Как работают BI-системы и зачем они нужны

Анна Жлудова

502

6 минут

17.04.25

Чтобы не тратить десятки часов на сбор, обработку и анализ информации, компании используют BI-системы. В статье рассказали, как они работают, для чего нужны, как выбирать и внедрять BI-инструменты в бизнес.

Что такое BI-системы

Руководителям для принятия правильных решений нужны данные. Чем больше — тем лучше.

BI-системы — это программы, которые собирают и обрабатывают информацию, а потом представляют ее в виде наглядных отчетов. Это графики, таблицы, дашборды и прогнозы.

Когда информация о работе компании собрана в одном месте и структурирована, принимать решения проще. Особенно нужны BI-системы компаниям, которые работают с большими объемами данных и стремятся к data-driven подходу в управлении. Data-driven подход — это когда решения принимают на основе данных, а не полагаясь на интуицию.

Пример. Сеть кофеен анализирует продажи с каждой точки с помощью BI-аналитики. Наступил момент сезонного обновления ассортимента. Из отчетов видно, что в кофе-поинте рядом с университетом по продажам лидирует латте, а в точке рядом с бизнес-центром — американо. Так руководители скорректируют ассортимент под запросы аудитории в каждой локации.

Как работает Business Intelligence

Business Intelligence переводится как бизнес-аналитика. Алгоритмы анализируют информацию в три этапа:

Собирают данные. Из таблиц, программ для работы с клиентами (CRM), баз данных, таск-трекеров. Например, сеть кофеен будет собирать информацию из POS-систем о продажах и таблиц с данными об остатках товаров, закупках и расходе ингредиентов.
Делают информацию понятной. BI-система приводит ее к одному общему формату, с которым удобно работать: для сети кофеен она сопоставляет данные о продажах с данными о клиентах и остатками на складе, устраняет дубликаты и ошибки и приводит информацию к единому формату для анализа.
Визуализируют выводы. Алгоритмы превращают информацию в наглядные и понятные картинки — дашборды, отчеты, графики и диаграммы. Для сети кофеен она ищет скрытые закономерности: к примеру, выявляет, какие напитки чаще всего покупают вместе с определенными десертами.

Процесс анализа называется ETL — это аббревиатура терминов «extract», «transform», «load». В переводе — извлекать, преобразовывать и загружать.

Зачем нужны BI-системы

Нужна BI-система для того, чтобы упростить работу с большими объемами информации. Она собирает информацию из разных источников, превращают ее в понятные отчеты и графики, чтобы каждый сотрудник мог использовать данные, которые важны для его работы.

Вот какие специалисты используют BI-системы↓

Маркетологи. Они следят за рекламными кампаниями, анализируют продажи и выясняют, какие каналы привлекают больше клиентов. BI-аналитика наглядно показывает результаты рекламных кампаний: сколько денег потрачено, сколько клиентов пришло, какой продукт популярнее. Например, если реклама в VK дает больше продаж, чем в Дзен, маркетолог поймет, куда лучше вложить бюджет.

Руководители. BI-системы показывают руководителям KPI бизнеса: выручку, прибыль, расходы, прогнозы на будущее. Если что-то идет не так, руководитель увидит проблему. Например, отчет покажет, что выручка в центре города выросла на 15%, а на окраине — упала на 20%.

Аналитики. Программы обрабатывают большие объемы информации, которые пришлось бы собирать и сводить вручную. Аналитик данных делает выводы и понимает: на какой товар и когда растет спрос.

SMM-менеджеры и таргетологи. Они занимаются интернет-рекламой и социальными сетями и помощью BI-систем следят за статистикой в рекламных платформах, не переключаясь между ними. Например, так они сравнивают результаты рекламных кампаний, стратегий, креативов, и вовремя вносят корректировки.

