Таск-трекеры: как выбрать и внедрить инструмент управления задачами

Валерия Доротенко

2

9 минут

29.05.25

Таск-трекеры — это как личные помощники, которые никогда ничего не забывают. Они помогут организовать личные и рабочие дела, управлять командой и следить за тем, чтобы все проекты заканчивались вовремя.

В статье рассказали, какие бывают таск-менеджеры, на какие функции обратить внимание, а главное — как выбрать и внедрить эти инструменты в свою работу.

Что такое таск-трекер

Таск-трекеры (tasktracker) — это программы для планирования и контроля задач. Как блокнот, где записывают все дела, но с удобными функциями: ставить дедлайны, передавать задачи другим членам команды, отмечать выполненные пункты, получать напоминания.

Таск-трекеры выглядят по-разному. Вот три популярных варианта:

• To Do List (чек-лист). Простой и понятный формат — обычный список задач. В нем просто записывать дела, отмечать сроки выполнения и приоритеты. Например, вы добавляете задание «Подготовить отчет», и указываете, что оно должно быть выполнено к пятнице. А когда дело сделано — просто ставите галочку.
• Календарь. Чтобы планировать задачи во времени, подойдет трекер в виде календаря. Обычно он выглядит как сетка из дней, недель или месяцев, куда добавляют задания. Многие календари поддерживают напоминания, чтобы не пропускать события.
• Канбан-доска. Этот формат стал популярным благодаря визуализации. На доске задачи в виде карточек помещены в колонки. Колонки обозначают этапы работы: «Сделать», «В процессе», «Готово». Канбан отлично подходит для команд, которым нужно отслеживать прогресс задач, передавать их друг другу и строго следить за сроками.

Пример канбан-доски для дизайна.

Главное преимущество таск-трекеров в том, что они собирают всю информацию в одном месте. Вы точно не забудете о важной задаче, потому что они всегда перед глазами.

Зачем и кому нужен таск-менеджер

Таск-менеджер — это инструмент, который поможет организовать личные дела и рабочие задачи.

Такие программы незаменимы в работе команд. Малый и средний бизнес часто выбирает таск-менеджеры из-за их простоты и доступности. Даже в крупных компаниях отделы используют их для разных проектов, например, организации корпоратива или запуска рекламной кампании.

Большие компании с продвинутыми CRM-системами могут работать без таск-менеджеров на глобальном уровне. Но даже там они пригодятся для быстрого решения небольших задач.

Кому подойдет таск-менеджер:

• Фрилансерам и предпринимателям;
• Командам;
• Менеджерам проектов;
• Руководителям;
• Студентам.

Таск-менеджер — это универсальный помощник для всех, кто хочет быть более организованным и продуктивным.

Основные функции таск-трекеров

Таск-трекеры — это не просто списки задач. Они предлагают много функций, которые делают работу удобнее. Вот основные возможности — они есть почти в каждом таск-менеджере:

Создание и распределение задач. Создавайте задачи, добавляйте к ним детальное описание, указывайте степень важности, сроки выполнения, а также назначайте ответственных и добавляйте наблюдателей для контроля процесса.

Напоминания о важных событиях. Таск-трекеры автоматически присылают уведомления о приближающихся дедлайнах или предстоящих задачах. Это особенно полезно, когда вы работаете над разными проектами.

Категории и теги. Задачи можно группировать по проектам, отделам или темам. Например, выделять срочные дела с помощью цветовых меток или тегов.

Визуализация прогресса. Многие трекеры предлагают доски (например, канбан), календари или диаграммы, чтобы наглядно видеть, что уже сделано, а что — еще в работе.

Обсуждение работы внутри платформы. Каждая задача становится площадкой для обсуждений: участники могут оставлять комментарии, задавать вопросы или прикреплять файлы. Все данные сохраняются в одном месте, что исключает потерю информации и путаницу между разными каналами связи.

Подключение сторонних сервисов. Программы для задач легко интегрируются с почтовыми сервисами, календарями, облачными хранилищами, другими инструментами. Например, в трекере можно отслеживать аналитику сайта через Яндекс.Метрику или управлять документами из Google Drive, не переключаясь между вкладками.

Отчеты и аналитика. Программы собирают информацию сколько времени уходит на задачи, как расходуется бюджет на проекты, анализируют нагрузку на исполнителей.

Мобильный доступ. Большинство трекеров доступны через приложения на телефоне, поэтому вы сможете проверить задания или добавить новые, даже в дороге.

Как выбрать таск-трекер

При выборе главное учитывать потребности и цели. Чтобы выбрать программу, уделите внимание следующему:

• Определите цель использования. Если планируете применять его для личных дел, то подойдут простые инструменты с базовыми функциями, например, To Do List или календарь. Для работы в команде лучше выбрать более продвинутый вариант с возможностью распределять и комментировать задачи, отслеживать прогресс.
• Учтите количество сотрудников. Если работаете один или с коллегами, можно выбрать понятный инструмент. Для больших коллективов важны дополнительные функции, такие как аналитика, отчеты или интеграции с другими сервисами.
• Проверьте удобство интерфейса. Хороший сервис должен быть интуитивно понятным. Перед внедрением инструмента в работу, попробуйте демо-версию или воспользуйтесь бесплатным периодом.
• Оцените функционал. Подумайте, какие функции вам действительно нужны. Возможно, хватит базовых, таких как создание задач и напоминания. А может вы хотите видеть диаграммы прогресса, использовать теги или интегрировать трекер с почтой, облачными хранилищами. Главное, чтобы трекер имел весь нужным вам функционал.
• Проверьте цену. Многие таск-трекеры предлагают бесплатные версии, которых достаточно для базового использования. Но если нужны продвинутые функции, придется рассмотреть платные варианты. Сравните цены и выберите тот, который соответствует вашему бюджету.
• Прочитайте отзывы. Посмотрите, что говорят другие пользователи о выбранном инструменте. Это поможет понять, есть ли у него скрытые недостатки или ограничения.

Главное — не гонитесь за самым популярным или дорогим решением. Выбирайте то, что подходит вашей команде. Иногда самые простые инструменты оказываются самыми эффективными.

Рейтинг таск-трекеров — 2025

Рассмотрим пять популярных инструментов в 2025 году. Каждый из них имеет особенности, подходящие для разных типов задач.

MooTeam

MooTeam — простая система управления проектами, объединяет трекер, хранилище доступов, базу знаний и другие полезные для работы в команде функции. Упор в системе сделан на простоту и быструю интеграцию. Она подойдет как продвинутым коллективам, так и тем, кто только начинает использовать системы для ведения проектов.

Особенности:

• Удобный дашборд для каждого проекта.
• База знаний.
• Интеграции с Яндекс.Вебмастером, Google Search Console, другими платформами.
• Отслеживание нагрузки на сотрудников.
• Расчет стоимости проекта в режиме реального времени с учетом затраченного времени специалистов.
• Модуль для работы с фрилансерами.
• Детальные отчеты по проделанной работе.

Week

Week — минималистичный трекер. Он подходит для тех, кто ценит чистый интерфейс и быстрое добавление задач. Инструмент предлагает удобное планирование по дням недели (отсюда и название).

Возможности:

• Много интеграций (amoCRM, Telegram, Google Документы, Таблицы, Календарь).
• Гибкая настройка уведомлений — получайте их в мессенджеры, на почту, в приложение.
• Диаграмма Ганта для планирования долгосрочных проектов.
• Приглашение гостей — пользователей, которые получают доступ к конкретным задачам.
• Оценка и учет времени работы сотрудников.
• Помодоро-таймер.
• Кастомизация рабочего пространства.

Кайтен

Кайтен — российский трекер, ориентированный на бизнес-процессы. Это универсальный инструмент, который можно адаптировать под любые задачи: от управления проектами до координации работы отделов.

