Moo.Team – это таск-трекер, хранилище доступов, база знаний, учет рабочего времени, инструменты управления командой и взаимодействия с клиентами в одном месте!
Эффективность работы бизнеса во многом зависит от того, насколько грамотно выстроены рабочие процессы. Чтобы ничего не забыть и вовремя сдавать проекты, руководители используют разные методологии управления. Одна из самых универсальных — kanban. В статье рассмотрим, что это за метод, как он работает, чем отличается от других и как внедрить канбан в свою работу.
Канбан — это система организации рабочих процессов в компании. Метод широко распространен в IT и digital-сферах, но подойдет почти всем.
В методе канбан все задачи располагают на доске. Если на нее посмотреть, то сразу понятно: на какой стадии находится проект, какие задачи нужно выполнить, кто и чем занимается.
Узнайте обо всех преимуществах методологии канбан из нашей статьи «5 главных преимуществ Kanban-досок в управлении проектами».
Систему придумали инженеры Toyota — руководители цехов каждый день вывешивали на доску карточки, на которых было указано кто, что и в какой последовательности должен делать. Сотрудник брал карточку из столбца «Сделать», а когда заканчивал работу над деталью, вешал ее в столбец «Готово». Так отслеживали объем выполненных работ и количество готовых деталей.
Система kanban похожа на эстафету, где в роли бегунов — сотрудники, а в роли эстафетной палочки — задачи.
Для диджитала методологию канбан немного поменяли — смешали принципы метода управления проектами agile и философии мышления lean. Agile предполагает разбивку проекта на маленькие задачи и постоянное развитие, а lean — улучшение результата, поиск и устранение проблем.
Система канбан очень гибкая. В ней нет четких правил, но есть несколько важных принципов:
Эти правила помогут правильно расставить приоритеты и улучшить рабочие процессы.
Сначала для ведения задач использовали простые пробковые доски, а сейчас — их электронные аналоги.
Доску делят на разные области:
Этапы выполнения работ. Они располагаются в самой верхней строке. Каждая компания сама выделяет и обозначает этапы. Здесь нет готовых шаблонов, ведь даже у конкурентов с одинаковыми услугами могут быть разные этапы. Например, есть две студии, которые занимаются дизайном сайтов. В первой обязательно проводят онлайн-брифинг, а во второй этого этапа нет.
Колонки под этапами. В них располагают карточки с задачами, которые отражают текущее состояние работ. В классической версии досок самые важные задачи находятся наверху колонки.
Карточки. В них описывают задание, уровень важности, указывают исполнителя, сроки и другую важную информацию. Карточки могут иметь разный цвет. Им помечают, к какому проекту карточка относится или ее срочность. Например, красный цвет — срочная задача, зеленый — несрочная.
Пример канбан-доски
Система помогает уменьшить количество задач, которые находятся в работе одновременно. Для этого на каждый столбец устанавливают лимит. Такой подход помогает не перегружать сотрудников и находить этапы, на которых работа команды замедляется.
Лимит на количество задач в столбце «Верстка» — 2 карточки. Руководитель видит, что в столбце появилось 4 карточки. Он идет в отдел и узнает, что у сотрудников не хватает времени для выполнения всей работы. Чтобы успеть сделать все вовремя, принимают решение нанять еще одного верстальщика.
Система канбан гибкая, каждый сам устанавливает количество лимитов для каждого из этапов. Например, на этапе отправки КП может быть 20 карточек, а в разработке — только 3.
Некоторые компании устанавливают лимиты не только на столбцы (этапы), но и на каждого сотрудника отдельно. Это помогает более детально анализировать работу, делать упор на индивидуальную скорость работы и эффективность. Метод лимитов на сотрудника также помогает избегать конфликтов.
Kanban — универсальная система. Она подходит IT-компаниям, digital-командам, производственным организациям, event-агентствам. Ее часто используют фрилансеры, которым важно следить за сроками выполнения работы и ничего не забывать. А некоторые с помощью канбан готовятся к свадьбе или путешествиям.
В крупных компаниях систему kanban используют как для всей организации, так и для определенных отделов. Например, этот метод управления проектом активно используют в продажах и маркетинге.
Метод канбан сложно использовать для больших команд. Если у вас в команде более 10 человек, то лучше сформируйте из них группы и для каждой создайте отдельную канбан-доску.
Методики kanban и scrum помогают командам структурировать работу. Они также популярны в IT-сфере, из-за чего их часто сравнивают. Оба подхода к работе относятся к семейству agile, когда крупные задачи разбивают на маленькие, но между системами есть существенные различия.
| Kanban | Scrum | |
|---|---|---|
| Методы | Визуализация рабочих процессов, уменьшение объема незавершенных задач. | Планирование спринтов, ежедневные совещания. |
| График | Постоянный поток задач, без разбивки на временные этапы. | Работа строится через систему спринтов. Спринт — это отрезок времени, на который заранее планируется работа (от 1 до 3 недель). |
| Сфера применения | Для любого бизнеса. | Преимущественно для разработки ПО в IT-сфере. |
| Метрики | Пропускная способность, время цикла (выполнения проекта от начала и до конца). | Скорость работы команды, которая оценивается по количеству задач, выполненных во время одного спринта. |
| Изменения | Можно внести в любой момент. | Вносятся только между спринтами. |
| Роли | Нет специфических ролей. | Выделяют владельца продукта, scrum-мастера и команду. |
Внедряйте методику Канбан постепенно, чтобы все сотрудники успели разобраться. Для этого используйте нашу инструкцию:
Определите все этапы, через которые проходит каждый проект. Даже если вам попадается этап, который встречается лишь в некоторых проектах — его нужно учесть.
Выберите программу для создания канбан-доски. Она должна быть интуитивно понятной и удобной. Будет плюсом, если в ней есть таймеры, которые помогут оценить сколько времени уходит на ту или иную задачу.
Создайте kanban-доску. Наполните ее колонками, которые соответствуют этапам работ.
Проведите обучение для команды. Объясните принцип работы системы канбан, чем она поможет, как в ней работать, к кому обращаться при возникновении вопросов или сложностей.
Внесите текущие задачи. Попросите сотрудников вносить на доску новые задачи.
Проставьте лимиты. Если на этом этапе возникают трудности, установите примерные значения. После начала работы в канбан системе, вы точно сможете определить, какие лимиты актуальны для вашей команды.
После переезда на новую систему регулярно анализируйте результаты и получайте у команды обратную связь.
Есть разные приложения для ведения kanban-досок. Вот некоторые из них.
MooTeam — это простая и понятная система управления проектами. В ней можно создавать разные проекты с канбан-досками для каждого из них. Помимо самой доски в системе есть хранилище доступов, база знаний, таймер для учета рабочего времени и другие инструменты для управления командой.
MooTeam подойдет IT-компаниям, веб-студиям, маркетинговым агентствам и любому малому бизнесу. Руководители проектов могут просматривать в системе аналитику по отдельным проектам, отчеты по задачам, сотрудникам, финансам.
В системе есть интеграции с Google Drive, Google Analytics, Яндекс.Метрикой, Яндекс.Вебмастером и другими сервисами.
MooTeam подойдет даже тем, кто ранее не использовал системы для ведения проектов.
Трелло — это онлайн-система управления проектами. В ней сочетается простой интерфейс и функциональность. В программе есть интеграции с сервисами для автоматизации рабочих процессов, разработки, продаж, дизайна, маркетинга и поддержки.
Систему активно используют маркетологи, дизайнеры, команды по разработке. Она подходит стартапам и удаленным командам.
Kaiten — это сервис для управления задачами с гибкими настройками. Система позволяет создавать несколько канбан-досок или подстроить рабочее пространство под другую методику, например, scrum. В Kaiten есть много интеграций: с Google Forms, Tilda, GitHub и другими системами.
Компания предлагает решения для разных компаний и отделов. Например, для поддержки или маркетинга.
YouGile — это система для создания agile-досок. Она имеет базовые функции и внутренний мессенджер, где сотрудники могут общаться между собой. В каждой задаче системы можно создавать подзадачи и выставлять приоритеты.
YouGile имеет интеграцию с Google-календарем и позволяет созваниваться с коллегами по видеосвязи прямо с рабочего пространства.
Когда между сотрудниками несколько часовых поясов и они никогда не видели друг друга лично, их сложно превратить в команду. Но есть инструменты, упрощающие эту задачу — рассказываем о них в статье. В чем могут быть сложности Во время пандемии люди массово переходили на удаленный формат работы. Работникам он пришелся по душе, а вот работодатели его […]
Организовать работу команды непросто, особенно если в ней есть разные отделы и много бизнес-процессов. Чтобы наладить взаимодействие между сотрудниками и следить за выполнением работ, используйте системы управления проектами. В статье рассмотрим 10 сервисов для совместной работы, которые упростят ведение даже масштабных проектов. Что такое сервисы для совместной работы над проектами Это программы с инструментами управления […]
Предприниматели знают, что успех любого проекта зависит от слаженной работы сотрудников. Если команда теряет время на лишние встречи и согласования, а рабочий процесс похож на хаос из бесконечного потока задач — обратите внимание на методологию ведения проектов канбан. В статье рассмотрим преимущества и недостатки kanban, кому подходит эта методика и в чем ее отличие от […]