Как оценить эффективность системы управления проектами

Системы управления проектами нужны, чтобы решать важные задачи бизнеса — укладываться в бюджет и дедлайны, получать нужные результаты. В статье расскажем про наиболее популярные методы управления и оценки эффективности системы управления проектами.

Что такое процесс управления проектами

Процесс управления проектом охватывает все стадии развития бизнеса: от запуска до реализации продукта. Стандарты нужны, чтобы упорядочить работу: распределить зоны ответственности, наладить коммуникацию внутри команды. Для решения этих задач используются автоматизированные системы и сервисы: они показывают статусы задач, дедлайны и исполнителей.

Рекламное агентство запустило блог c seo-специалистами, копирайтерами и дизайнерами. Они все работают удаленно на аутсорсе. Редактор с помощью системы управления проектом принимает их работу и отслеживает своевременное закрытие задач.

Какие задачи бизнеса решает эффективное управление проектами

Глобальная задача — организовать работу команды так, чтобы все выполнялось в срок, без превышения бюджета и с нужными результатами.

Система управления проектом помогает:

отлаживать и оптимизировать процессы;
определять и назначать задачи для каждого участника команды;
упорядочивать рутинные процессы. И автоматизировать их при необходимости;
контролировать дедлайны и качество работы;
анализировать полученные результаты. И давать оценку работы сотрудников.

SEO-специалист подготовил ТЗ для статьи. Ему необязательно отправлять файл по электронной почте — достаточно в системе управления проектами отметить PR-менеджера или редактора как наблюдателя. Коллеги увидят уведомление и проверят документ.

Этапы проектного управления

Управление проектами делится на несколько этапов:

Определение концепции продукта. На этом этапе ставят стратегические задачи и определяют желаемые результаты;
Планирование. Здесь закладывают бюджет, устанавливают дедлайны, а также определяют набор инструментов для достижения цели;
Реализация. Ключевой этап — работа над проектом. Проектный менеджер контролирует ход работы и следит за соблюдением дедлайнов;
Промежуточные итоги. Этот этап нужен, чтобы исправить ошибки и скорректировать ход дальнейшей работы;
Завершение работы. Готовый продукт передают заказчику или выводят на рынок. Полученные результаты анализируют, а потом делают вывод об эффективности работы сотрудников и необходимости оптимизации процессов или команды.

Методологии управления проектами

Процесс выстраивают не хаотично, а на основе методологий. Это повышает эффективность работы команды и помогает добиться желаемых результатов.

Методики формируются на основе разных подходов к ведению проектов, но ключевая цель у них всегда одна: упорядочивать процессы, дисциплинировать команду и внедрять понятные критерии оценки работы.

Стандарты управления проектами бывают корпоративными и международными. Первые разрабатывают внутри компании и описывают ее процессы, методические рекомендации и ключевые метрики. Такие методики сложно адаптировать под задачи другой компании, поскольку стандарты выстроены с учетом специфики конкретного бизнеса.

Международные методики управления проектом разрабатывают профессиональные организации, например, Project Management Institute и International Project Management Association. Они предлагают готовые стандарты — их легко адаптировать под любой бизнес. Эти методики универсальны и применяются в разных компаниях во всем мире.

Расскажем про наиболее известные методы управления проектами:

Waterfall. Одна из самых известных методик. Название — метафора: управление проектами в этом случае ведется последовательно и напоминает каскады водопада (от англ. waterfall). Сам процесс разбивают на этапы или каскады. Переход от одного этапа к другому возможен только при полном завершении работы над ним. Процесс четко структурирован, но исполнители зависят друг от друга. Методика Waterfall — неадаптивная. В случае непредвиденных обстоятельств прoджект-менеджеру придется возвращаться к планированию, вносить в него корректировки или искать новых исполнителей, а потом заново вводить их в курс дела.

Agile. Противоположность «водопаду». В основе — оперативная адаптация к любым изменениям на любом этапе проекта. Общий план действий разбивают на спринты, в конце каждого из них подводят результаты, чтобы получить обратную связь. В методике Agile сочетаются гибкость, ориентация на результат на каждом этапе и мотивация сотрудников: все члены команды вовлечены в производственный цикл и работают на результат на каждом этапе. А еще они постоянно взаимодействуют и тесная коммуникация помогает эффективнее достичь цели.

Гибридный. Эффективный метод управления, от Waterfall и Agile взяли лучшее: подробное планирование и адаптацию к непредвиденным изменениям. Процессы делят на этапы, в конце каждого закладывают ожидаемые результаты. В отличие от Agile, спринты идут не параллельно друг другу, а каскадом, и у каждого из них есть четкий дедлайн. Плюс методики — возможность вносить коррективы в рамках одного цикла, это позволяет подстраиваться под изменения. Недостаток — слишком сильная корректировка одного спринта приводит к срыву дедлайна всего проекта.

Scrum. Методика построена на основе Agile и сочетает гибкий менеджмент, эффективную работу команды, подведение результатов и получение обратной связи на каждом из этапов процесса. Задачи поделены на короткие спринты по 1-4 недели. Обязательная составляющая — ежедневные созвоны, на которых сотрудники отчитываются, что сделали, с каким препятствиями столкнулись и что планируют сделать сегодня. После завершения проекта предусмотрена ретроспектива спринта: команда обсуждает свою работу, анализирует слабые места и формирует рекомендации по оптимизации процесса.

Kanban. Методика Kanban востребована в компаниях, где часть команды работает удаленно. Суть — наглядная визуализация управления проектом. Есть доска с карточками, а каждая карточка — это задача. Все участники процесса видят, как идет процесс, а проджект-менеджер отслеживает, кто из сотрудников загружен, а кому можно дать новые задачи.

эффективность управления проектами
Moo.Team хорошо подходит для работы по методике Kanban

Минус этой методики управления проектами в том, что она больше ориентирована на планирование и мониторинг текущих задач, чем на построение долгосрочных целей.

Как оценить эффективность управления

Оценка эффективности — важный этап в улучшении системы управления проектами. Она позволяет контролировать процесс выполнения задач и оперативно вносить коррективы. Критерии оценки носят качественный и количественный характер.

Качественная оценка фокусируется на следующих аспектах:

четкая регламентация процессов и наличие всех необходимых для этого документов;
продуманная система мотивации и отлаженная коммуникация между членами команды;
автоматизация процессов и наличие простой и понятной системы управления проектами.

Количественная оценка подразумевает анализ метрик, важных для конкретного бизнеса. Если проект — рекламная кампания, то при оценке эффективности важно учитывать не только конверсию, кликабельность или CPC, но и ROI, ROMI и ROAS.

ROI оценивает уровень доходности и убыточности. Прибыль делят на расходы, причем нужно учитывать не только траты на запуск кампании, но и на зарплатный фонд, аренду офиса, закупку софта.

ROMI показывает, насколько эффективны инвестиции в маркетинг. Для вычисления ROMI из дохода от рекламы вычитают затраты на рекламу. Полученную цифру делят на расходы на рекламу, а потом умножают на 100%. Эта метрика помогает рассчитать маркетинговый бюджет и спланировать стратегию, исходя из показателей эффективности разных каналов рекламы.

ROAS рассчитывает рентабельность инвестиций в рекламу. Например, если подключены несколько каналов, то важно оценить, какую прибыль приносит каждый из каналов, и отказаться от неэффективных каналов. Формула несложная: выручка делится на рекламные расходы.

Для комплексной оценки всей системы нужно суммировать качественные и количественные показатели — это дает более полное представление об эффективности системы.

Способы повышения эффективности управления проектами

Ни одна из методик управления проектами несовершенна и не гарантирует желаемого результата. Существуют несколько способов повышения эффективности менеджмента проектов:

Технические инструменты. Даже самый талантливый управленец, не сможет контролировать процесс и добиваться желаемых показателей, если в компании нет современных систем автоматизации. Устаревшие софт и CRM-системы будут тормозить работу сотрудников и влиять на результаты.

Moo.Team автоматизирует рутинные задачи и повывает эффективность управления проектом. Задачи фиксируют на канбан-доске, тайм-трекер отслеживает, сколько времени потрачено на работу, а наглядная статистика помогает анализировать работу команды.

Повышение прозрачности. Не только руководитель, но и члены команды должны видеть ход проекта и результаты по каждому этапу — прозрачность повышает мотивацию сотрудников, помогает отслеживать потенциальные проблемы и предупреждать их.
Налаженная коммуникация. Сложно представить современную компанию без чата для сотрудников.
Мониторинг. Даже гибкие методики Agile и Scrum подразумевают регулярную проверку работы сотрудников. Мониторинг сроков, бюджетных рамок и оперативная реакция на проблемы повышают вероятность получить запланированные результаты.

Памятка — главное про оценку эффективности системы управления проектами

Система управления проектами упорядочивает работу компании и помогает запускать проекты вовремя.
Система проектного менеджмента состоит из нескольких этапов: определение концепции, планирование, разработка, реализация, тестирование и финал.
Этапы системы управления выстраивают на основе методологии. Основные методики: Watefall, Agile, Scrum, Kanban и гибридная модель.
Эффективность управления проектами оценивают по качественным и по количественным показателям.
Повысить эффективность можно за счет современного софта, отлаженной рабочей коммуникации, оперативной реакции на возникающие проблемы.