Как избежать выгорания команды при управлении множеством проектов

Согласно опросам, 80% работников замечают у себя симптомы профессионального выгорания. Этот синдром негативно влияет на здоровье и снижает продуктивность всей команды. Расскажем, чем выгорание отличается от простой усталости, как распознать его на начальной стадии и как провести профилактику выгорания в команде.

Что такое профессиональное выгорание

Профессиональное выгорание — это синдром умственного и эмоционального истощения. Он развивается на фоне хронического стресса на работе, негативно влияет на продуктивность и общее состояние сотрудника.

Симптомы выгорания бывают у работников из любых сфер. А больше всего ему подвержены те, кто работает с людьми: учителя, психологи, менеджеры продаж, врачи и юристы. В зоне риска сотрудники, чья работа связана с высокими умственными нагрузками: программисты, бухгалтеры и инженеры.

Уровни эмоционального выгорания у сотрудников

Психолог Джеррольд Гринберг, который изучает стресс, выделил 5 уровней профессионального выгорания.

Стадия №1 — энтузиазм. Выгорание начинается с любви к своей работе. Сотрудник усердно трудится над проектом, откладывает личные дела, чтобы сделать все идеально и в нужные сроки. Он полон энтузиазма.

Стадия №2 — напряжение. Из-за переработок и переживаний за судьбу проекта у сотрудника накапливается напряжение, ухудшается сон. На этой стадии происходит упадок сил и снижается работоспособность.

Стадия №3 — стресс. Психологическое напряжение замечают окружающие: человек срывается на коллег и близких, впадает в состояние уныния и апатии. Работа ему больше не интересна, сотрудник делает минимум задач. Теперь его цель — не успешно завершить проект, а просто удержаться на рабочем месте, чтобы получать зарплату.

Стадия №4 — кризис. Стресс влияет на физическое состояние: хронические заболевания обостряются, а нервная система переходит в «режим энергосбережения». Человек избегает общения, конфликтует с коллегами, не выполняет даже минимальный список рабочих задач. Еще на этом этапе часто меняется внешность, сотрудник становится неопрятным. Могут появиться вредные привычки, которых раньше не было.

Стадия №5 — депрессия. У сотрудника наступает полное эмоциональное и физическое истощение. Пропадает интерес не только к работе, но и другим сферам жизни. Человек берет больничные, уходит в отпуск или увольняется.

Признаки профессионального выгорания сотрудников

У сотрудников с выгоранием такие симптомы:

• Снижение продуктивности. Нагрузка не меняется, но сотрудник делает работу хуже или не успевает выполнить даже рутинные задачи.
• Отсутствие мотивации. Сотрудник перестает проявлять активность, теряет интерес к работе, а премия или похвала руководства больше его не радуют.
• Апатия. Отсутствие эмоций на плохие или хорошие события — тоже яркий признак выгорания. Сотрудник начинает опаздывать, обедает дольше обычного, не интересуется делами отдела и компании.
• Проблемы со здоровьем. Стресс и эмоциональное истощение приводят к тому, что работник часто берет больничные, отгулы, отпрашивается.
• Избегание коллег. Если сотрудник с самого начала был замкнутым и почти не общался с коллегами — это может быть его нормальным состоянием. Но если раньше он был общительным и инициативным, а теперь сторонится команды — это тоже признак выгорания.
• Раздражительность. Сотрудник становится вспыльчивым, циничным, часто конфликтует с командой и клиентами.
• Появление или возвращение вредных привычек. Пристрастие к алкоголю или сигаретам часто возникает на фоне хронического стресса.

Часть из этих симптомов может появиться у человека без выгорания, из-за простой усталости. А проверить это поможет отпуск — если после отдыха сотрудник полон сил и продолжает работать с былым энтузиазмом, значит ему просто нужно было отдохнуть.

Кто в зоне риска профессионального выгорания

Профессиональному выгоранию подвержены не только те, кто работает с людьми и испытывает высокие умственные нагрузки. В зону риска попадают специалисты, одновременно работающие с разными проектами.

