Фасилитация для бизнеса — как ее применять

Встреча с сотрудниками продуктивнее телефонных разговоров и переписки. Но что делать, если разговор не идет, а участники скучают? Есть решение — освоить технику фасилитации.
Расскажем о ней подробнее: что это такое, для чего нужна, как проводить фасилитацию.

Что такое фасилитация?

Фасилитация (от англ. «facilitate» — способствовать, направлять) — это способ сделать групповую работу эффективнее. Специальные приемы и техники помогают каждому участнику и всей команде лучше взаимодействовать, достигать поставленной цели.

Фасилитация позволяет:

Учитывать разные точки зрения и находить синтезирующие решения.
Создавать атмосферу психологической безопасности, где каждый может свободно высказываться.
Эффективно управлять временем обсуждений и избегать бесконечных споров.
Визуализировать процесс мышления группы через различные.
Быстро выявлять скрытые конфликты и находить пути их разрешения.

Особенно ценна фасилитация при работе между отделами или организациями, где существует риск недопонимания из-за различий в корпоративной культуре.

Цели и задачи фасилитации в бизнесе

Если вы ходили на совещания, то наверняка замечали такие ситуации:

Мало кто участвует активно. Обычно говорят только 2-3 человека.
Разные мнения приводят к спорам. Каждый думает по-своему, обсуждение заходит в тупик. В итоге решение принимает один человек, но оно часто не устраивает остальных.

Фасилитация помогает справиться с обеими проблемами. Во-первых, она вовлекает всех сотрудников в процесс обсуждения, поиска идей — даже тех, кто обычно молчит. Во-вторых, фасилитатор руководит встречей: направляет разговор, не даёт спорам перерасти в конфликты. Также фасилитацией часто пользуются для разрешения конфликтов в коллективе.

Цель фасилитации — сделать общение в группе эффективным. По итогам встречи команда находит решения, которые помогают справиться с проблемами или двигаться к целям.

Кто такой фасилитатор

Фасилитатор — сотрудник, который выступает посредником между участниками встречи. Его задача — убедиться, что каждый может высказаться, а команда движется к намеченной цели фасилитации.

Фасилитатор выступает в роли нейтрального помощника. Он создает комфортные условия для обсуждения и принятия решений, помогает участникам найти решение через выстроенный диалог и обмен мнениями.

Задача фасилитатора — управлять ходом обсуждения, направлять его, решать конфликты по ходу разговора. Пример — он следит за тем, чтобы каждый активно участвовал в обсуждении. Когда встреча подходит к концу, фасилитатор делает выводы, четко описывает решение и определяет новые задачи.

Фасилитатор может быть как приглашённым специалистом со стороны, так и одним из сотрудников компании. При этом фасилитатор должен сохранять нейтралитет, как психолог в споре. Он не поддерживает чью-либо сторону, не навязывает свое мнение и не командует, а лишь помогает другим вести дискуссию.

Виды фасилитации для командной работы

Фасилитация бывает разных видов:

Онлайн. Применяется для удаленной работы через Zoom, Google Meet или другие платформы. Ее используют в управлении проектами, так как она помогает сделать виртуальные встречи продуктивными.

Офлайн. Фасилитацию применяют при очных встречах и совещаниях. Это могут быть мозговые штурмы, стратегические сессии или командные тренинги.

Графическая. Когда процесс обсуждения сопровождается визуализацией: рисунками, схемами или заметками на доске. В процессе используют и другие фасилитационные техники, но визуализация стоит на первом месте.

Обучающая. Ее принципы применяются на тренингах и образовательных мероприятиях для лучшего усвоения материала.

Выбор типа фасилитации зависит от цели встречи, формата работы и особенностей группы.

Методы и техники фасилитации

Фасилитатор знает, как работает мышление людей на групповых встречах. Чтобы участники оставались сосредоточенными, он применяет разные методы и инструменты фасилитации.

Метод ОРИП

ОРИП — это метод ведения организованной беседы. Аббревиатура расшифровывается через четыре этапа:

Объективный — участники собирают факты и информацию по теме. Это нужно, чтобы все начали разговор на одном уровне, без лишних домыслов.
Рефлекторный этап — участники делятся своими личными впечатлениями, эмоциями и ассоциациями, которые вызывает у них тема обсуждения. Рефлексия помогает участникам лучше понять друг друга, увидеть проблему с разных точек зрения. Она также создает доверительную атмосферу.
Интерпретативный этап — группа размышляет, насколько важна проблема обсуждения, каких результатов хочется достичь и почему.
Принимающий решения этап — участники решают, что нужно сделать для достижения поставленной цели. Они распределяют задачи, договариваются о сроках.

Метод ОРИП особенно полезен, когда нужно не просто поговорить, а прийти к конкретным выводам.

Мозговой штурм

Мозговой штурм — это способ быстро найти решение. За отведенное время сотрудники записывают все пришедшие в голову идеи, даже те, что кажутся странными. После этого команда вместе выбирает лучшие идеи, дорабатывает их.

