5 главных преимуществ Kanban-досок в управлении проектами
Предприниматели знают, что успех любого проекта зависит от слаженной работы сотрудников. Если команда теряет время на лишние встречи и согласования, а рабочий процесс похож на хаос из бесконечного потока задач — обратите внимание на методологию ведения проектов канбан. В статье рассмотрим преимущества и недостатки kanban, кому подходит эта методика и в чем ее отличие от scrum и waterfall.
Преимущества kanban
Канбан — это универсальная методология управления проектами. Ее используют в IT, digital, продажах и даже для ведения личных дел. Метод сочетает простоту и эффективность. Вот 5 основных причин, из-за которых его выбирают маленькие и большие компании.
Визуализация рабочего процесса
Основные преимущества использования канбан — визуализация всех процессов и полная прозрачность этапов работ.
Суть метода — в разделении проектов на этапы и маленькие задачи. Все они отображаются на специальной доске. В верхней строке прописаны этапы работ, а ниже находятся соответствующие им колонки. В колонках крепятся карточки с задачами. В каждой карточке описаны детали: кто сейчас работает над задачей, что делает, когда закончит и другая информация.
Пример визуализации на канбан-доске
Концентрация на главных задачах
В методике устанавливают лимиты для этапов работ и сотрудников. Пока текущие задачи не завершены — нельзя брать новые. Благодаря этому канбан помогает командам сосредоточиться только на важных задачах. Это снижает многозадачность, повышает концентрацию, а значит — качество.
Гибкость и адаптивность
Канбан хорошо подходит компаниям с часто меняющимися приоритетами и задачами. В отличие от методологии Scrum, здесь можно быстро вносить любые изменения в рабочий процесс.
IT-компания получила срочный и очень крупный заказ. Чтобы вовремя его закончить, нужно быстро приступать к работе: нанять дополнительных разработчиков, провести собрание, составить план работ. В организации используют метод канбан, а потому руководитель создает карточки задач для разных отделов и помечает их красным. Это сигнал, что задачи очень срочные. Сотрудники видят цвет карточки и незамедлительно приступают к работе.
Если нужно, добавляйте новые задачи, этапы или убирайте лишнее.
Прозрачность и ответственность
Для эффективной работы по методологии канбан, доска должна быть доступна для всех членов команды. Чтобы узнать, на каком этапе находится проект или конкретная задача — нужно просто посмотреть на доску. Так руководители оценивают, будет ли проект завершен в срок, на каком из этапов возникла проблема. Сотрудники видят свой вклад в проект и как они связаны с коллегами.
Чтобы увеличить вовлеченность сотрудников, добавьте в канбан-доску элементы геймификации: уровни, вознаграждения, особые статусы, баллы. Например, за каждую выполненную задачу, в зависимости от сложности, сотруднику начисляются баллы. Он может их потратить на покупку вещей с логотипом компании и даже взять себе дополнительный выходной.
Улучшение качества и производительности
Один из основных принципов канбан-метода — постоянное улучшение рабочих процессов. Во многих программах для ведения канбан-досок есть встроенная аналитика.
SEO-агентство «ТОП-ТОП», использует канбан-доски для ведения проектов. Раз в месяц руководитель анализирует работу команды — смотрит на график рабочего времени и видит, что SEO-специалисты стали тратить больше времени на изучение новых проектов, погружение в их специфику и особенности.
Разобравшись в ситуации, команда поняла, что во время встречи с клиентами нужно задавать больше вопросов. Это поможет составить более точное ТЗ для SEO-специалистов, снизить количество времени, которое они тратят на погружение в проекты. Через месяц руководитель снова смотрит на графики. Если решение было правильное, то время на изучение новых проектов уменьшится.
Недостатки Kanban
Преимущества канбан сделали метод популярным, но у него есть и недостаток — нужен высокий уровень самоорганизации сотрудников.
Каждый работник должен быстро реагировать на обновление доски, не забывать делать важные пометки и передавать карточки с задачами на следующий этап. Если хотя бы один член команды забудет про задачу — это замедлит работу над проектом.
Что отличает канбан от других методологий
Самые популярные методологии ведения проектов: kanban, scrum и waterwall. Рассмотрим их основные отличия в таблице.
|
Kanban |
Scrum |
Waterfall |
| Методы |
Доска для визуализации процессов. Снижение объема незавершенных задач. |
Ежедневные встречи команды для обсуждения задач. Работа через систему спринтов. |
Проекты делятся на заранее спланированные этапы. Приступать к следующему можно только после завершения предыдущего. |
| Гибкость |
Полностью гибкая модель, можно вносить изменения в любой момент. |
Менее гибкая, чем канбан. Любые изменения вносятся между спринтами. |
Полное отсутствие гибкости. Все работы выполняются по намеченному плану без изменений. |
| График |
Поток задач постоянный, без строгих границ. |
Используют систему спринтов, в которой задачи планируются на 1-3 недели. |
Есть четкие этапы, каждому из которых отводят конкретный срок. Например, планирование — 1 неделя, разработка — 6 месяцев. |
| Сфера применения |
Для любой сферы бизнеса, больших и маленьких команд. |
Применяют большие и маленькие команды для разработки ПО в IT-сфере. |
Преимущественно для крупных команд в IT-сфере. |
В статье «Как оценить эффективность системы управления проектами» мы подробно описали особенности каждой методологии.
Памятка — главное про канбан-доски
- Канбан — самая универсальная методика ведения проектов. Она подойдёт всем: IT-копаниям, digital-агентствам, производственным организациям.
- Стартапы, малый и средний бизнес используют канбан как основной инструмент ведения проектов, а крупные компании успешно применяют его в разных отделах: продаж, маркетинга, HR, внутренних коммуникаций.
- Методику можно использовать даже для ведения личных дел, чтобы ничего не забыть и повысить свою продуктивность.
- Если раньше вы использовали другой метод (scrum или waterfall), но вам понравился принцип визуализации в канбан — создайте комбинированную модель. Гибкость методологии подходит для любых экспериментов.
