12 принципов управления проектами

14

4 минут

07.04.25

Когда компания начинает новый проект, иногда кажется — если все будут стараться, то все получится. Но на практике такой подход приводит к проблемам: дедлайны срываются, бюджет раздувается, а результат оказывается не тем, что ожидали.

Чтобы избежать хаоса и сделать процесс управления проектом предсказуемым, опираются не на интуицию, а на четкие принципы проектного менеджмента. Это особенно важно для начинающих руководителей, если они еще не использовали проектные принципы в своей работе.

В статье мы рассмотрим основные принципы управления проектами, которые вы сможете сразу применить у себя. Придерживайтесь этих принципов и создадите устойчивую основу для долгосрочных проектов.

Ставьте конкретные цели по SMART или FAST

Начинать проект без четкой цели — это как пытаться попасть в мишень с завязанными глазами: минимальная вероятность победы и большой риск промахнуться. Без направления команда легко увязнет в разногласиях и бессмысленных спорах.

Чтобы избежать сложностей, используйте проверенные методики SMART и FAST.

SMART — для получения измеримых результатов. Она подойдет для проектов, где важно сразу поставить четкую цель, не отклоняться от плана. По этому принципу цель должна быть: конкретная, измеримая, достижимая, релевантная и ограниченная по времени.

FAST — для управления портфелем проектов с максимальной гибкостью. Методика подходит компаниям, которым нужно постоянно адаптироваться к изменениям, держать всех участников вовлеченными в проект.

Современная концепция FAST означает, что цель должна быть: часто обсуждаемой, амбициозной, конкретной и прозрачной.

Обозначьте конечную цель

Каждый проект, каким бы масштабным он ни был, должен иметь конкретный, ощутимый результат. Его важно определить еще на старте — это помогает всем участникам понять, к чему они движутся.

Этот принцип важных для команды: все будут знать, что от них требуется, как их задачи вписываются в общий план.

Собирайте команду единомышленников

«Никто из нас так не умен, как все мы вместе» — эти слова американского писателя и бизнес-консультанта Кена Бланшара трудно оспорить. Поэтому в компаниях люди традиционно делятся на роли и специализации. Каждый участник в проектном менеджменте вносит свой вклад в результат.

Но технические навыки — это только часть успеха. Нужно учитывать профессиональные качества (hard skills) и личностные (soft skills): как люди работают вместе, насколько легко общаются. Именно от этого зависит слаженная работа.

Вначале распределите роли и задачи

Когда команда собрана, нужно распределить задачи. На старте обычно руководитель определяет, кто за что отвечает, по каким принципам работает команда. Позже исполнители могут взять процесс в свои руки: назначать ответственных, создавать задачи и контролировать их выполнение. Чтобы было проще, используйте таск-трекеры.

Установите правила совместной работы

Чтобы работа шла слаженно, сразу установите правила:

• Как часто проводить встречи;
• Как принимать решения;
• Как следить за прогрессом;
• Как рассчитывать зарплату: по часам или по количеству выполненных заданий;
• Какие современные принципы по управлению проектами использовать.

Помимо принципов, выберите методологию проектного управления. Например, Agile: работать спринтами с короткими ежедневными собраниями для отчетов. Если нужен структурированный подход, выбирайте Kanban. Здесь задачи визуализируют на доске. Они проходят через этапы: «выполнить», «в работе», «завершено». Kanban подходит для ведения проектов, где нужно отслеживать ход проекта в режиме реального времени.

Следите за продвижением

При регулярном наблюдении и грамотном управлении, проще скорректировать планы или заметить, если что-то идет не так. С самого старта нужно решить, как осуществлять управление и следить за прогрессом. Например, по расходу бюджета или тому, сколько заданий уже сделано.

Не начинайте без «дорожной карты»

«Дорожная карта» — не список задач, а детальный план, где прописаны этапы, сроки их выполнения и ответственные за каждый шаг. Он дает команде три важных вещи:

• Полную картину проекта — вы видите, как все части пазла складываются воедино.
• Четкое понимание цели — вы знаете, куда движетесь, что соответствует главному принципу ведения проектов.
• Пошаговый план действий — вы понимаете, что нужно сделать, чтобы достичь результата.

Формат «дорожной карты» может быть любым. Например, можно организовать роадмап по принципу канбан-доски.

Организуйте открытую коммуникацию

В современном проектном менеджменте принцип открытой коммуникации один из самых основных. Она помогает каждому члену команды чувствовать себя частью общего дела. Когда люди понимают, что происходит, они лучше справляются со своими задачами, активнее предлагают идеи.

При управлении проектами заранее согласуйте место общения и отчетов для руководителей. Например, общение можно организовать в CRM, канбан-доске, мессенджерах.

Как выбрать CRM-систему читайте в статье.

Подготовьтесь заранее к удаленной работе

Сейчас дистанционная занятость — это не роскошь, а необходимость. Менеджеру по управлению проектами нужно это учитывать. Подготовьте команду: определите, как будут организованы данные, чтобы они всегда были доступны.

Анализируйте риски и действуйте на опережение

Выявите потенциальные проблемы: проконсультируйтесь с экспертами и проанализируйте предыдущие отчеты проектного менеджера.

Когда вы составите список возможных угроз, переходите к следующему шагу — разработке плана, как справляться с каждой из них. Это поможет заранее подготовиться, минимизировать их влияние.

Спокойно реагируйте на изменения и фиксируйте их

Когда план меняется, сохраняйте спокойствие. Когда вы заранее изучили возможные риски и продумали, как с ними справиться, неожиданные изменения не собьют вас с толку.

Когда основная сложность решена, запишите, что вы изменили, по какому принципу действовали, к чему это привело. Если вы столкнетесь с похожей ситуацией в будущем, то сможете проанализировать прошлый опыт.

Подводите итоги

Управление проектами не заканчивается сразу после завершения работы. Когда все задачи закрыты, важно не только посмотреть на результат, но также сравнить его с усилиями и ресурсами, которые были вложены. Этот принцип в менеджменте важен, ведь бывает так, что внешне успешный проект на самом деле потребовал гораздо больше сил и средств, чем планировалось.

Заключение — используйте принципы управления проектами, но оставайтесь гибкими

Как бы тщательно вы ни спланировали управление проектами на основе основных принципов, невозможно предусмотреть все до мелочей. Реальность часто готовит сюрпризы: кто-то из команды может неожиданно уйти, а бюджет окажется меньше запланированного.

Нужно использовать основные принципы управления, тестировать разные подходы по управлению проектами, но еще важнее оставаться гибкими, готовыми перестраивать стратегию под новые условия.