Метод GTD: как это работает

347

4 минут

20.01.25

Поток звонков, встреч и дедлайнов перегружает руководителей и мешает сосредоточиться на главных задачах бизнеса. Схема приоритезации дел Дэвида Аллена эту проблему решает — его методика GTD освобождает голову от лишнего шума и сохраняет ясность ума. Как внедрить этот метод в бизнес-рутину и менеджмент — расскажем в статье.

Что такое метод Getting Things Done (GTD)

Getting Things Done переводится как «доводить дела до конца». Основная идея метода: вынести все задачи из головы, структурировать список дел и управлять им.

Автор метода — бизнес-тренер Дэвид Аллен. В книге «Как привести дела в порядок» он рассказывает о том, что большой объем задач в голове создает хаос, тревогу и беспокойство, из-за чего люди чувствуют себя обессиленными, еще не приступив к делам.

Из-за этого часть дел мы не доводим до конца — на это просто не остается сил. Поэтому бизнес-тренер предлагает выписывать входящие задачи, а затем распределять их по группам.

У предпринимателей, руководителей и управляющих список дел и сфер внимания больше, чем у рядовых сотрудников. Им нужно не только выполнять свои задачи, но и контролировать рабочий процесс подчиненных, отвечать за работу отдела или компании в целом. Система GTD — простой способ распределить задачи и не упустить важные вещи. А еще это одна из популярных методик тайм-менеджмента.

Как работать по методике GTD

Техника GTD не ограничивается распределением дел по папкам. Это точная система, которая помогает найти свою папку для каждой задачи. В основе методики — дерево решений. Сформируйте общий список дел и задайте к каждому их них такие вопросы:

1. Эта задача требует ваших действий? Если нет, переносим ее в корзину или архив. Если да, переходим к следующему пункту.
2. Можно ли решить задачу здесь и сейчас? Если нет, переносим ее в папку «В работе». Если да, переходим к следующему пункту.
3. Можно ли делегировать задачу кому-либо? Если да, переносим ее в папку «Делегировать». Если нет, переходим к следующему пункту.
4. У задачи есть дедлайн? Если да, ставим соответствующую пометку в календаре. Если нет, выполняем в порядке очередности.

По этому дереву решений нужно «прогнать» все задачи из папки «входящие» и все новые задачи. Вот, как выглядит эта система.

Таким образом, как только дело появляется в вашей голове, система определяет для нее свою «папку». При этом оказывается, что большую часть дел можно удалить или делегировать без неприятных последствий.

Как применить метод GTD при работе в системе управления проектами

Превратите каждую группу задач метода GTD в самостоятельный раздел в системе управления проектами. У вас получится канбан-доска, внутри которой которой вы будете перемещать задачи. Подробнее про канбан-системы читайте в статье «5 главных преимуществ Kanban-досок в управлении проектами».

Раздел «входящие». В нем будут находиться все новые и неразобранные дела. Как только увидели «колокольчик» с новой задачей, переместите его в раздел до того момента, как приступите к сортировке.

Раздел «делегировать». В этом разделе будут храниться задачи, которым не получилось сразу найти исполнителя. Например, ваш дизайнер ушел в отпуск и нужно зафиксировать задание, чтобы оно не затерялось в общем списке. Руководители могут переименовать этот раздел и оставить там задачи, которые не требуют вмешательства, а только наблюдения. В таком случае оставьте для раздела название «наблюдаю».

Раздел «в работе». Здесь находятся задачи, над которыми вы работаете непосредственно сейчас. Например, дизайнер может в течение дня параллельно создавать макет для листовки и искать референсы для нового каталога, а руководитель отдела продаж обучать новых сотрудников и вносить поправки в имеющиеся скрипты.

«Архив». Сюда попадут задачи, которые нужно сделать «когда-нибудь». У них нет четкого делайна, но они важны для работы компании. К примеру, разработка нового корпоративного стиля или создание базы знаний для внутреннего использования сотрудниками компании.

Преимущества и недостатки методики Дэвида Аллена

Метод Getting Things Done — универсальный. Это система мышления, и если освоите ее на работе, порядок будет и в личных делах тоже. Вот, какие еще преимущества есть у метода:

• Ментальная разрузка и снижение стресса. Когда вы переносите дела из головы в систему, освобождается место для творческих и стратегических задач.
• Четкая организация дел. Вы сосредотачивайтесь на важном — это помогает избежать отвлекающих факторов.
• Грамотное планирование. GTD помогает создавать структурированные планы и достигать долгосрочных целей.

Но технология требует времени на внедрение и адаптацию: нужно будет настроить приложения, фильтры рабочей почты, CRM-систему, обсудить детали с подчиненными и сотрудниками. Есть у методики и другие недостатки:

• Нужна дисциплина. Нет смысла выстраивать систему, если руководитель и подчиненные не придерживаются установленных правил.
• Метод не снижает количество задач и не помогает выполнять их быстрее. Он лишь помогает расставить приоритеты.
• В масштабах компании могут требоваться дополнительные инструменты. Например, приложения или таск-трекеры.

Ошибки при работе с Getting Things Done

Если вы слышали от коллег или знакомых, что «методология гтд» неэффективна, скорее всего, они пользовались системой неправильно:

Не вносили во «входящие» все задачи. Как итог, эти задачи оставались у них в голове и переносили фокус на себя. Обычно так происходит с мелкими делами, которые не забирают много энергии на первый взгляд.

Усложнили систему. Чем меньше папок, тем легче в них ориентироваться. Сложные системы могут привлекать максимальной упорядоченностью элементов, но занимают много времени, чем и мешают планированию.

Не интегрировали в систему коллег и подчиненных. Техника getting things done работает эффективнее, если задачи можно делегировать онлайн или обсуждать совместно с коллегами. Поэтому в работе для внедрения метода не обойтись без таск-трекеров, CRM-систем и систем управления проектами.

Не выполняли задачи сразу. Методика предполагает, что часть дел будет выполнена сразу. Нужно согласовать отпуск, ответить на сообщение партнера или внести небольшие правки в проект? Обрабатывайте такие задачи в момент их поступления, а не отправляйте во «входящие» — иначе папка быстро переполнится.

Не указывали сроки задач. Сроки есть у большинства задач, но многие их не прописывают — чтобы не бояться дедлайнов. Это приведет к тому, что дело будет откладываться снова и снова.

Подведем итоги

→ Getting Things Done — это способ освободить голову, структурировать список дел и управлять им. Для этого дела через дерево решений распределяют на 5 групп задач: «входящие», «сделать сейчас», «в работе», «делегировать», «удалить».

→ Чтобы методология приносила пользу, нужно придерживаться правил: вносить во «входящие» все задачи, устанавливать дедлайны, где это возможно, интегрировать в систему коллег и подчиненных, не усложнять структуру.

→ Метод — не панацея от загруженности. Возьмите из предложенного способа самое важное и адаптируйте под свои рабочие задачи.