Moo.Team – это таск-трекер, хранилище доступов, база знаний, учет рабочего времени, инструменты управления командой и взаимодействия с клиентами в одном месте!
Мечта любого проджект-менеджера — реализовать проект и остаться в рамках выделенного бюджета. А еще лучше — сэкономить. В статье рассказываем про управление бюджетом проекта и о том, как отслеживать движение денег с помощью систем управления проектами.
Чтобы построить завод, нужно купить материалы, потратить деньги на оформление документов и провести коммуникации, заплатить инженерам и строителям. Поэтому перед началом стройки делают смету с учетом будущих расходов.
Бюджет проекта — это совокупность всех трат на его реализацию. Это значение служит ориентиром для заинтересованных сторон и помогает не превышать расходы.
Еще бюджетом называют документ, в котором указаны категории трат, суммы и сроки их освоения. Такое планирование помогает отслеживать и контролировать расходы. А процесс создания такого документа называется бюджетирование.
Шаблон для составления бюджета. Пример
Бюджет и смета — не одно и то же. Смета отражает итоговый объём расходов по каждой категории, а бюджет включает в себя расходы и последовательность трат.
Есть 4 типа расходов — прямые, управленческие, накладные и непредвиденные. Чтобы управлять бюджетом грамотно, включайте в план все эти категории.
Это траты на основные бизнес-процессы: материалы, зарплату команды, рекламу. Категория забирает большую часть всех денег.
К управленческим относят траты на управление проектом: это зарплата менеджеров, оплата их командировок, программ для координации команды.
Траты, которые не относятся к производственным и управленческим, но поддерживают ход развития проекта, называют накладными. Это расходы на охрану строящегося объекта, коммунальные услуги и транспорт. Они тоже нужны при управлении бюджетом проекта.
Резерв на непредвиденные расходы — это «подушка безопасности». Поставщики материалов иногда поднимают цены, а ещё может потребоваться расширение команды. Учесть такие расходы с точностью до одного рубля не выйдет, поэтому добавьте при планировании небольшой процент на «подушку». Обычно на такие расходы выделяют 5-10% от общей суммы.
Есть разные методы управления бюджетом↓
«Сверху вниз». Бизнес выделяет сумму на проект, а ответственный распределяет её по категориям. Так компания оценивает, хватит ли у нее денег на реализацию проекта.
Анализ исторических данных. Бюджет составляют на основе предыдущего опыта реализации подобных проектов и данных аналитики: динамике роста цен, исследований спроса и тенденций.
Перечень расходов. Бизнес идентифицирует каждую категорию расходов на реализацию проекта, оценивает траты по каждой и определяет сроки выполнения задачи. Разберём этот подход пошагово.
Шаг 1. Определите итоговый результат. Для формулировки цели используйте метод SMART: результат должен быть конкретными, измеримыми и достижимыми. Вот пример и антипример:
❌Разработать каталог для выставки
👍Отдать каталог для выставки в печать до 15.04.2025
Шаг 2. Разбейте проект на этапы и установите дедлайн. Этапы помогут найти все категории расходов и ничего не упустить. Например, так будет выглядеть проект и категории расходов на создание каталога.
| Этап | Поиск исполнителей | Создание макета дизайнером | Создание фотографий продукта | Создание текста копирайтером | Финальная верстка | Печать |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Категории расходов | траты на размещение объявлений | покупка графических элементов, оплата услуг | оплата услуг, аренда студии или моделей | оплата услуг | оплата услуг | оплата услуг типографии |
Укажите, сколько средств нужно выделить на реализацию каждого этапа. Шаги должны соответствовать проекту в рамках бюджета.
Шаг 3. Оцените риски. Материалы могут подорожать, перечень трат может увеличиться, а исполнители могут запросить большую оплату, чем вы предполагали. Предугадать все непредвиденные траты невозможно, но можно добавить 5-10% к каждой категории расходов.
Шаг 4. Подсчитайте общую сумму расходов. Она включает в себя затраты по каждой категории и резерв на риски.
Шаг 5. Согласуйте позиции в бюджете с лицами, принимающими решение.
Управление бюджетом проекта— это не только контроль освоения денег. Процесс включает в себя все этапы работы с финансами:
Вот причины, почему освоением бюджета нужно управлять:
Вы снизите риск перерасхода средств. Все отклонения от плана будут зафиксированы и вы вовремя скорректируете траты.
Сможете правильно оптимизировать расходы. Анализ финансовых данных покажет возможности для экономии.
Принятие решений будет более обоснованным. Точная информация поможет принимать взвешенные решения и адаптироваться к новым условиям.
Чтобы упростить управление бюджетом проекта, компании используют инструменты контроля.
Контроль соблюдения бюджета проекта должен быть регулярным, иначе пользы он не принесёт. Вот какие инструменты контроля бюджета используют компании.
Денежный анализ. Контроль бюджета проекта включает в себя планирование, регулярные отчеты, анализ отклонений и прогнозирование. Просите сотрудников составлять итоги затрат по каждой статье бюджета, сравнивайте их с планом, выявляйте причины отклонений и прогнозируйте будущие расходы.
Диаграмма Ганта. Она поможет планировать расходы. Каждый этап на диаграмме Ганта связан с определенной суммой денег. Так вы видите, как осваивается бюджет по мере реализации проекта. Вот пример.
Ведение бюджета по диаграмме Ганта
CRM-системы и системы управления проектами. Они помогают управлять проектом в целом и отслеживать работу в каждой категории трат. Разработайте единые формы для отчета, чтобы информацию было легко анализировать: расскажите сотрудникам, что именно и как часто в задаче должен фиксировать исполнитель. Затем настройте автоматический сбор данных о затратах.
Еще контролировать бюджет помогут несколько правил:
Мониторьте расходы регулярно. Так вы вовремя увидите отклонения от плана и успеете принять меры. Следите за тем, чтобы траты соответствовали цели и бюджету проекта.
Расставляйте приоритеты. Не все пункты в бюджете одинаково важны. Определите, что критично для успеха проекта, а на чем можно сэкономить без ущерба для качества.
Поощряйте эффективность. Премии за экономию будут стимулом для сотрудников и они будут использовать ресурсы более эффективно.
Превратите каждую категорию расходов в задачу. Ответственные будут отражать в ней ход действий — так вам будет проще отследить, в каких категориях возникает перерасход. Если на оплату моделей и фотографа требуется больше денег, чем предполагалось, возможно, лучше купить фотографии с фотостока.
Система управления проектами поможет команде соблюдать этапы освоения бюджета. Исполнители не забудут про дедлайн, а вы сможете скорректировать этапы при необходимости. Например, если дизайнер не успевает отдать макет в срок, вы заранее перенесете срок сдачи тиража каталогов в типографию.
Еще такие сервисы помогают отслеживать ход освоения бюджета в нескольких проектах. Для этого разделите проекты подходящими тегами или создайте собственные категории: к примеру, «каталог», «брендбук» или «тест нового продукта».
Разбейте проекты тегами и отслеживайте их отдельно друг от друга
Бюджет проекта — это все расходы на его реализацию. А ещё это документ, в котором отражена последовательность освоения денег.
Процесс составления бюджета называется бюджетирование.
Бюджет включает в себя 4 типа расходов — прямые, управленческие, накладные и непредвиденные.
Есть несколько подходов к составлению и управлению бюджетом: метод «сверху вниз», анализ исторических данных, идентификация расходов. Последний метод самый подробный и помогает составить наиболее подробный план трат.
Чтобы упростить процессы управления бюджетом проекта, используют инструменты контроля. Контроль соблюдения бюджета должен быть регулярным. Так вы снизите риск перерасхода средств, оптимизируете траты, сможете сэкономить и принимать обоснованные решения. Контролировать расход средств помогают CRM-системы, диаграмма Ганта, денежный анализ и другие инструменты.
Система управления проектами поможет автоматизировать контроль бюджета и ничего не упустить.
Чтобы получить результат, на который рассчитывали при запуске проекта, нужно периодически проверять показатели. В статье разберём, как грамотная работа с цифрами помогает повысить эффективность всей команды, расскажем про ключевые метрики и о том, как с ними работать. Для чего нужны метрики в работе над проектами В бизнесе всегда есть риск потратить много времени и денег, […]
Эффективность работы бизнеса во многом зависит от того, насколько грамотно выстроены рабочие процессы. Чтобы ничего не забыть и вовремя сдавать проекты, руководители используют разные методологии управления. Одна из самых универсальных — kanban. В статье рассмотрим, что это за метод, как он работает, чем отличается от других и как внедрить канбан в свою работу. Что такое […]
Когда между сотрудниками несколько часовых поясов и они никогда не видели друг друга лично, их сложно превратить в команду. Но есть инструменты, упрощающие эту задачу — рассказываем о них в статье. В чем могут быть сложности Во время пандемии люди массово переходили на удаленный формат работы. Работникам он пришелся по душе, а вот работодатели его […]