Что такое ИСУП — информационная система управления проектами

Анна Жлудова

3

5 минут

15.06.25

Чтобы контролировать проекты, нужно объединить вместе все задачи, дедлайны, отчеты и финансовые затраты. Для этого придумали ИСУП — сервисы, которые объединяют в себе инструменты управления командой.

ИСУП — что это такое

ИСУП расшифровывается как информационная система управления проектами. Это специальное приложение или программа, которая помогает организовать документооборот и отслеживать дедлайны.

Есть компании, которые до сих пор хранят информацию в Excel, Word или облачных сервисах. Так тоже можно управлять проектами, но это неудобно:

нельзя настроить доступы к тем или иным данным — у человека либо есть файл, либо нет;
информация хранится в отдельных папках, нет централизованного доступа;
нельзя отслеживать изменение версий документов;
трудно автоматизировать рутинные дела — например, напоминания о дедлайнах;
сложно получить подробную картину работы предприятия.

ИСУП эти минусы нивелируют — информация не раскидана по папкам и компьютерам, не нужно дублировать данные в таблицы, появляется возможность настраивать доступ, изучать изменения, настроить напоминания.

Пример. Архитектурное бюро Idea хранит данные в облачных файлах. Компании сложно брать новые заказы, ведь команда и так сталкивается с путаницей: пожелания клиентов теряются в переписках, архитекторы забывают, какая версия планировки или визуализации утверждена, затраты времени и средств трудно отслеживать, сбор информации для отчетов занимает много времени.

ИСУП решил проблемы бюро:

для каждого проекта команда создала отдельную доску и хранит там все утвержденные планировки, 3D-визуализации, спецификации. К этой информации доступ есть только у тех сотрудников, которые имеют отношение к проекту.
для каждого этапа бюро создало задачу с исполнителем, дедлайнами и оплатой. Руководитель видит реальный уровень расходов и остаток бюджета.
сервис генерирует отчеты по срокам, загрузке команды и бюджету. Вся история изменений и коммуникаций хранится для анализа и решения спорных ситуаций — удалить переписку, файл, внести изменения в документах в обход руководителей не выйдет.

Какие задачи решает ИСУП

Информационный сервис упрощает использование ресурсов, работу с информацией и управление проектом. А теперь нюансы:

Руководитель моментально получает информацию — ему не нужно ждать, пока сотрудники подготовят отчеты.
Управляющий видит всю информацию, а не только ее часть.
Все данные точные и согласованные, нет разных версий одного и того же документа.
Участник может работать с информацией где угодно, а не только в офисе.
Не нужно вручную вводить одни и те же данные в разные отчеты, ИСУП делает это автоматически.
В ИСУП хранят графики работ, документацию, информацию о ресурсах, а также комментарии к задачам.

ИСУП позволяет контролировать несколько проектов

Где применяют ИСУП

В любой сфере, где предполагаются проектные работы. Часто это строительный бизнес или государственный секторы экономики, но есть и другие направления, где нужна автоматизация управления:

производство;
IT;
энергетика;
научно-исследовательские организации.

Пример. Компания «Автопром» выиграла государственный тендер на строительство скоростной автомобильной трассы. Проект включает подготовку, укладку дорожного покрытия, нанесение разметки и установку освещения.

Руководство «Автопром» решило использовать ИСУП:

распределило все этапы работ по графику, срокам и ответственным лицам.
зафиксировало финансирование каждого участка и подрядчика в сервисе.
отслеживает поставки материалов (щебень, асфальт, бетон), работу техники и занятость рабочих бригад.
хранит все разрешения, акты и чертежи в программе.
объединила работу подрядчиков в едином цифровом пространстве: геологов, дорожников, электромонтеров.

Как внедрять ИСУП: пошаговая инструкция

Внедрение программы проходит поэтапно.

Шаг 1. Изучите каждый бизнес-процесс

На первом этапе решите, какие процессы необходимо внедрять и автоматизировать. Для это нужен аудит. Изучите каждый процесс и составьте список: кто и за что отвечает, сколько времени занимает каждая задача, где возникают задержки. Напишите список, какие бизнес-процессы вы хотите автоматизировать.

ЖКХ хочет отслеживать ремонтные работы в домах. Сейчас все данные хранятся в облачных документах, но единых стандартов нет. Поэтому найти стоимость, дату или данные подрядчика сложно. ЖКХ решило автоматизировать:

постановку заданий бригадам;
контроль выполнения ремонта;
прием актов выполненных работ;
учет использованных материалов;
финансовые затраты по каждой из задач.

Шаг 2. Выберите подходящее ПО

Выбор программы зависит от того, какие бизнес-процессы вы хотите автоматизировать. Например, если нужно отслеживать затраченное время на каждую задачу, выбирайте те ПО, в которых есть этот функционал.

ЖКХ нужна была система, которая отслеживает время выполнения задач — от количества рабочих часов зависит сумма выплат подрядчикам. Еще руководство искало программы с настройками доступа — одни подрядчики не должны были видеть, сколько получают другие.

Функционал, доступный в базовых настройках системы ИСУП

Шаг 3. Установите систему

Этот этап самый простой. Используйте облачные решение — их не нужно устанавливать, достаточно авторизоваться.

Для удобства работы ЖКХ выбрали ПО с мобильной версией. Мастера получают задания через приложение, загружают фотоотчеты с места ремонта, а руководитель видит статус выполнения каждой задачи.

Шаг 4. Настройте программу

Большинство сервисов уже имеют базовые настройки. Но если вам нужны особые функции — например, учет материалов или интеграция с сайтом — обратись к поставщику ПО.

MooTeam — это облачный сервис с простым интерфейсом для управления проектами. Создавайте задачи, устанавливайте тайминг, настраивайте доступы и храните все данные в одном месте. В MooTeam можно интегрироваться сбор данных со сторонних сервисов — например, с вашего сайта.

Начните использовать таск-трекер MooTeam бесплатно после регистрации на сайте.

Шаг 5. Обучите сотрудников

Обучение команды — важное условие внедрения. Объясните сотрудникам правила работы с программой и мотивируйте следовать им. Например, установите санкции за просрочку заданий — объясните, что завершение задачи будет подтверждать соответствующая отметка в сервисе.

Руководство ЖКХ провело контрольный инструктаж и объяснило, что заявка считается выполненной только после загрузки фотоотчета. Для новичков сделали памятки.

«Я расцениваю ИСУП как защитный механизм для заказчиков и всех тех, кто там работает. Немногие это понимают, думают, что это надзор за ними — а это их защита» — Елена Звонарева, советник министра строительства и ЖКХ РФ.

Как выбрать систему управления проектами

В первую очередь учитывайте специфику бизнеса, но еще обратите внимание на стоимость и наличие техподдержки.

Функционал — первое, что стоит учитывать в выборе. Часто компаниям нужно создавать задачи, получать уведомления, загружать файлы, настраивать права доступа, интегрировать другие сервисы и получать отчеты. Проверьте, что у выбранного ПО есть эти функции.

Стоимость ПО должна укладываться в бюджет. У программ есть бесплатные версии и пробные периоды — протестируйте их, прежде чем оплачивать сервис.

Техническая поддержка поможет подключить другие сервисы и настроить интеграцию с сайтом, если она необходима.

В MooTeam есть подробная инструкция к каждой функции

Памятка

ИСУП — информационная система управления проектами. Предприятие хранит информацию в одном месте, планирует задачи, отслеживает сроки, бюджет и управляет командой. Такие программы — основной инструмент проектного менеджмента (project management). Программный продукт позволяет управлять проектом на всех этапах его реализации.

Такие программы полезны в строительстве, IT, ЖКХ, производстве, госсекторе.

Чтобы внедрить инструмент, посмотрите, какие процессы нужно автоматизировать, выберите подходящую программу, настройте ее под себя и обучите сотрудников пользоваться системой.

При выборе ПО учитывайте функционал, стоимость, наличие техподдержки или обучающих материалов.

Главный редактор:

Михаил Струняшев

Иллюстратор:

Ильнар Карим

Автор: