы с использованием карт, биометрии или мобильных приложений. Электронные методы минимизируют ошибки и упростят обработку данных.

Разработайте внутренний регламент. Пропишите в локальном нормативном акте порядок учета рабочего времени. Укажите, как фиксировать начало и окончание рабочего дня, как учитывать перерывы, как оформлять уважительные пропуски, и как вести подсчет переработок.

Назначьте ответственных за регулярную проверку табелей на предмет ошибок и неточностей. Часто эту задачу выполняют бухгалтеры или кадровики.

Внедрите программы учета. Бухгалтер не сможет лично отследить количество отработанных часов у каждого сотрудника, он сможет лишь поставить отметки в табеле. А информацию могут собирать CRM-системы или таск-трекеры с функцией учета времени.
CRM-системы могут быть полезны для отделов продаж и обслуживания клиентов, позволяя отслеживать время, затраченное на взаимодействие с клиентами и выполнение связанных задач.
Таск-трекеры идеально подходят для проектной работы и контроля времени, затраченного на выполнение конкретных задач каждым сотрудником. Многие из них формируют отчеты об отработанном времени, что упрощает расчет заработной платы и анализ эффективности.

Главное об учете рабочего времени

Крупный и мелкий бизнес должен считать, сколько часов работает персонал, чтобы правильно платить и избегать штрафов. Такая дисциплина помогает контролировать производственные процессы и соблюдать требования ТК РФ.
За нарушения в учете времени грозят штрафы, а иногда и приостановка работы компании.
По закону, обычно работают не больше 40 часов в неделю, но есть исключения.
Бывают разные режимы работы: полный или неполный день, сменный график, гибкий график, удаленка.
Можно вести бумажные табели или использовать электронные программы, которые автоматически собирают данные.

Главный редактор:

Михаил Струняшев

Иллюстратор:

Ильнар Карим

Автор: