Moo.Team – это таск-трекер, хранилище доступов, база знаний, учет рабочего времени, инструменты управления командой и взаимодействия с клиентами в одном месте!
Когда новый сотрудник присоединяется к команде, получить от него грандиозных результатов в первые дни не получится. Для полноценной работы нужно время: вникнуть в процессы и задачи, понять культуру компании, наладить контакт с коллегами. Этот процесс «погружения» в компанию называют адаптацией.
Сегодня расскажем, зачем компаниям и сотрудникам нужна система адаптации и какие инструменты для этого использовать. Статья будет полезна HR-специалистам, кадровикам и всем, кто самостоятельно занимается адаптацией сотрудников.
Кажется, что адаптация сотрудников приносит пользу только работникам, а компания просто тратит драгоценное время и деньги, а еще дополнительно нагружает уже работающих специалистов. Но это не так — при правильно организованной адаптации бизнес получает одни выгоды:
Сотрудник начинает быстрее приносить пользу компании. В период адаптации новички сталкиваются со множеством новых задач и испытывают стресс. Это снижает эффективность: человек тревожится, что не оправдает ожидания и боится совершить ошибки.
Когда процесс адаптации организован и структурирован, это позволяет снизить уровень стресса и ощутить себя в привычной обстановке. Как только тревога снижается, сотрудник концентрируется на задачах, а значит — начинает приносить компании пользу.
В студию звонит клиент. Новичок берет трубку и не может ответить на простой вопрос «чем один товар отличается от второго». А еще он не знает, к кому обратиться — ищет информацию на сайте, но из-за долгого ожидания клиент кладет трубку. Сотрудник расстроен, а бизнес потерял клиента и деньги.
Такой ситуации легко избежать, если подойти к процессу адаптации нового сотрудника серьезно. Например, закрепить за новым сотрудником опытного коллегу-наставника, который проведет для него обучение и будет поддерживать первое время. Этот подход сократит время на обучение и создаст атмосферу доверия, в которой новичок почувствует себя комфортно, совершит меньше ошибок и быстрее начнет работать самостоятельно.
Компании экономят на найме персонала. Чтобы в компанию пришел новый сотрудник, нужно потратить ресурсы на поиск персонала: заплатить за работу рекрутерам и HR-специалистам, провести собеседования. А если он уйдет, то все нужно делать заново. Если открытых вакансий много и действующая команда не справляется с нагрузкой, то компания начинает упускать прибыль. Это еще одна причина внедрить систему адаптации.
Работа команды не замедляется. Адаптация включает в себя предварительную подготовку материалов о компании, в которых есть инструкции, регламенты и ответы на частые вопросы. С такими «помощниками» новички будут меньше отвлекать от работы коллег.
Например — в корпоративной базе знаний в Moo.Team легко собрать всю справочную информацию компании с делением на категории. Это ускоряет и облегчает адаптацию сотрудников — они смогут в любой момент зайти в нужный раздел и найти ответ на свой вопрос, не выходя за рамки рабочей системы.
Бизнес часто закладывает на адаптацию 3 месяца и совмещает этот процесс с испытательным сроком. В крупных компаниях для руководящих должностей — директоров или руководителей департаментов, — срок могут увеличить до 6 месяцев.
Любая адаптация делится на 4 этапа.
На этапе собеседования расскажите будущему сотруднику о задачах, объеме работы, каких результатов от него ждут.
Когда соискатель принимает офер от компании, объясните, что его ждет в первый рабочий день. Например, используйте такое сообщение:
Первая неделя работы — время детального знакомства с компанией, коллегами и рабочими обязанностями. В течение этого периода новичок должен:
На этом этапе дайте сотруднику план адаптации, в котором указано, что он должен изучить и сделать за испытательный срок.
На этапе привыкания сотрудник погружается в рабочие процессы и полноценно выполняет свои должностные обязанности. В большинстве компаний схема работы в этот период выглядит так: новичку дают задачу, наставник наблюдает за ходом выполнения, проверяет результат и дает обратную связь.
От нового сотрудника тоже нужно получить обратную связь — это поможет найти проблемные места в адаптационной программе.
Онбординг заканчивается на 3 или 6 месяце, в зависимости от особенностей компании и должности нового сотрудника. Руководство оценивает, насколько хорошо человек адаптировался в коллективе, как он выполняет свои обязанности.
Быстрая адаптация персонала полезна для нового сотрудника и компании. Этот процесс легко ускорить. Для этого придерживайтесь следующих советов.
Разработайте план адаптации для новых сотрудников. План адаптации в компании — это список задач, которые нужно сделать сотруднику, чтобы успешно завершить испытательный срок. Его разрабатывает HR-специалист. В небольших компаниях план адаптации может подготовить наставник сотрудника или собственник бизнеса.
| Задача | Какой результат ожидаем | Срок реализации | К кому обращаемся |
|---|---|---|---|
| Познакомиться с процессами и командой отдела продаж | Изучить особенности работы, инструкции к телефонии, познакомиться с коллегами | 11 ноября | К руководителю отдела продаж — Анне |
| Изучить правила общения с клиентами | Выучить все инструкции по правилам общения, пройти мини-тренинг от Артема и выполнить тестовые звонки | 12 ноября | К наставнику — Артему |
| Выполнить 20 звонков | Сделать 20 исходящих звонков, получить обратную связь от наставника | 13 ноября | К наставнику — Артему |
| … | … | … | … |
| … | … | … | … |
| Выполнить план первого месяца | Выполнить минимум 60 звонков в день. Количество допущенных ошибок не более 3 (нарушение Tone of Voice или неверная информация о товаре). Занести результат всех звонков в Moo.team. | 13 декабря | К старшему менеджеру продаж — Кате |
Пример адаптационного плана для менеджера продаж
План показывает сотруднику, чего от него хотят. Поэтому работник меньше отвлекается, концентрируется на задачах, а его уровень стресса снижается.
Заранее подготовьте чек-листы, инструкции и правила организации. В этом поможет корпоративная база знаний. Соберите в ней всю важную информацию о компании: общую и специализированную, например, для сотрудников разных отделов. Для дизайнеров — этапы разработки дизайн-проектов. Для менеджеров продаж — скрипты и правила заполнения карточек клиентов. Вносите в нее только самую важную информацию и регулярно обновляйте — такой инструмент значительно ускорит адаптацию персонала.
Подготовьте рабочее место и все доступы. Если не подготовить доступы для сотрудника заранее, его первый день пройдет менее продуктивно. Сделайте все доступы минимум за день до выхода новичка — тогда он сразу начнет вникать в работу.
Определите наставника. Закрепите за новичком опытного сотрудника — он будет следить за этапами адаптации, отвечать на вопросы и контролировать работу. Обучение новенького — это дополнительная нагрузка на наставника. Поэтому не забудьте выдать ему премию или сделать надбавку к зарплате.
В период адаптации важно организовать быструю обратную связь и обмен документами с новым сотрудником, а также иметь возможность отслеживать результаты его работы. В этом процессе часто участвует не один и не два человека, а целые отделы. Связываться и пересылать файлы в простых документах и электронной почте неудобно — это замедляет процесс адаптации и отвлекает от работы других.
Оптимизируйте работу, снизьте нагрузку на действующих сотрудников и ускорьте адаптацию с помощью системы управления проектами.
С системой управления проектами новенькому не нужно обращаться к коллегам за помощью или звонить руководителю. Он просто заходит в раздел «Структура компании», находит нужных людей и прикрепляет их как наблюдателей в свою задачу.
Главный дизайнер и бренд-менеджер увидят, что их отметили, посмотрят карточку, проверят файлы Алексея и оставят комментарии. Так все экономят время и могут работать вместе.
Moo.Team — это простая и понятная система управления проектами. В ней есть все нужные инструменты, чтобы сделать адаптационный период быстрым и эффективным. При этом процесс пройдет легко даже в том случае, если сотрудник работает удаленно.
В системе Moo.Team сотруднику не нужно использовать разные программы для получения задач, комментариев к ним или поиска нужной информации. Все находится в одном месте – это облегчает работу и ускоряет все рабочие процессы. А руководители или наставники могут контролировать каждый этап работы нового сотрудника.
Высокую эффективность и скорость адаптации в Moo.Team обеспечивают такие инструменты:
База знаний — создавайте корпоративные регламенты и инструкции с гибкой структурой.
Структура команды и профили сотрудников — новый сотрудник сразу будет знать к кому и по какому вопросу обращаться, а также как выстроены процессы внутри организации.
Тайм-трекер — новый сотрудник и его руководитель смогу оценить затрачиваемое время на выполнение задач.
Разделение ответственности — к любой задаче легко прикрепить ответственного и наблюдателя. Все они могут оставлять комментарии, а значит работа команды становится быстрой и слаженной. Новый сотрудник быстрее привыкает к процессам и получает оперативную обратную связь.
Календарь — в нем отмечают все важные процессы и этапы адаптации, а также общие мероприятия организации. Например, корпоративы, тимбилдинги или отпуска.
При большом количестве возможностей, Moo.Team остается простой и интуитивной системой. Новому сотруднику нужно лишь пару часов, чтобы изучить базовые элементы и начать полноценную работу.
Выбор CRM-системы — как покупка автомобиля. Хочется, чтобы было удобно, надежно и красиво, а в реальности система не оправдывает ожиданий, внедрение затягивается, а сотрудники саботируют нововведения. Чтобы не оказаться в такой ситуации, нужно правильно выбрать CRM-систему. В статье рассказали о том, какие бывают CRM, как выбрать подходящую для бизнеса систему и каких ошибок следует избегать. […]
Согласно опросам, 80% работников замечают у себя симптомы профессионального выгорания. Этот синдром негативно влияет на здоровье и снижает продуктивность всей команды. Расскажем, чем выгорание отличается от простой усталости, как распознать его на начальной стадии и как провести профилактику выгорания в команде. Что такое профессиональное выгорание Профессиональное выгорание — это синдром умственного и эмоционального истощения. Он […]
Довольные клиенты тратят на 140% больше денег на покупки, поэтому качество обслуживания клиентов — один из основных факторов, чтобы увеличивать продажи и прибыль. Рассказываем, как улучшить клиентский сервис и при этом не потратить все деньги на систему управления проектами. Что такое качественный клиентский сервис Качественный сервис — это когда покупателю комфортно: он быстро закрывает свою […]