Как выбрать аналитическую систему BI

Вот несколько рекомендаций↓

Подумайте, какие задачи будет решать BI аналитика в вашем бизнесе. Напишите список и укажите, какие данные нужно анализировать. Например, IT-аутсорсинговая компания отслеживает количество обращений клиентов, анализирует загрузку работников и результаты решения инцидентов. Информацию получают из Jira Service Desk, CRM и программ мониторинга Zabbix.

Выберите функционал. Небольшим компаниям не нужна мощная BI система. Достаточно той, которая строит базовые отчеты. Ещё стоит учитывать особенности конкретного бизнеса — маркетинговому агентству и заводу–производителю холодильников нужны разные аналитические инструменты.

Проверьте совместимость. BI-аналитика должна подключаться к сервисам сбора информации: это базы данных, облачные сервисы, CRM. Например, одна и та же программа может поддерживать данные Яндекс Таблиц и не поддерживать таблицы Google.

Учтите планы на масштабирование. Убедитесь, что BI-системы смогут расти вместе с бизнесом. Например, если через полгода вы планируете увеличить число сотрудников, проверьте, что вы не превысите лимит пользователей программы.

Обратите внимание на поддержку и обучение. Иногда разработчики предлагают клиентам видеоуроки, вебинары или возможность проконсультироваться с техподдержкой. Подключение таких сложных программ непростой и небыстрый процесс. Он будет еще сложнее, если вам никто не станет помогать.

Этапы внедрения системы бизнес-аналитики BI

Внедряйте BI-системы поэтапно. В зависимости от размера бизнеса и бюджета процесс будет отличаться, но базовые шаги будут одинаковые.

Вот этапы внедрения↓

Выберите подходящую программу. Как ее выбирать, написали выше. Определите, какая BI-отчетность вам нужна, кто будет пользоваться данными, какие программы вы будете интегрировать.

Пример. Сеть коворкингов для фрилансеров выбирает программу для анализа загрузки рабочих мест, эффективности маркетинга и расходов. Пользователи: управляющий, маркетолог, финансист. Нужна интеграция CRM, Яндекс Метриками, терминалами и Google календарем.

Настройте интеграцию. Доверьте эту задачу разработчикам со стороны ПО. Они подключат источники данных и настроят интерфейсы для пользователей: например, для аналитиков и маркетологов нужны разные инструменты. поэтому интефейс будет отличаться. Если кому-то нужен доступ к отчетам через мобильное приложение, это тоже нужно предусмотреть.

Пример. Разработчики настроили интерфейс для работников Freelance Space:

управляющему сделали интерфейс с общей статистикой;
маркетологу — дашборд с отчетами по рекламе;
аналитику — дашборд с финансовыми отчетами.

Дополнительно добавили мобильный доступ для мгновенного контроля загруженности локаций.

Проверьте работу и обучите сотрудников. Протестируйте систему: проверьте, правильно ли строятся отчеты, корректны ли показатели и понятна ли визуализация. Для тестирования привлеките сотрудников. После тестов проведите обучение для команды: напишите инструкции и запишите видеообзор.

Пример. Команда Freelance Space провела тестирование: проверила точность данных о посещаемости, убедилась в корректности финансовых показателей, создала видеоинструкцию для сотрудников и оставили FAQ по работе с BI-аналитикой.

Памятка

BI-системы — это программы, которые собирают информацию из разных источников, превращают ее в понятные графики и отчеты. Такие программы нужны маркетологам — для анализа рекламы, руководителям — для контроля KPI, аналитикам — для обработки больших объемов информации.
В бизнес BI-решения встраиваются для анализа текущей ситуации и прогнозирования будущих тенденций.
Определите задачи, которые хотите решать с помощью программы. Затем проверьте совместимость с инструментами и убедитесь, что она подойдет для будущего роста компании.
Внедряйте программу поэтапно: выберите и настройте систему, протестируйте работу и обучите сотрудников.
Сбор данных через BI-системы в России в 2025 году происходит с помощью Yandex DataLens, Proceset, Visiology, Roistat и Форсайт.

Главный редактор:

Михаил Струняшев

Иллюстратор:

Ильнар Карим

Автор: