Moo.Team – это таск-трекер, хранилище доступов, база знаний, учет рабочего времени, инструменты управления командой и взаимодействия с клиентами в одном месте!
Системы управления проектами нужны, чтобы решать важные задачи бизнеса — укладываться в бюджет и дедлайны, получать нужные результаты. В статье расскажем про наиболее популярные методы управления и оценки эффективности системы управления проектами.
Процесс управления проектом охватывает все стадии развития бизнеса: от запуска до реализации продукта. Стандарты нужны, чтобы упорядочить работу: распределить зоны ответственности, наладить коммуникацию внутри команды. Для решения этих задач используются автоматизированные системы и сервисы: они показывают статусы задач, дедлайны и исполнителей.
Глобальная задача — организовать работу команды так, чтобы все выполнялось в срок, без превышения бюджета и с нужными результатами.
Система управления проектом помогает:
Управление проектами делится на несколько этапов:
Процесс выстраивают не хаотично, а на основе методологий. Это повышает эффективность работы команды и помогает добиться желаемых результатов.
Методики формируются на основе разных подходов к ведению проектов, но ключевая цель у них всегда одна: упорядочивать процессы, дисциплинировать команду и внедрять понятные критерии оценки работы.
Международные методики управления проектом разрабатывают профессиональные организации, например, Project Management Institute и International Project Management Association. Они предлагают готовые стандарты — их легко адаптировать под любой бизнес. Эти методики универсальны и применяются в разных компаниях во всем мире.
Расскажем про наиболее известные методы управления проектами:
Waterfall. Одна из самых известных методик. Название — метафора: управление проектами в этом случае ведется последовательно и напоминает каскады водопада (от англ. waterfall). Сам процесс разбивают на этапы или каскады. Переход от одного этапа к другому возможен только при полном завершении работы над ним. Процесс четко структурирован, но исполнители зависят друг от друга. Методика Waterfall — неадаптивная. В случае непредвиденных обстоятельств прoджект-менеджеру придется возвращаться к планированию, вносить в него корректировки или искать новых исполнителей, а потом заново вводить их в курс дела.
Agile. Противоположность «водопаду». В основе — оперативная адаптация к любым изменениям на любом этапе проекта. Общий план действий разбивают на спринты, в конце каждого из них подводят результаты, чтобы получить обратную связь. В методике Agile сочетаются гибкость, ориентация на результат на каждом этапе и мотивация сотрудников: все члены команды вовлечены в производственный цикл и работают на результат на каждом этапе. А еще они постоянно взаимодействуют и тесная коммуникация помогает эффективнее достичь цели.
Гибридный. Эффективный метод управления, от Waterfall и Agile взяли лучшее: подробное планирование и адаптацию к непредвиденным изменениям. Процессы делят на этапы, в конце каждого закладывают ожидаемые результаты. В отличие от Agile, спринты идут не параллельно друг другу, а каскадом, и у каждого из них есть четкий дедлайн. Плюс методики — возможность вносить коррективы в рамках одного цикла, это позволяет подстраиваться под изменения. Недостаток — слишком сильная корректировка одного спринта приводит к срыву дедлайна всего проекта.
Scrum. Методика построена на основе Agile и сочетает гибкий менеджмент, эффективную работу команды, подведение результатов и получение обратной связи на каждом из этапов процесса. Задачи поделены на короткие спринты по 1-4 недели. Обязательная составляющая — ежедневные созвоны, на которых сотрудники отчитываются, что сделали, с каким препятствиями столкнулись и что планируют сделать сегодня. После завершения проекта предусмотрена ретроспектива спринта: команда обсуждает свою работу, анализирует слабые места и формирует рекомендации по оптимизации процесса.
Kanban. Методика Kanban востребована в компаниях, где часть команды работает удаленно. Суть — наглядная визуализация управления проектом. Есть доска с карточками, а каждая карточка — это задача. Все участники процесса видят, как идет процесс, а проджект-менеджер отслеживает, кто из сотрудников загружен, а кому можно дать новые задачи.
Moo.Team хорошо подходит для работы по методике Kanban
Минус этой методики управления проектами в том, что она больше ориентирована на планирование и мониторинг текущих задач, чем на построение долгосрочных целей.
Оценка эффективности — важный этап в улучшении системы управления проектами. Она позволяет контролировать процесс выполнения задач и оперативно вносить коррективы. Критерии оценки носят качественный и количественный характер.
Качественная оценка фокусируется на следующих аспектах:
Количественная оценка подразумевает анализ метрик, важных для конкретного бизнеса. Если проект — рекламная кампания, то при оценке эффективности важно учитывать не только конверсию, кликабельность или CPC, но и ROI, ROMI и ROAS.
ROI оценивает уровень доходности и убыточности. Прибыль делят на расходы, причем нужно учитывать не только траты на запуск кампании, но и на зарплатный фонд, аренду офиса, закупку софта.
ROMI показывает, насколько эффективны инвестиции в маркетинг. Для вычисления ROMI из дохода от рекламы вычитают затраты на рекламу. Полученную цифру делят на расходы на рекламу, а потом умножают на 100%. Эта метрика помогает рассчитать маркетинговый бюджет и спланировать стратегию, исходя из показателей эффективности разных каналов рекламы.
ROAS рассчитывает рентабельность инвестиций в рекламу. Например, если подключены несколько каналов, то важно оценить, какую прибыль приносит каждый из каналов, и отказаться от неэффективных каналов. Формула несложная: выручка делится на рекламные расходы.
Для комплексной оценки всей системы нужно суммировать качественные и количественные показатели — это дает более полное представление об эффективности системы.
Ни одна из методик управления проектами несовершенна и не гарантирует желаемого результата. Существуют несколько способов повышения эффективности менеджмента проектов:
Выбор CRM-системы — как покупка автомобиля. Хочется, чтобы было удобно, надежно и красиво, а в реальности система не оправдывает ожиданий, внедрение затягивается, а сотрудники саботируют нововведения. Чтобы не оказаться в такой ситуации, нужно правильно выбрать CRM-систему. В статье рассказали о том, какие бывают CRM, как выбрать подходящую для бизнеса систему и каких ошибок следует избегать. […]
Согласно опросам, 80% работников замечают у себя симптомы профессионального выгорания. Этот синдром негативно влияет на здоровье и снижает продуктивность всей команды. Расскажем, чем выгорание отличается от простой усталости, как распознать его на начальной стадии и как провести профилактику выгорания в команде. Что такое профессиональное выгорание Профессиональное выгорание — это синдром умственного и эмоционального истощения. Он […]
Довольные клиенты тратят на 140% больше денег на покупки, поэтому качество обслуживания клиентов — один из основных факторов, чтобы увеличивать продажи и прибыль. Рассказываем, как улучшить клиентский сервис и при этом не потратить все деньги на систему управления проектами. Что такое качественный клиентский сервис Качественный сервис — это когда покупателю комфортно: он быстро закрывает свою […]