Проектная работа не всегда позволяет увидеть результаты своей деятельности, прочувствовать важность своих задач. А выполнение нескольких проектов одновременно с четкими дедлайнами вызывает ощущение «я ничего не успеваю». Из-за этого появляется страх не успеть выполнить работу, повышается уровень стресса.

Что приводит к профессиональному выгоранию

К выгоранию приводят внутренние и внешние факторы.

К внутренним относят психологические особенности и проблемы сотрудника: низкая самооценка, перфекционизм, неорганизованность, неумение говорить «нет». Такие качества можно изменить только при работе с психологом, а работодатель не способен на них повлиять.

Руководителю, который хочет снизить риск выгорания в своей команде, нужно заострить внимание на внешних факторах:

• Переработки и высокие нагрузки. Выгорание не случится, если сотрудник на один вечер остался в офисе или потратил выходной, чтобы сделать «горящую» задачу. Но когда это становится регулярной практикой — выгорание становится лишь вопросом времени.
• Нет карьерного роста. Например, если новичок работает уже год, набрался опыта, но его задачи не изменились — это тоже ведет к выгоранию.
• Конфликты в коллективе. Даже самая любимая работа может стать ненавистной, если в коллективе происходят ссоры и конфликты. Руководитель должен замечать разногласия и устранять их, чтобы команда работала слаженно.
• Несоразмерность труда и заработной платы. Если задач становится больше, но премии или прибавки к зарплате нет — сотрудник теряет мотивацию и тоже может «выгореть». С этим часто сталкиваются новички.

Как руководителю помочь сотруднику с профессиональным выгоранием

Если заметили признаки выгорания у сотрудника, используйте наш пошаговый план о том, как помочь работнику:

Шаг №1 — Обсудите проблему. Откровенно поговорите с сотрудником. Расскажите, что заметили изменения и хотите разобраться, в чем причина. Возможно, проблемы возникли в личной жизни. Главное, чтобы разговор проходил в комфортной обстановке и не был похож на выговор.

Шаг №2 — Поговорите о работе. Узнайте, что работник думает о задачах и коллективе. Доволен ли зарплатой, условиями труда и графиком работы.

Шаг №3 — Поддержите сотрудника. Дайте понять сотруднику, что вы его поддерживаете и искренне хотите помочь. Расскажите, как его работа важна и какой вклад вносит в успех компании.

Шаг №4 — Предложите помощь. Предложите человеку сходить в отпуск или на время изменить график работы. Например, добавьте один выходной или предложите несколько дней в неделю работать из дома.

Шаг №5 — Пересмотрите нагрузку. Проверьте, что сотруднику хватает времени на выполнение задач. Это особенно важно, когда человек работает над несколькими проектами одновременно. Возможно, нагрузка слишком большая, поэтому специалист испытывает стресс. Вернувшись в такую обстановку даже после отпуска, выгорание наступит снова. Постарайтесь снизить нагрузку, например, передайте часть задач другому работнику.

Чем может помочь система управления проектами

Система управления проектами снижает риск выгорания сотрудников. Она организует рабочий процесс так, чтобы поддерживать их мотивацию, продуктивность и здоровье. Например, система Moo.team помогает:

Создать здоровую рабочую среду. Каждый сотрудник понимает, зачем он делает ту или иную работу, с кем ему предстоит контактировать, к кому обращаться за помощью. Это снижает уровень стресса и делает рабочие процессы прозрачными, а значит — помогает предотвратить выгорание.

Контролировать нагрузку на сотрудников. Удобный календарь и тайм-трекер помогут распределить нагрузку индивидуально и избежать переработок. Например, у вас работает три дизайнера. Первый делает баннер за 2 часа, а второй и третий — за 3 часа. Если давать задачи, ориентируясь на самого продуктивного, то остальные будут постоянно спешить, стрессовать и допускать ошибки. Используя систему, вы сможете ориентироваться на скорость каждого работника.

Регулярно обучать сотрудников. Семинары, курсы и лекции поддерживают интерес к работе. Вы также можете пригласить психолога, чтобы научить сотрудников управлять своим временем, контролировать эмоции, бороться со стрессом.

Заботьтесь о своих сотрудниках, используйте удобные инструменты для организации рабочих процессов и тогда никакое профессиональное выгорание не помешает проекту достичь успеха.