Сослагательное наклонение

Еще один метод поиска решений — предложить сотрудникам поделиться мыслями, начиная их со слов: «Если бы только было…, мы смогли бы справиться» или «Если бы нам дали…, мы бы преодолели трудности».

Мета-планирование

Это способ за одну фасилитацию собрать идеи всех участников.

Вот как это делается:

Каждый записывает свою мысль или предложение по теме обсуждения на листочке или стикере.
Все записи собирают вместе и выкладывают так, чтобы все их видели.
Группа вместе смотрит на собранные идеи, обсуждает их и выбирает варианты.
На основе этих идей принимают общее решение.

Этот метод помогает каждому высказаться, сделать обсуждение более организованным, а фасилитацию продуктивной.

Разделение на мини-команды

Техника, при которой участников встречи делят на группы по 2-3 человека. Всем группам задают одинаковый вопрос и отводят время на обсуждение, например, 10 минут. Когда время истекло, все группы по очереди рассказывают к каким выводам они пришли.

Когда нужна фасилитация

Фасилитация полезна в следующих случаях:

Нужно решить одну из типичных проблем: низкая вовлеченность сотрудников или конфликты интересов.
Надо придумать много идей для проекта или задачи.
Нужно быстро принять решение.
Команда переходит на Agile, требуется проводить регулярные встречи.
Хочется наладить взаимодействие между сотрудниками.
В компании грядут большие изменения, и важно, чтобы все были на одной волне.

Фасилитацию не проводят, если:

Решение очевидно, обсуждение его не изменит.
Участники не разбираются в теме настолько, чтобы что-то решать или предлагать.

Почему обычные совещания не работают

Представьте типичное совещание на несколько часов. Вы легко узнаете такую ситуацию:

Руководитель рассказывает о ситуации, высказывает свое мнение, обращается в команде.
Два-три активных сотрудника громко и эмоционально продвигают свои идеи.
Мало активные коллеги пытаются высказать свое мнение, но их постоянно перебивают или просто не прислушиваются к ним.
Остальные просто сидят молча, надеясь, что встреча быстро закончится.

В итоге: время на совещании затрачено, но вопросы не решены.

Почему это происходит?

Сотрудники сомневаются, что их услышат. Многие участники заранее знают, что их идеи не повлияют на окончательное решение. Кто-то боится критики или давления со стороны руководства, кто-то просто не хочет проявить себя.
Неправильная организация встречи. Часто у совещаний нет четкой структуры: не прописан план, не подготовлены вопросы, цели. В результате все тратят часы на беспорядочные обсуждения, а проект остается в том же состоянии.
Неспособность слушать друг друга. Когда на одной встрече собираются представители разных отделов (например, разработчики, аналитики, контент-менеджеры), каждый стремится доказать свою правоту. Некоторые даже отказываются слушать аргументы коллег. Это приводит к конфликтам, напряженной атмосфере после совещания.

Техники фасилитации помогают справиться с этой ситуацией. Они создают среду, где все чувствуют себя услышанными, учат команду взаимодействовать и приводят обсуждение к конкретным итогам. Обсуждение с фасилитацией и применением ее инструментов ускоряет процесс принятия решений и делает работу слаженной.

Как правильно организовать фасилитацию для групповой работы

Если вы пригласили фасилитатора, просто следуйте указаниям. Чтобы выбрать специалиста:

Узнайте, какие техники фисилитации он применяет в работе. Профессионал должен применять разные подходы, в зависимости от поставленных задач, атмосферы в коллективе.
Попросите рассказать истории успеха из его опыта, применяемых в работе технологиях.

Если вы сами организовываете фасилитацию с командой, учтите:

В группе должно быть от 3 до 20 участников. Если людей будет больше, то встреча станет затянутой. Участники устанут, а эффективность снизиться.
Время сессии зависит от количества участников: обычно она длится от 2 до 4 часов. Главное — обеспечить каждому возможность высказаться.
Подготовьте четкий план обсуждения, чтобы сессия не затягивалась и вы точно обсудили все вопросы. Зная, из каких этапов состоит фасилитация, вы ничего не забудете.

Подведем итоги — что нужно знать про фасилитацию

Фасилитация помогает команде работать лучше. Она делает обсуждения эффективными и помогает решать задачи.

Фасилитацию можно адаптировать под любые задачи и цели.

Фасилитацию можно использовать как на очных, так и на онлайн-встречах.

Фасилитатор — это посредник на встрече. Его задача — управлять дискуссией, сохранять нейтралитет и помогать команде двигаться к цели, подводить итоги.

На фасилитации используют разные техники: ОРИП, мозговой штурм, мета-планирование, работа в мини-группах.

Фасилитацию проводят, если нужно быстро решить проблему или придумать идеи, команда переходит на Agile или в коллективе есть направление.

Фасилитацию не проводят, если решение очевидно или участники не разбираются в теме.

Простые совещания часто не работают, потому что люди боятся говорить, перебивают друг друга или просто скучают. Фасилитация помогает сделать встречи полезными.