Как эффективно управлять удаленной командой с помощью системы управления проектами

Когда между сотрудниками несколько часовых поясов и они никогда не видели друг друга лично, их сложно превратить в команду. Но есть инструменты, упрощающие эту задачу — рассказываем о них в статье.

В чем могут быть сложности

Во время пандемии люди массово переходили на удаленный формат работы. Работникам он пришелся по душе, а вот работодатели его не оценили — в 2024 году объем занятых на удаленке сотрудников приблизился к уровню 2019 года. Это потому, что руководителям сложно управлять удаленными сотрудниками.

Проблем много:

Сложнее собрать команду. На очном собеседовании проще сделать выводы о характере человека, его навыках и ожиданиях от вакансии. Онлайн-встречу с соискателями для удаленной работы проводят не всегда, а незнакомым людям сложнее открываться.

Сложнее контролировать работу. В управлении удаленной командой приходится использовать нестандартные методы общения, организации рабочих процессов и контроля. Управляющему приходится дистанционно доносить глобальные цели компании, сроки задач и санкции за их срывы.

Сотрудники могут не понимать глобальные цели бизнеса и не видеть свой вклад в достижение этих целей. Если это не исправить, уровень мотивации будет низкий.

Сложнее поддерживать корпоративную культуру. Коллеги, которые не видели друг друга или мало общались, будут воспринимать собеседника как «инструмент», не считая аватарку человеком. Руководителям нужно проводить виртуальные мероприятия для объединения коллектива, повышения интереса и мотивации.

Плюсы и минусы работы сотрудников на удаленке

Удаленная команда имеет свои достоинства и недостатки. Мы оформили их в таблицу.

Но многим бизнесам выгоднее работать с удаленными сотрудниками, нужно только правильно организовать процессы.

Создать систему дистанционного управления и нивелировать минусы «удаленки» помогут специальные методы и инструменты — о них рассказываем далее.

Методы управления удаленной командой

Есть несколько методов управления командами, которые помогают установить контакт в коллективе и облегчают контроль выполнения задач. Про разные методики мы рассказывали в статье «Как оценить эффективность системы управления проектами».

Ещё руководить командой дистанционно помогут эти принципы:

Регулярные созвоны — повышают вовлеченность в рабочий процесс. Вы видите этапы выполнения задач и вовремя корректируете работу.

Цели — должны быть выстроены по методике SMART: быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени. Еще работники должны понимать цели бизнеса, отдела и собственные.

Деление задач на подзадачи — разделите цели на более мелкие и делегируйте каждому подчиненному. Визуализируйте эту структуру и коллектив будет понимать последовательность действий и дедлайны.

Обратная связь — должна быть корректной, своевременной и аргументированной. Обсуждайте работу с сотрудниками в процессе реализации проекта и после его завершения.

Баланс контроля и свободы — сотрудники не должны отчитываться за каждый час, но должны знать дедлайны задач и применять установленные регламенты.

Фиксация решений — сделайте это обязательным правилом. Так вы не запутаетесь в задачах, корректировках, дедлайнах и прочих вещах, о которых можно договориться «на словах».

Инструменты контроля удаленной работы

Чтобы все задачи выполнялись в срок, нужно координировать работу удаленных сотрудников. Используйте для дистанционного управления командой онлайн-сервисы — они фиксируют все рабочие документы, даты созвонов, приоритетность проектов.

Таск-менеджер поможет отслеживать задачи и этапы их выполнения. Пространство должно быть интуитивно понятным и удобным, чтобы сотрудники не запутались и не забросили этот инструмент.

Базы знаний — это информация в общем доступе, которая доступна каждому члену команды. Она содержит данные для выполнения задач: от общих правил компании до подробных инструкций по конкретным процессам. Вам будет поступать меньше вопросов от сотрудников, а новичкам не нужно будет искать, к кому обратиться.

Чаты в мессенджере создадут единое комьюнити вашей команды. Если в чате начнут появляться мемы — это знак, что команда стала сближаться.

Календари помогают не забывать о дедлайнах и совещаниях. Если кто-то из сотрудников уходит в отпуск и будет недоступен две недели, коллегам тоже полезно это учитывать. Часто календари встраивают в системы управления проектами.

CRM-системы — это программы, которые объединяют все перечисленные инструменты в одном месте. Их функционал может отличаться.

Как вам поможет система управления проектами

Такие сервисы облегчают управление командой за счет встроенных инструментов. Руководители не устанавливают сотни приложений и не регистрируются на разных платформах — все функции для контроля и управления проектами собраны в одном месте.

Например, для удаленного взаимодействия с командой будут полезны такие инструменты:

График созвонов и онлайн-встреч — вы и ваши сотрудники видите занятость каждого члена команды и сможете поставить созвон в удобное для вас обоих время.

Список задач — отражает этапы работы и дедлайны. Еще инструмент поможет отследить, какие из сотрудников загружены больше.

Проекты — инструмент поможет организовать и отслеживать задачи разных отделов или направлений.

Команда — раздел отражает структуру компании и поможет новичку познакомиться с представителем каждой должности.

Доступы — вы можете решать, у кого из сотрудников будут доступы к рабочим сервисам. Например, дизайнеру вряд ли понадобятся доступы от рекламного кабинета, а маркетологу не нужен доступ к Figma.

Статьи — это единая база знаний по проектам. Обучающие статьи или инструкции можно объединять в группы.

Отчеты — хранят всю информацию по завершенным проектам. Их можно скачать в формате Excel.

5 лайфхаков для эффективной коммуникации с дистанционными сотрудниками

Собрали 5 неочевидных советов, которые помогут установить и поддерживать контакт в команде.

Обозначьте часовые пояса. Пропишите в CRM-системе график работы каждого из подчиненных. Так никого из членов команды не будут беспокоить в нерабочее время.

Организуйте виртуальный тимбилдинг — это могут быть совместные онлайн-игры, просмотр фильмов или неформальное общение в чате. Сотрудникам будет проще работать, если они лучше узнают друг друга.

Поощряйте общение в CRM-системах. Это сделает коммуникацию прозрачной. Создавайте общие проекты, обсуждайте задачи в комментариях, используйте чаты внутри одной системы. Важнейшая информация будет сконцентрирована в одном месте, и все участники проекта будут в курсе происходящего.

Используйте теги и ссылки в рабочих чатах. Добавляйте теги проекта и ссылки на задачи, когда отправляете сообщение в общую группу. Так вашим подчиненным будет проще найти нужную задачу и прокомментировать ваш вопрос. Если за проект ответственны несколько человек, отметьте каждого тегом — так они не пропустят ваше сообщение и ответят быстрее.

Представляйте новых сотрудников. Даже в офисе новичку нужно время, чтобы со всеми познакомиться, а на «удаленке» знакомство может растянуться на много месяцев. Чтобы новый сотрудник не боялся обращаться с вопросами к коллегам и знал зону ответственности каждого, устройте онлайн-встречу с коллективом, представьте новичка и расскажите о структуре команды.

Что нужно запомнить

• Люди хотят работать дистанционно, но руководителей пугают сложности управления удаленной командой. Это делает компанию менее привлекательной в глазах соискателей.
• Чтобы все процессы были под вашим контролем, проводите регулярные созвоны, настройте общие каналы коммуникаций, обозначьте глобальные и частные задачи, регулярно давайте обратную связь, соблюдайте баланс контроля и свободы и обязательно фиксируйте все принятые решения.
• Есть инструменты, которые облегчат работу с командой на удаленке: это общее виртуальное пространство, базы знаний, календари, облачные хранилища. Все эти инструменты совмещают в себе CRM-системы.
• Система управления проектами помогает обойти сложности управления удаленной командой. Нужно лишь настроить инструмент для своих задач.