Аналоги Notion: ТОП-11 сервисов для тех, кто ищет замену в 2025

Анна Жлудова

9

9 минут

30.07.25

Рассказываем, чем можно заменить Notion и как быстро перенести данные из потерянного для России сервиса.

Что такое Notion и почему ищут альтернативы

Это программа для организации рабочего пространства и управления проектами: коммерческими и личными. В сервисе можно создавать заметки, задачи, статьи, вести календарь и личный дневник. Есть и другие функции:
совместный доступ;

• интеграция с другими сервисами, включая Google;
• формулы и расчеты, как в Excel;
• базовое редактирование текстового контента — шрифт, маркированные и нумерованные списки, цитаты, разделители;
• возможность представить модули задач в разных вариантах — например, списком или на канбан-доске.

9 сентября 2024 года Notion ушел из России и стал блокировать все российские аккаунты. Все, кто пользовались программой годами, теперь вынуждены искать похожий сервис или полный аналог.

Что выбрать вместо Notion

Сервис предлагает инструменты именно под ваши задачи. Модули внутри тоже можно настраивать под себя. Как сказал Иван Чжао, сооснователь Notion: «Продуктивность — это не про дисциплину, это про свободу создавать свои правила».

При регистрации платформа предлагает выбрать тип задач и на основе этого предлагает инструменты

При выборе аналога придерживайтесь похожей системы выбора — отталкивайтесь от целей, которые вы планируете решать. Например, для хранения информации нужна функция редактирования и совместного доступа, а для управления проектами — интеграция с сервисами и формулы.

Еще ориентируйтесь на стоимость и язык интерфейса сервиса. Не во всех программах есть бесплатные версии, а зарубежные аналоги будут на только на английском языке.

Российские аналоги Notion

Mooteam

Это российский таск-менеджер, информационная база, программа для учета рабочего времени и простой сервис для управления командой. Редактор статей, канбан-доска для задач, отчеты, учет сотрудников и контрагентов собраны в одном месте, есть встроенное хранилище информации. Облачная версия адаптируется под мобильный формат — в программе можно работать с ПК и с обычного смартфона.

Для работы с проектами в Mooteam есть настройка приоритетов, шаблоны, фильтрация, таймер учета времени, история изменений. Сотрудников можно приглашать прямо из сервиса и группировать по отделам.

Для работы с базами знаний в Mooteam есть визуально простой редактор, категории и теги, которые можно добавлять к записям и статьям, а также лента обновлений. Система настройки разрешений поможет опубликовать новость по продукту только тем людям или отделам, которых это касается. Эта функция хорошо подходит для удаленных кросс-функциональных команд.

Читайте также: Кросс‑функциональная команда — что это такое и как ей управлять

Интерфейс редактора Mooteam

Для работы с клиентами в Mooteam есть специальная картотека, в которая хранит всю важную информацию о покупателях или контрагентах.

Для работы с клиентами в Mooteam есть специальные «карточки»

Особенности программы — учет рабочего времени, возможность настраивать разрешения для членов команды и работать с клиентами. Бесплатный тариф позволяет подключать до 3 пользователей к программе и вести до 2 проектов.

Для чего подходит: ведение базы знаний, обучение.

Какие инструменты Notion есть внутри Mooteam:

• Записки
• Таблицы
• Календарь
• Теги
• Редактирование текста
• Перелинковка одних материалов с другими
• Настройка доступов
• Учет рабочего времени

Kaiten

Чаще всего Kaiten используют для управления командами и проектами. В основе — канбан-доска. Задачи представлены в виде карточек на досках, которые разделены на этапы – например, «В планах», «В работе», «Готово». Так вы видите уже выполненные дела и те, что еще в работе. Создавайте новые задачи и вносите в них изменения, назначайте ответственных, ставьте дедлайны и расставляйте приоритеты.

Пример визуализации задач в Kaiten. Источник: https://kaiten.ru

Особенность системы — в простой отчетности о вашей командной работе. Например, вы можете получить информацию о производительности сотрудников в целом или увидеть, насколько загружен конкретный работник. Есть бесплатный тариф, а если нужно вести неограниченное количество проектов на одном пространстве, нужно будет заплатить — от 420 рублей в месяц.

Какие инструменты Notion есть внутри Kaiten:

• Заметки
• Календарь
• Настройка доступов
• Установка дедлайнов
• Теги

Для чего подходит: управление командами.

Читайте также: Что такое ИСУП — информационная система управления проектами

Yandex Wiki

Еще один альтернативный Notion российский сервис поможет создать хранилище информации для бизнеса. Акцент сделан на работе с информацией: есть редактор с базовыми возможностями, к каждой записке или статье можно добавлять изображения, файлы, обычные и динамические таблицы.

Еще к каждой странице настраиваются разрешения на просмотр, а вся история изменений сохраняется.