Особенности:

• Канбан-доски, списки задач и календарь в одном месте.
• Интеграция с другими сервисами.
• Учет времени.
• Рабочие пространства для команд из разных сфер: IT, маркетинга, HR, SMM и других.
• Совместная редакция документов.

ПланФикс

ПланФикс — платформа для управления бизнес-процессами, которая сочетает функции таск-трекера, CRM и документооборота. Инструмент популярен среди средних и крупных компаний, которым важно соблюдать иерархию задач.

Особенности:

• Аналитика и отчеты в разных форматах: диаграммах, схемах, таблицах.
• Хроника событий.
• Приложение для iOS и Android.
• Много обучающих материалов.
• Возможность создать свою систему, используя готовые блоки.

Trello

Трелло — один из самых популярных сервисов в мире, который работает в формате канбан-доски.

Особенности:

• Много интеграций и дополнительных плагинов.
• Подходит для любых команд.
• Сотни готовых шаблонов для разных сфер: от разработки до дизайна и ведения личных дел.
• Подходит для ведения нескольких проектов одновременно.

O!task

O!task — российская система управления компанией, которая совмещает сразу несколько функций. Встроены отдельные решения для digital—команд, поизводственных и строительных компаний, юристов, адвокатов, бухгалтеров.

Особенности:

• Задачи доступно вести списков или в виде канбан-доски.
• База знаний.
• CRM-модуль для работы с выходящими обращениями.
• Отчеты в виде дашбордов и графиков.

Сингулярити (SingularityApp)

Сингулярити — простой планировщик задач, который подходит командам и для личного использования.

Особенности:

• Интуитивно понятный минималистичнй интерфейс.
• Задачи отображаются списком или в календаре.
• Telegram-бот для добавления задач.
• Можно создавать сразу несколько проектов и чек-листов.
• Бесконечная вложенность задач.

Yandex Tracker

Yandex Tracker — полноценная система для ведения проектами, которая интегрируется со всеми сервисами Яндекса. Программу легко настроить под нужды команд любого размера. Среди минусов стоит отметить сложность при первой настройке.

Особенности:

• Хранение данные на территории Российской Федерации с учетом требований, установленных законодательством.
• Выдержит любые нагрузки, даже при работе с большим объемом данных.
• Подходит для ведения проектов по методологии Agile.
• API, чтобы интегрировать систему с другими программами.

Лидер Таск

Лидер Таск — система, которая находится в реестре отечественного ПО. Подходжит для ведения проектов по методологиям Agile и Scram, но ее можно использовать и в личных целях. Например, планировать учебу или личные дела.

Особенности:

• Соответствует стандартам безопасности и надежности ISO/IEC 27001:2005.
• Веб-версия, приложение на Windows, Android, iOS и Mac.
• Коробочное решение для желающих поставить систему на свой сервер.
• Повтор для регулярных дел.

Shtab

Shtab — планировщик с вариантами отображения задач в виде канбан-доски, матрицы Эйзенхауэра, списков и календаря.

Особенности:

• Мобильное приложение, коробочное решение и API.
• Шаблоны карточек: для встреч, документов, работы с текстом, отчета и т. д.
• Доступна функция скриншотов, которая раз в минуту фиксирует рабочий стол сотрудников.
• Встроенный pomodoro-таймер.

В рейтинг не включен популярный планировщик Todoist, потому что он больше подходит для личных задач. Раньше еще были популярны Clickup, Slack и Asana — но они ушли из России и работают с ограничениями.

Как использовать таск-трекер

Когда сервис уже протестирован и выбран, осталось правильно все настроить. Рассмотрим, как использовать таск-трекер при командной работе.

Шаг 1. Создайте общее рабочее пространство.

После регистрации, организуйте структуру так, чтобы она была интуитивно понятной всем участникам команды. Например, создайте отдельные проекты для разных направлений работы: «Маркетинг», «IT», «Контент». В каждом проекте будут свои задачи, этапы и документы.

Во-первых, это поможет избежать путаницы, ведь все участники будут получать только нужные для них уведомления.

Во-вторых, вы сможете настроить доступы для разных отделов или команд. Например, дизайнерам дать доступ только к проектам «Контент» и «Маркетинг», но закрыть для них проект «IT».

Шаг 2. Настройте нужные интеграции.

Например, подключите к сервису Google Drive, Яндекс Вебмастер, Яндекс Метрику. Доступны также мессенджеры и другие инструменты, которые нужны для работы.

Шаг 3. Добавьте участников и выдайте доступы.

Участников приглашают по ссылке или через электронную почту. После добавления всех членов команды, сразу выдайте доступы. Для этого создайте пользовательские группы или корпоративные аккаунты.

Если коллектив большой и в сервисе доступно создание структуры компании, то распределите роли. Это поможет сотрудникам ориентироваться к кому и по какому вопросу обращаться в дальнейшем.

Так выглядит структура команды в сервисе MooTeam

Шаг 4. Добавьте задачи и распределите их между участниками.

Внесите в рабочее пространство все текущие задачи и подзадачи. Для каждой укажите название, описание, сроки и ответственного за выполнение. Прикрепить нужные документы, если такие имеются.

Шаг 5. Проведите обучение.

Не все участники сразу освоят новый инструмент. Проведите короткое обучение или предоставьте инструкцию. Чаще всего, в сервисах есть доступные и понятные инструкции, но у команды все равно могут остаться вопросы. Помогите коллегам разобраться с системой, чтобы в будущем не возникало сложностей.

Шаг 6. Анализируйте и улучшайте систему.

Как команда поработает с трекером, проведите встречу и анализ работы. На ней узнайте как система влияет на работу. Возможно, нужно добавить некоторые функции или наоборот, убрать лишние.

Советы

Вот советы, которые помогут сделать любой трекер эффективнее:

Разбивайте задачи на подзадачи. Если перед вами стоит большая цель, например, «Организация конференции», разделите её на мелкие шаги: «Подготовка списка участников», «Бронирование площадки», «Создание презентаций».

Назначайте реальные сроки. Не пытайтесь запланировать все дела на один день. Учтите, сколько времени нужно на каждую задачу.

Поддерживайте актуальность статусов. Регулярно обновляйте состояние задач: «В работе», «Выполнено», «На проверке».

Расставляйте приоритеты. Присваивайте задачам разные уровни, чтобы понимать, что делать в первую очередь. Например, «Подготовка отчета для клиента» важнее, чем «Сортировка документов».

Держите команду вовлеченной. Если работаете в группе, активно привлекайте всех участников к процессу. Например, устройте короткие ежедневные встречи, чтобы обсудить текущие задачи и решить вопросы.

Используйте интеграции. Например, свяжите трекер с Google Calendar, чтобы все дедлайны автоматически попадали в расписание. Или настройте интеграцию с Telegram, чтобы получать мгновенные уведомления о новых задачах в чат.

Не бойтесь экспериментировать с функциями трекера. Если один подход не работает, протестируйте другой. Например, замените To Do List на канбан-доску.

Что запомнить

Task tracker — это программы для планирования и контроля задач.

Есть три формата таск-трекеров: To Do List (чек-лист), календарь, канбан-доска.

Таск-менеджеры универсальны: подходят для фрилансеров, предпринимателей, команд, а также менеджеров проектов, руководителей и студентов.

Функции таск-трекеров включают: создание и распределение задач, напоминания, визуализацию прогресса, обсуждения внутри платформы. У большинства трекеров есть интеграции с другими сервисами, аналитика и мобильный доступ.

В рейтинге 2025 года выделяются: MooTeam, Week, Кайтен, ПланФикс и Трелло.

Для внедрения трекера создайте структурированное рабочее пространство, настройте автоматические интеграции, добавьте участников, распределите задания и проведите обучение команды.

Расстановка приоритетов и вовлечение команды в процесс позволяют сосредоточиться на главном, улучшить коммуникацию и продуктивность.