PMBOK — стандарт проектного управления

Валерия Доротенко

4

6 минут

14.05.25

Чтобы собрать пазл, нужно видеть общую картину и знать, куда подходит каждая деталь. Управление проектами работает так же, а PMBOK помогает правильно сложить все части вместе.

В материале объяснили суть PMBOK, описали его инструменты, методы, а также провели сравнение с альтернативными стандартами. Статья будет полезна менеджерам проектов, руководителям и предпринимателям.

Что такое PMBOK

PMBOK — это свод знаний по управлению проектами. Не просто книга или руководство, а целый набор правил, рекомендаций, подходов. Они помогают успешно управлять любыми проектами: будь то строительство дома, разработка программы или организация мероприятия.

PMBOK создали в Институте управления проектами (PMI), который сертифицирует проектных менеджеров. Материал разработали, чтобы все использовали одинаковые термины, а участники проектов работали по единым правилам.

Кроме PMBOK существуют и другие стандарты, но он стал самым популярным благодаря двум особенностям:

Все принципы методологии универсальные. То есть неважно, работаете вы в IT, строительстве или маркетинге — PMBOK работает везде.

Стандарт постоянно обновляется. Мир меняется, появляются новые технологии и методы работы. Стандарт адаптируется под эти изменения. Благодаря этому PMBOK остается актуальным и полезным для специалистов из любых стран.

Основные принципы PMBOK

Давайте разберем ключевые идеи, которые лежат в основе этого стандарта.

• Процессный подход. Вся работа разбивается на этапы и процессы. Это помогает увидеть картину целиком, избежать хаоса и всегда понимать, что делать дальше для достижения целей. Например, сначала нужно спланировать задачи, потом выполнить их, а затем проверить результат.
• Баланс гибкости и структуры. PMBOK предлагает четкие правила, но при этом оставляет место для адаптации под проект. Если нужно скорректировать план или добавить новые задачи, это можно сделать, не нарушая общей системы.
• Фокус на целях и результатах. Главное в любом проекте — достичь целей. PMBOK помогает сосредоточиться именно на результатах, а не на бесконечных обсуждениях или изменениях.
• Учет рисков. В каждом проекте бывают неожиданности. PMBOK учит заранее выявлять возможные риски и готовиться к ним. Это помогает уменьшить влияние рисков, если что-то пойдет не так.
• Командная работа и коммуникация. Успех зависит не только от менеджера, но и от всей команды. Стандарт делает акцент на важности коммуникации между всеми участниками, заинтересованными сторонами (заказчиками, инвесторами).
• Постоянное улучшение. После завершения проекта важно проанализировать, что получилось хорошо, а что можно улучшить. Этот принцип помогает учиться на собственном опыте, делать следующие проекты еще успешнее.

Методы и инструменты PMBOK

PMBOK предлагает много методов и инструментов, которые помогают управлять проектами на практике. Они простые, но при этом очень эффективные. Рассмотрим основные из них.

Треугольник управления проектом

Треугольник управления проектом, или «треугольник проектного менеджмента», представляет собой модель, которая связывает три ключевых элемента:

• Сроки (время выполнения).
• Бюджет (стоимость или ресурсы).
• Объем работ (цели, задачи, результаты).

Эти три элемента образуют стороны треугольника, а качество находится в самом центре. Это значит, что любое изменение одной из сторон влияет на остальные. Например, если вы хотите ускорить сроки, вам придется либо увеличить бюджет, либо упростить задачи.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это визуальный план, где все задачи выстроены в виде горизонтальных полосок на временной шкале. Она помогает увидеть, какие задачи уже выполнены, какие идут сейчас, а какие запланированы на будущее.

Матрица ответственности (RACI)

Матрица RACI используется для распределения обязанностей в рамках проекта. Это отличный способ избежать путаницы в исполнителях, особенно если над задачами работает несколько команд.

При построении матрицы определяют, кто выполняет задачу (Responsible), кто принимает финальное решение (Accountable), кто дает советы (Consulted), кто просто должен быть в курсе (Informed).

Мозговой штурм

Мозговой штурм — это метод генерации идей в группе. Участники собираются, предлагают как можно больше решений или идей по заданной теме. Главное правило: на этапе обсуждения никто не критикует чужие предложения. Все идеи фиксируют, а потом уже выбирают подходящие.

Мозговой штурм часто используется в проектах, так как помогает решать сложные задачи, вовлекает команду в работу, экономит время.

SWOT-анализ

SWOT-анализ применяют для оценки внутренних и внешних факторов, влияющих на проект. Он помогает найти сильные, слабые стороны, а также возможности, угрозы.

Анализ можно провести методом мозгового штурма. Результаты оформляются в виде таблицы.

Метод критического пути

Метод критического пути показывает, какие задачи нужно выполнить вовремя, чтобы проект завершился успешно, без задержек. Это те задачи, которые нельзя отложить, иначе весь проект будет сдвинут.

Например, при переезде компании в новый офис, то схема критического пути будет выглядеть так:

Поиск нового помещения → Планировка пространства → Перевозка мебели, оборудования → Настройка рабочих мест → Запуск работы в новом офисе.

Если новое помещение не найдено, переезд невозможен. Если оборудование не перевезено, сотрудники не смогут работать.

Матрица вероятности и воздействия рисков

Матрица вероятности рисков помогает оценить, насколько вероятен тот или иной риск, как сильно он может повлиять на проект. Это помогает заранее подготовиться, минимизировать потенциальные проблемы.

Сама матрица выглядит как таблица. В нее заносятся риски, а после их оценивают по шкале от 1 до 5. Это помогает быстро увидеть, какие риски опасные и требуют внимания.

Пример матрицы вероятности и воздействия рисков для проекта по переезду компании в новую CRM-систему

Дашборд

Дашборд — это визуальная панель, на которой собраны важные данные: прогресс, сроки, бюджет, риски и другие ключевые показатели. Информация отображается в виде графиков, таблиц или диаграмм, чтобы вы видели, как идут дела, не копаясь в отчетах.

Интерфейс таск-трекера

Этапы управления проектом по PMBOK

Управление по стандарту PMBOK строится вокруг пяти этапов, которые помогают структурировать работу. Давайте разберем их подробнее.

Инициация. Это стартовая точка. На этапе решают, стоит ли вообще запускать проект, какие у него цели, какую пользу он принесет. Обычно здесь создают основные документы, например, устав, назначается менеджер.

Планирование. Команда продумывает все детали: сроки, бюджет, ресурсы, риски и задачи. Главная цель — составить четкий план, который поможет избежать хаоса в процессе работы.

Выполнение (реализация). Команда начинает выполнять различные задачи, следуя плану. При этом следит за тем, чтобы все было сделано вовремя, без срывов.

Мониторинг и контроль. В ходе работы, нужно следить за его прогрессом. Этот этап помогает замечать ошибки, управлять рисками, вовремя исправлять ситуацию, чтобы все шло по плану.

Завершение. Финальный этап, на котором проект официально закрывают. Результаты передают заказчику, записывают опыт, полученный за время работы, собирают информацию в базу знаний, благодарят команду за усилия.

Эти пять этапов — как каркас, на котором держится процесс успешного управления проектом.

Кому подходит

PMBOK особенно эффективен для двух типов проектов:

• Типовые проекты с четкими этапами и результатами. Например, разработка программного обеспечения по ТЗ. С техническим заданием требования известны заранее, а процесс разбит на этапы.
• Крупные проекты. Например, вывод на рынок нового смартфона, где каждая задача (разработка дизайна, закупка комплектующих, обучение дистрибьюторов) должна быть сделана вовремя.

Однако PMBOK не подходит для проектов с высокой неопределенностью, в которых нельзя заранее определить все этапы и результат. Например:

Стартапы. Команды часто экспериментируют, меняют цели и подходы.
НИОКР (научные исследования). Здесь невозможно заранее описать задачи, так как результаты исследований непредсказуемы.

Сравнение PMBOK с другими методологиями

PMBOK, Agile и PRINCE2 — это три популярных подхода к управлению проектами. Чтобы понять, какой метод подходит для вашего проекта, сравним их основные принципы и подходы.

PMBOK подойдет, если нужна универсальная основа для управления проектами, которую можно адаптировать под разные задачи.

Agile выбирают, если проект уникальный, требует гибкости, частых изменений.

PRINCE2 подойдет крупным, сложным проектам, которые требуют строгого контроля, формальной документации, четкого распределения ответственности.

Читайте также: Кто такой Project Manager и зачем он команде

Главное

PMBOK — универсальный стандарт управления проектом.

В PMBOK используют следующие инструменты и методики: диаграмма Ганта, матрица RACI, SWOT-анализ, метод критического пути, мозговой штурм, матрица рисков, дашборды.

Согласно стандарту, каждый проект проходит через 5 этапов: инициация, планирование, выполнение, мониторинг, контроль, завершение.

Подходит для типовых (с четкими целями), масштабных проектов.

Не подходит для стартапов или исследований с высокой неопределенностью.