Интерфейс для редактирования текста в Яндекс Wiki. Источник: https://wiki.yandex.ru

Какие инструменты Notion есть внутри Яндекс Wiki:

• Заметки
• Настройка доступов
• Редактирование текста
• Перелинковка одних материалов с другими

Для чего подходит: ведение базы знаний, обучение.

Заметки Mail

Это доступный сервис для использования текстовых заметок. Функционал в нем шире, чем в обычном приложении в смартфоне, но уже, чем в Notion.

Инструменты сервиса — базовый редактор, шаблоны, совместный доступ к материалам с другими пользователями, интеграция с календарем. В систему встроена ИИ — прямо в приложении можно сгенерировать текст или написать пост.

Интерфейс редактора Заметки Mail

Какие инструменты Notion есть внутри Заметок Mail:

• Записки
• Настройка доступов
• Редактирование текста
• ИИ-ассистент
• Теги

Для чего подходит: ведение базы знаний, личные записи.

Yonote

Аналог Notion в России с интерфейсом, близким к оригиналу. Есть возможности для создания базы знаний и управления командой.

Используйте для отслеживания задач канбан-доски, работайте с таблицами и планируйте дела в календарях. Добавляйте теги и приоритеты. В виртуальном пространстве можно проводить совместные брейнштормы.

Создавайте статьи, загружайте документы, редактируйте их вместе с коллегами, чтобы структурировать всю важную информацию о бизнесе. Управляйте разрешениями на чтение или запись статей, создавайте публичные ссылки.

Редактор заметок Yonote

Какие инструменты Notion есть внутри Yonote:

• Записки
• Теги
• Редактирование текста
• Настройка доступов

Для чего подходит: ведение базы знаний, управление командой.

Teamly

Это командное рабочее пространство для управление информацией в компании. Два главных достоинства системы: продвинутый текстовый редактор и удобная организация данных.

Удобный текстовый редактор позволяет создавать документы, настраивать заголовки разных уровней, чтобы структурировать информацию, добавлять программный код и хранить историю изменений. Есть базовые шаблоны для документов, корпоративная новостная лента, теги для разметки статей, группировка информации по отделам, проектам или темам.

Используйте для поиска по запросу ИИ-ассистента, настраивайте разрешения и смотрите за тем, какие документы чаще просматриваются, кто их читает и как долго.

Какие инструменты Notion есть внутри Teamly:

• Заметки
• Редактирование текста
• Перелинковка одних материалов с другими
• ИИ-ассистент

Для чего подходит: ведение базы знаний, обучение.

Strive

Аналогичный Notion российский сервис предлагает организовать дела в удобные канбан-доски: назначайте исполнителей, ставьте дедлайны, обсуждайте рабочие моменты в чате и управляйте правами доступа к документам для всей команды. Временная шкала поможет вам видеть общую картину, есть архив для долгосрочного хранения информации, ярлыки, чек-листы и таймер.

Храните документацию и знания вашей компании в одном месте, создавайте публичные документы, проводите тесты по регламентам. Если нужно — документы можно распечатать прямо из системы.

Если у вас в команде до 10 человек, вы можете пользоваться Strive бесплатно, а для больших команд предусмотрены платные тарифы.

Интерфейс Strive

Какие инструменты Notion есть внутри Strive:

• Записки
• Задачи
• Таблицы
• Редактирование текста
• Учет времени
• Теги
• Настройка доступов

Для чего подходит: ведение базы знаний, управление командой.

Международные аналоги Notion

Аналоги Notion на международном рынке представлены еще более широко. Но есть минусы — чаще всего они на английском языке или работают с VPN.

Obsidian

Obsidian — это приложение для работы с текстовыми записками. В нем есть базовые шаблоны документов. Записи можно связывать между собой тегами — это удобно для построения майндмэпов и быстрого перехода между документами.
Еще в Obsidian можно устанавливать плагины с дополнительными функциями — календарь, переводчик, диктофон и другие.

Какие инструменты Notion есть внутри Obsidian:

• Заметки
• Таблицы
• Календарь
• Редактирование текста
• Перелинковка одних материалов с другими

Для чего подходит: ведение базы знаний, обучение.

Milanote

Это цифровая доска для совместной работы над проектами, где можно собирать идеи, статьи, документами. Здесь все управляется простым перетаскиванием, что делает работу интуитивно понятной. Перетаскивайте изображения, видео, ссылки и даже целые фреймы прямо на доску — Milanote поддерживает все форматы документов: JPG, PDF, Word, Excel и многие другие. А если нужен быстрый набросок, в Milanote есть рисовалка.

Специальные шаблоны помогут быстро организовать пространство под ваши задачи. Редактируйте их сами или приглашайте команду для совместной работы над проектами.

Выбирайте шаблоны в Milanote

Какие инструменты Notion есть внутри Milanote:

• Записки
• Настройка доступов
• Редактирование текста
• Теги

Для чего подходит: управление проектами и командой.

Craft

Хороший аналог ушедшего сервиса для организации менеджеров и командной работы Есть готовые шаблоны для протоколов встреч, бизнес-планов или расчетов бюджета. А еще вы можете создавать свои шаблоны на основе уже сделанных записей. Проекты можно организовать в рабочие пространства и выделять их темами, чтобы не запутаться.

В контент можно встроить код, картинки, документы или ссылки — наберите символ «/», и Craft.do предложит вам варианты. Система позволяет настраивать разрешения и уведомления, вести записи в календаре, группировать информацию в папки и доски, использовать AI для создания текста.

Какие инструменты Notion есть внутри Craft:

• Заметки
• Редактирование текста
• ИИ-ассистент

Для чего подходит: ведение базы знаний, управление проектами.

App Flowy

В Appflow можно создавать записи, управлять делами и вести базы документов. Для управления проектами создавайте задачи, устанавливайте сроки и отслеживайте этапы исполнения на канбан-доске.

В App Flowy можно управлять задачами с помощью канбан-досок. Источник: https://appflowy.com

Для создания баз данных или личных записей есть формат заметок. Внутри заметок создавайте полноценные статьи, настраивайте заголовки H1, H2, и H3 темы, шрифты, стили страниц, добавляйте фото и ссылки на внешние ресурсы.

Объединяйте статьи или записи по темам.

В App Flowy можно сгруппировать записи по темам для базы знаний. Источник: https://appflowy.com

Особенность системы — открытый код, в который можно вносить изменения по своему усмотрению. Программу можно установить на ПК, смартфон или использовать облачную версию.

Код App Flowy. Источник: https://appflowy.com

Какие инструменты Notion есть внутри App Flowy:

• Записки
• Таблицы
• Календарь
• Редактирование текста
• Перелинковка одних материалов с другими
• Интеграция с другими сервисами
• ИИ-ассистент

Для чего подходит: управление проектами, ведение базы знаний

Пошаговая инструкция по миграции из Notion

Большинство российских аккаунтов платформа уже заблокировала и ограничила доступ к данным. Если доступа к аккаунту уже нет, то скачать ничего не получится.
Если же вы успели перенести данные на новый, не российский аккаунт, но решили перейти на аналоги из-за сбоев VPN и риска блокировки, держите инструкцию по «переезду».

Шаг 1: Создайте копию всех ваших данных. Выберете формат — HTML, Markdown или CSV. Лучше всего экспортировать данные в формате HTML — он сохранит структуру страниц, все ваши комментарии и прикрепленные документы. На платном тарифе вы сможете экспортировать файлы в PDF.

Документы, к которым у вас нет разрешений — например, личные страницы других пользователей — не экспортируются. Еще документы не экспортируются, если настроены ограничения в командных пространствах.

Вот, как выгрузить данные:

• Зайдите в Notion и откройте «Settings & members» → затем перейдите в «Settings».
• Найдите и выберите опцию «Export all workspace content».
• Нажмите кнопку «Export».

Ссылка для скачивания документов придет на почту, привязанную к сервису, но не сразу. Ее формирование занимает до двух суток — все зависит от объема файлов. Еще ссылка на скачивание появится в разделе «Уведомления» вашего аккаунта Notion — просто нажмите «Download».

В экспортированном файле будет специальный файл index.html — это своего рода карта сайта. Он поможет разобраться в сохраненных данных и найти нужные страницы.

Ссылка будет активна только 7 дней.

Шаг 2. Перенесите информацию в новую программу. В новом сервисе найдите раздел для импорта данных. Он может называться «Импорт» или «Загрузить данные» или как-то похоже.

Затем загрузите файлы, которые вы скачали из сервиса Notion. Новая система сохранит структуру ваших документов, но лучше перепроверить. Убедитесь, что таблицы, картинки и ссылки отображаются правильно. Если логика нарушилась или какие-то файлы потерялись, добавьте их вручную.

Шаг 3: Настройте новый сервис под себя. Есть шанс, что структура при переносе данных изменится. Поэтому проверьте систему и скорректируйте модули, если есть необходимость.

Затем настройте права — определите, кто и какие документы может просматривать. Установите эти права в новом сервисе.

Памятка

При выборе аналога Notion отталкивайтесь от своих целей. Если использовали сервис для личных нужд, ищите приложения для записи с шаблонами и календарем. Для управления проектами нужны канбан-доски, интеграции с другими сервисами, возможность совместной работы, а для базы знаний пригодится гибкий текстовый редактор, перелинковка материалов, настройка доступов.

Еще учитывайте язык интерфейса и есть ли у программы бесплатные тарифы.

В России есть удобные аналоги: Mooteam, Kaiten, Яндекс Wiki, Заметки Mail, Yonote, Teamly, Strive. На зарубежном рынке популярны сервисы Obsidian, Milanote, Craft, App Flowy.

Чтобы перенести информацию из Notion, создайте копию данных, в новом сервисе найдите раздел «Импорт», загрузите скачанные файлы и проверьте структуру данных.